Esta función está disponible para los usuarios que hayan habilitado Workforce HR.
¿Qué se incluye en esta guía?:
Permisos
Para completar todo el proceso de Workforce Hire, asegúrate de tener habilitados los permisos correctos:
Dirígete a Settings > All Settings > Permissions > Show Advanced Settings > Customise access & roles
Permisos requeridos
Para ver y avanzar postulaciones:
Dirígete a Settings > All Settings > Permissions > Show Advanced Settings > Customise access & roles
Selecciona Role Type
Hire > Candidates > Habilita 'View' y 'Edit'
Para ver y avanzar postulaciones:
Dirígete a Settings > All Settings > Permissions > Show Advanced Settings > Customise access & roles
Selecciona Role Type
User Invites > Habilita 'Create'
Acceder a las postulaciones
Puedes ver las postulaciones de todos los anuncios de empleo en la página Job Ads, dentro de la pestaña Hire.
Las postulaciones de un anuncio de empleo específico se pueden ver haciendo clic en el anuncio correspondiente desde la página de Overview.
Notificaciones por correo electrónico
De forma predeterminada, los administradores de la organización reciben notificaciones por correo electrónico cuando se envían nuevas postulaciones.
Para dejar de recibir estas notificaciones:
Ve a My Notifications en tu cuenta
Actualiza tus preferencias de notificación según corresponda
Ver los detalles de una postulación
Para ver los detalles de una postulación:
Dirígete a Hire > Job Ads > View Applications
Se te llevará a la página de postulaciones
A la izquierda verás una lista filtrable de candidatos. Al seleccionar un candidato, se mostrarán sus detalles a la derecha.
Cada postulación incluye:
Datos del postulante
Etapa actual
Tiempo en la etapa
Fecha de la postulación
Currículum y carta de presentación
Acciones (para ver más detalles)
Los archivos PDF se incrustan directamente en la página. Los archivos .docx deben descargarse.
Haz clic en el nombre del postulante para ver todos los detalles, incluyendo:
Respuestas a las preguntas de preselección
Derechos laborales
Mensajes adicionales del postulante
Para una vista más detallada de tus candidatos, dirígete a la pestaña Candidate Details:
A la izquierda de la página verás una lista filtrable de candidatos. Al seleccionar un candidato, sus detalles aparecerán a la derecha.
Cada postulación incluirá los datos del postulante, si respondió las preguntas de preselección y su currículum y carta de presentación. Si se subieron como PDF, el currículum y la carta de presentación del postulante se incrustarán en la página. Si se subieron como archivo .docx, deberán descargarse.
Navega por las pestañas de su perfil para ver toda la información de su postulación.
Programar entrevistas
Workforce Hire facilita configurar la disponibilidad del entrevistador y programar entrevistas con los candidatos preseleccionados.
Para comenzar, dirígete a Hire > Job Ads, selecciona el empleo correspondiente y luego avanza al postulante a la etapa Shortlisted.
Una vez preseleccionado, las entrevistas se pueden gestionar desde el perfil del candidato.
Configurar la disponibilidad del entrevistador
Para configurar la disponibilidad del entrevistador
Abre el perfil del candidato seleccionándolo de la lista
Ve a la pestaña Candidate Details
Selecciona el candidato y luego haz clic en la subpestaña Interview
Haz clic en Manage Interviewer Availability:
6. Selecciona + Add Interviewer Availability:
7. Ingresa los detalles correspondientes y luego haz clic en Create para guardar tu disponibilidad.
Importante: Los candidatos no pueden programar entrevistas hasta que se haya agregado la disponibilidad del entrevistador.
Permitir que un candidato programe su propia entrevista
Una vez creada la disponibilidad, los candidatos pueden reservar su propia entrevista usando el enlace de programación en la pestaña Interview.
Abre el perfil del candidato
Ve a la subpestaña Interview
Copia y envía el enlace de programación al candidato
Agregar entrevistas a tu calendario personal
Puedes suscribirte a tu agenda de entrevistas para que las reservas de entrevistas aparezcan automáticamente en tu calendario.
Dirígete a Hire > Job Ads
Abre el menú desplegable del anuncio de empleo y selecciona Interviews
3. En la página Interview Schedule, haz clic en Subscribe junto al selector de fecha
4. Esto copiará un enlace de suscripción a tu portapapeles. Pega este enlace en tu calendario personal para suscribirte. Una vez agregado, las entrevistas programadas se sincronizarán automáticamente con tu calendario.
Nota: La sincronización del calendario puede tardar unas horas según tu proveedor de calendario.
