Un certificado de retención le indica a su empleador cuánto impuesto debe retener de su talón de pago. El ejemplo más conocido es el W-4 federal, pero la mayoría de los estados que cobran impuesto sobre la renta tienen su propia versión. Workforce recopila y administra estos formularios de manera digital para que empleados y empleadores puedan cumplir con sus obligaciones.

W-4 federal: Todo empleado debe completar un W-4 federal al iniciar un nuevo trabajo. Este formulario determina cuánto impuesto federal sobre la renta se retiene de cada talón de pago según su estado civil para efectos de declaración de impuestos, dependientes y otros factores. La nómina no puede procesarse para empleados que no tengan un W-4 federal (consulte Bloqueadores de Nómina para ver el error que aparece).

Formularios estatales: Si trabaja o vive en un estado con impuesto sobre la renta, por lo general deberá completar el certificado de retención de ese estado también. Los formularios específicos que aparecen para un empleado dependen de:

En muchos casos, se requieren certificados tanto del estado donde trabaja como del estado donde reside.

Los certificados de retención forman parte del proceso de incorporación de empleados. Sin embargo, si a un empleado le falta un formulario de retención estatal, se aplicarán las configuraciones de retención predeterminadas y la nómina podrá procesarse de todos modos.

Workforce determina automáticamente qué certificados de retención necesita un empleado según su lugar de trabajo y su dirección de residencia. Así funciona:

Por ejemplo, un empleado que vive en Nueva Jersey pero trabaja en una oficina en Nueva York vería un W-4 federal, un IT-2104 de Nueva York y un NJ-W4 de Nueva Jersey (si el empleador también tiene una ubicación en Nueva Jersey).

Los empleados deben actualizar sus certificados de retención cuando su situación personal o financiera cambie, por ejemplo, después de casarse, tener un hijo, comenzar un segundo trabajo o mudarse a otro estado. Los certificados actualizados entran en vigor en los períodos de pago futuros.

Desde la aplicación móvil de Workforce, toque el ícono de perfil en la esquina superior derecha de la pantalla para abrir la página de Configuración. Desde allí, vaya a Formularios de impuestos. Verá una lista de todos los certificados de retención que le aplican, organizados por jurisdicción (por ejemplo, "W-4 Federal", "Georgia G-4"). Aparecerá una marca de verificación junto a cualquier formulario que ya haya completado.

Cada certificado de retención es un formulario de una sola página. Aunque los campos específicos varían según el estado, la mayoría de los formularios incluyen:

Algunos estados tienen campos adicionales o únicos. Por ejemplo, el IT-2104 de Nueva York tiene secciones separadas para las retenciones de la Ciudad de Nueva York y Yonkers, el MI W-4 de Michigan incluye campos para impuestos a nivel municipal, y Arizona permite a los empleados elegir un porcentaje de retención en lugar de usar exenciones.

Para la mayoría de los formularios estatales, revise sus datos y toque Enviar al final de la página. Para el W-4 federal, el formulario se envía automáticamente una vez que proporciona su firma electrónica.

Después de enviarlo, será dirigido a una página de resumen con los valores que ingresó. Puede editar y volver a enviar el formulario en cualquier momento.

Algunos estados tienen acuerdos de reciprocidad que permiten a los empleados que viven en un estado pero trabajan en otro pagar impuesto sobre la renta únicamente en su estado de residencia. Cuando aplica la reciprocidad, el empleado puede indicarlo en el certificado de retención del estado donde trabaja, y el empleador retendrá los impuestos correspondientes al estado de residencia.

Esto es común en regiones donde las personas viajan con frecuencia entre estados para trabajar, como el Atlántico Medio y el Medio Oeste.

Por ejemplo, un empleado que vive en Pensilvania pero trabaja en Nueva Jersey puede indicar en su NJ-W4 que es residente de Pensilvania. El empleador entonces retendrá el impuesto sobre la renta de Pensilvania en lugar del impuesto de Nueva Jersey.

Si un empleado no elige la reciprocidad, el empleador retendrá impuestos para el estado donde se realiza el trabajo, y el empleado podría necesitar declarar en ambos estados y reclamar un crédito.

Para ver una lista completa de los estados con acuerdos de reciprocidad, consulte la guía de acuerdos de reciprocidad fiscal de la Tax Foundation.

El certificado de retención es un formulario legal que debe ser completado por el empleado. Sin embargo, puede haber casos en que el empleador necesite realizar una actualización en nombre del empleado y esté legalmente autorizado para hacerlo. Por ejemplo, si el empleado entregó una copia física al empleador que difiere de la versión digital. Consulte la guía Actualizar información de nómina de empleados como administrador para obtener más información sobre cómo hacerlo, pero asegúrese siempre de cumplir con las regulaciones vigentes.