¿Qué se cubre en esta guía?
¿Qué son los saldos iniciales?
Cuando cambia a Workforce Payroll a mitad de año, sus empleados ya cuentan con ganancias acumuladas en el año, retenciones de impuestos y deducciones de su proveedor de nómina anterior.
Los saldos iniciales son los totales históricos de nómina que Workforce importa para que sus registros permanezcan completos y precisos durante el resto del año.
Por qué son importantes los saldos iniciales
Los impuestos sobre la nómina y las obligaciones de presentación de informes se calculan en función del año calendario. Sin datos precisos acumulados en el año, Workforce trataría a cada empleado como si no tuviera ganancias previas.
Esto puede resultar en:
Declaraciones de impuestos incorrectas — Las declaraciones deben incluir los salarios y las retenciones de impuestos del período completo
Superación de los límites de base salarial — Impuestos como los del Seguro Social y FUTA podrían recaudarse en exceso
W-2 inexactos — Los informes solo reflejarían los salarios de Workforce, no el año completo
Qué datos se incluyen
Los saldos iniciales capturan los totales acumulados en el año para cada empleado, incluyendo:
Ganancias brutas — Salario ordinario, horas extra, bonificaciones, comisiones, etc.
Retenciones de impuestos — Impuestos federales, del Seguro Social, de Medicare y estatales/locales
Impuestos del empleador — Contribuciones del empleador al Seguro Social, Medicare, FUTA y desempleo estatal
Deducciones antes de impuestos — 401(k), seguro médico, contribuciones a HSA, etc.
Deducciones después de impuestos — Roth 401(k), beneficios postimpositivos y otras retenciones después de impuestos
Contribuciones del empleador — Montos pagados por el empleador hacia planes de beneficios específicos
Información sobre tiempo libre — Pago por tiempo libre, acumulaciones y saldos
Cómo Workforce gestiona los saldos iniciales
El equipo de incorporación de Workforce gestiona todo el proceso; no se requiere ingreso manual de datos.
Durante la incorporación, Workforce:
Recibirá los registros de nómina acumulados en el año de su parte
Importará los saldos en su cuenta de Workforce
Verificará que los totales de impuestos coincidan con las transcripciones del IRS y los portales estatales donde estén disponibles
Una vez importados, los saldos iniciales se reflejan automáticamente en:
Talones de pago
Cálculos de impuestos
Informes de fin de año
Impacto en los cálculos y declaraciones de impuestos
Los saldos iniciales se incorporan en todos los cálculos de impuestos en curso para garantizar la exactitud:
Se respetan los límites de base salarial — Los empleados que ya alcanzaron los límites no serán gravados nuevamente
Las declaraciones son completas — Los formularios (por ejemplo, el 941 y las declaraciones estatales) reflejan los totales del año completo
Nota importante: Su proveedor anterior es responsable de las declaraciones correspondientes a los períodos que procesó. Workforce gestiona las declaraciones a partir de su primera ejecución de nómina en la plataforma. Por ejemplo, si su primera fecha de pago es el 1 de abril o posterior, su proveedor anterior deberá completar las declaraciones del primer trimestre.
Impacto en los W-2
Al final del año, Workforce genera un W-2 consolidado que incluye:
Los saldos iniciales de su proveedor anterior
Toda la nómina procesada a través de Workforce
Los empleados reciben un único W-2 para el año calendario completo.
Nota importante: Si realiza la transición a mitad de trimestre, coordine con su proveedor anterior para asegurarse de que no presente una declaración incorrecta por el período incompleto. Tampoco debe presentar ningún W-2.
Qué debe proporcionar usted
Mientras Workforce gestiona la importación, es posible que usted deba suministrar o verificar:
Información de nómina por período de pago de su proveedor anterior, incluyendo:
Salarios
Horas trabajadas
Tiempo libre
Impuestos (desglosados individualmente por tipo de impuesto)
Declaraciones de impuestos trimestrales (por ejemplo, el Formulario 941 y declaraciones estatales de desempleo)
Su representante de incorporación le orientará sobre los requisitos exactos.
Preguntas frecuentes
¿Necesito cargar los saldos iniciales yo mismo?
No. Workforce gestiona la importación completa. Es posible que solo necesite proporcionar o verificar documentos.
¿Qué pasa si cambio a Workforce el 1 de enero?
Por lo general, los saldos iniciales no son necesarios ya que no hay totales acumulados en el año. Su representante lo confirmará.
¿Los empleados verán los totales acumulados del año completo en sus talones de pago?
Sí. Los talones de pago reflejarán los totales acumulados, incluyendo los datos del proveedor anterior.
¿Qué sucede si hay una discrepancia en los datos?
Comuníquese de inmediato con su representante de Workforce para determinar cómo resolver el problema.
¿Recibiré dos W-2?
No. Workforce emite un único W-2 que cubre el año completo. Su proveedor anterior no debe emitir uno por separado.
¿Es mi proveedor anterior responsable de alguna declaración?
Workforce es responsable de presentar las declaraciones correspondientes al trimestre de su primera fecha de pago. Su proveedor anterior debe presentar las declaraciones si todas las ejecuciones de nómina del trimestre se realizaron en su sistema.