Sincronizar las entrevistas de contratación con Google Calendar
Para sincronizar las entrevistas de contratación con Google Calendar:
Dirígete a Hire > Job Ads
Abre el menú desplegable del anuncio de empleo y selecciona Interviews
3. En la página Interview Schedule, haz clic en Connect Calendar:
4. Conecta Google Calendar:
5. Inicia sesión en tu cuenta de Google.
Agregar notas
Puedes agregar notas internas a una postulación que serán visibles para otros miembros del personal con los permisos correspondientes. Los postulantes no pueden ver estas notas.
Para agregar una nota al perfil de un candidato:
Abre los detalles completos del postulante (View Profile > View Application)
Haz clic en Notes
Haz clic en + Add note
Actualizar el estado de una postulación
Puedes actualizar el estado de una postulación para hacer un seguimiento interno del progreso de un candidato.
Los candidatos no serán notificados de los cambios de estado, a menos que:
Su postulación sea rechazada, o
Sean contratados e incorporados
Para actualizar el estado de una postulación:
Abre los detalles completos del postulante
Haz clic en el icono del menú desplegable
Avanzar una postulación
Las postulaciones se pueden mover a través de las siguientes etapas:
Received
Shortlisted
Interviewed
Reference Check
Offered
Hired
Rejected
Una vez preseleccionado, puedes mover las postulaciones entre etapas libremente, incluso de vuelta a etapas anteriores.
Las postulaciones se agrupan por estado para facilitar el seguimiento.
Importante: Salvo para Rejected, cambiar el estado de una postulación no activa ninguna acción automatizada. Estas etapas son solo para seguimiento interno.
Si un candidato es exitoso, asegúrate de usar Hire & Onboard para iniciar la incorporación en Workforce.
Rechazar una postulación
Para rechazar una postulación:
Haz clic en el icono X del lado derecho de la postulación para Reject al candidato.
2. Luego podrás elegir si quieres enviar el correo electrónico de rechazo:
Send Application Rejected email now
Send Application Rejected email tomorrow
Don't send email
3. También puedes elegir si deseas conservar al candidato en archivo para futuros puestos.
4. Una vez que hayas seleccionado tus ajustes de rechazo, haz clic en Move to Rejected.
Nota: Las postulaciones rechazadas permanecen visibles en la lista y pueden devolverse al conjunto de postulantes si es necesario. El candidato no será notificado si esto ocurre.
Correos electrónicos automatizados
Puedes configurar correos electrónicos automatizados para que se envíen cuando una postulación alcance etapas específicas.
Cada etapa tiene una plantilla de correo electrónico personalizable, lo que te permite adaptar los mensajes al tono de tu organización.
Para configurar los correos electrónicos automatizados:
Dirígete a Hire > Settings > Email Notifications
Puedes:
Habilitar o deshabilitar los correos electrónicos por etapa
Personalizar el contenido del correo electrónico
Establecer una dirección de Reply To Email para las respuestas de los candidatos
Una vez configurado, haz clic en Update para aplicar tus cambios.
Contratar e incorporar personal
Workforce Hire se integra directamente con la incorporación de Workforce.
Si no usas la incorporación de Workforce, igualmente puedes hacer un seguimiento de los candidatos contratados actualizando el estado de su postulación.
Para incorporar a un postulante exitoso:
Haz clic en Hire & Onboard
Ingresar los datos del empleado
Comienza la incorporación completando la sección Employee Details.
Algunos campos (como el nombre, el correo electrónico y la fecha de nacimiento) se completan previamente con la información proporcionada por el candidato.
Si se seleccionó una Position al crear el anuncio de empleo, los equipos, contratos, documentos y cualificaciones asociados se completarán automáticamente.
Finalizar los contratos
Si se incluyen contratos, los revisarás en la página Finalise Contracts. Si no, pasarás directamente al último paso.
En esta página puedes:
Ingresar la dirección del empleado
Establecer las condiciones de pago
Revisar los contratos adjuntos
Los campos vinculados a una Position pueden completarse previamente y editarse si es necesario.
Algunos datos se usan como Dynamic Fields dentro de los contratos. Una vez ingresados, haz clic en Apply to Contracts para actualizar los documentos y luego selecciona Review para continuar.
Confirmar e incorporar
En la pestaña Confirm & Onboard, revisa todos los datos ingresados.
Una vez confirmado, haz clic en Invite to Onboarding.
El nuevo empleado recibirá una invitación por correo electrónico para completar la incorporación en Workforce.
Obtén más información en la guía Completar la incorporación del empleado .