¿Qué cubre esta guía?
Lo que necesitará antes de comenzar
Reúna la siguiente información antes de iniciar la implementación. Tener todo listo agilizará considerablemente el proceso.
Información de la empresa
Número de Identificación del Empleador Federal (EIN)
Números de cuenta fiscal estatal para cada estado donde opere
Datos de la cuenta bancaria empresarial (número de ruta y número de cuenta)
Ubicaciones y estructura del equipo, incluidas las direcciones físicas
Calendario de depósito de impuestos federales (mensual o bisemanal)
Tasa del seguro de desempleo estatal (SUI)
Información de los empleados
Nombres legales completos, números de Seguro Social y domicilios
Elecciones de retenciones del formulario federal W-4
Elecciones del certificado de retención estatal (varía según el estado)
Datos de la cuenta bancaria para depósito directo
Tarifas de pago actuales e información salarial
Deducciones activas y contribuciones del empleador
Saldos de tiempo libre y políticas de acumulación
Formularios y acceso a portales
Credenciales de acceso al portal IRS EFTPS
Credenciales de acceso a cada portal fiscal estatal
Un Formulario 8655 completado o listo para firmar (Autorización de Agente de Presentación)
Si cambia de proveedor a mitad de año
Totales de ganancias acumuladas en el año por empleado
Totales de retenciones fiscales acumuladas en el año por empleado
Totales de deducciones y contribuciones acumuladas en el año
Saldos actuales de tiempo libre
Paso 1 — Detalles de la empresa
Ubicaciones y equipos
Agregue cada ubicación física donde trabajen sus empleados. Vaya a Workforce > Equipos, haga clic en Agregar y seleccione Ubicación. Ingrese el nombre de la ubicación y la dirección completa de cada sitio.
Una vez creada la ubicación, configure sus jurisdicciones fiscales en Nómina > Configuración de nómina > Jurisdicciones fiscales. Las jurisdicciones fiscales determinan qué impuestos estatales y locales aplican a los empleados en esa ubicación. Cada ubicación necesita tener asignadas las jurisdicciones federal, estatal y, de ser aplicable, del condado o ciudad, antes de que la nómina pueda procesarse correctamente.
Para más detalles sobre cómo interactúan las ubicaciones y las jurisdicciones fiscales, consulte Cómo las ubicaciones afectan la nómina y Cómo agregar ubicaciones y equipos.
Información fiscal federal
Configure el perfil fiscal federal de su empresa en Nómina > Configuración de nómina > Perfiles fiscales. Necesitará:
EIN — Su Número de Identificación del Empleador de 9 dígitos
Calendario de depósito — Mensual o bisemanal, según lo determine el IRS
Frecuencia de presentación — Si presenta el Formulario 941 (trimestral) o el Formulario 944 (anual, para empleadores pequeños)
Exenciones — Indique si su organización está exenta de FICA o FUTA
También deberá proporcionar acceso a su portal EFTPS (Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales) para que Workforce pueda presentar y depositar los impuestos federales en su nombre. Para instrucciones paso a paso, consulte Configurar perfiles fiscales.
Información fiscal estatal
Para cada estado donde tenga empleados, deberá proporcionar:
Su(s) número(s) de cuenta fiscal estatal
Su tasa de seguro de desempleo estatal (SUI)
Cualquier detalle de registro específico del estado
Cada estado tiene su propio portal fiscal donde se gestionan las presentaciones y los pagos. Workforce debe ser autorizado en cada portal estatal antes de poder presentar en su nombre. Su especialista en implementación lo guiará a través de los requisitos específicos de cada estado. Para más detalles, consulte Acceso al portal fiscal estatal — Configuración de TPA por estado.
Datos de la cuenta bancaria
Agregue la cuenta bancaria de su empresa para las transacciones de nómina en Nómina > Configuración de nómina > Configuración de la empresa. Necesitará:
Nombre de la empresa — Tal como aparece en la cuenta
Número de ruta — 9 dígitos
Número de cuenta
Esta es la cuenta que Workforce debitará para el financiamiento de la nómina: salarios, impuestos y cualquier contribución del empleador.
Los empleados ingresan sus propios datos de depósito directo (número de ruta, número de cuenta y tipo de cuenta) a través del proceso de incorporación de autoservicio en la aplicación de Workforce. Consulte Autoservicio para empleados en nómina.
Información de contabilidad / libro mayor
Vincule sus cuentas del libro mayor general (GL) para que los asientos de nómina fluyan correctamente hacia su sistema contable. Deberá asignar cuentas para salarios, impuestos, deducciones, contribuciones y pasivos. Para instrucciones paso a paso, consulte Configuración del diario contable.
Paso 2 — Revisión regulatoria
Formulario 8655 — Autorización de Agente de Presentación
El Formulario 8655 autoriza a Workforce a actuar como su agente de presentación ante el IRS. Esto permite que Workforce presente declaraciones de impuestos federales (Formularios 941/944) y realice depósitos de impuestos en su nombre.
Durante la implementación, usted deberá:
Proporcionar los datos de su empresa (nombre legal, nombre comercial, dirección y persona de contacto)
Revisar el Formulario 8655 previamente completado generado por Workforce
Firmar y devolver el formulario completo
Para un recorrido detallado, consulte la sección del Formulario 8655 en Configurar perfiles fiscales.
Autorización en el portal fiscal estatal
Cada estado donde tenga empleados requiere una autorización independiente para que Workforce pueda presentar impuestos en su nombre. Esto generalmente implica:
Iniciar sesión en el portal fiscal del estado
Agregar a Workforce como tercero autorizado o agente de presentación
Proporcionar los códigos de confirmación o credenciales de acceso necesarios
Su especialista en implementación le proporcionará instrucciones paso a paso para cada estado. El proceso varía: algunos estados lo gestionan a través de un portal en línea, mientras que otros requieren un formulario en papel. Para más detalles, consulte Acceso al portal fiscal estatal — Configuración de TPA por estado.
TaxStatus — Verificación de transcripciones del IRS
TaxStatus es un servicio que obtiene transcripciones del IRS en su nombre. Estas transcripciones ayudan a verificar la información de su cuenta fiscal y garantizar que todo esté configurado correctamente.
Durante la implementación, recibirá un enlace de incorporación de TaxStatus. Haga clic en el enlace y complete el proceso de verificación de identidad, que confirma que usted está autorizado para acceder a los registros del IRS de su empresa. Una vez completada la verificación, Workforce podrá obtener sus transcripciones del IRS para confirmar los detalles de su cuenta fiscal, los calendarios de depósito y el historial de presentaciones.
La verificación de identidad de TaxStatus debe ser completada por un representante autorizado de su empresa, generalmente el propietario del negocio o un funcionario designado.
Paso 3 — Incorporación del personal
Lista de personal
Necesitará una lista completa de todos los empleados (y contratistas, si aplica) que serán pagados a través de Workforce. Para cada persona, necesitará:
Nombre legal completo
Número de Seguro Social (o TIN para contratistas)
Domicilio
Fecha de nacimiento
Tipo de empleo y tarifa de pago
Invite a los empleados al proceso de incorporación de autoservicio
Envíe invitaciones a sus empleados a través de Workforce para que puedan completar su propia incorporación. Los empleados ingresarán:
Datos personales y domicilio
Número de Seguro Social
Elecciones de retenciones del formulario federal W-4
Elecciones del certificado de retención estatal
Información de la cuenta bancaria para depósito directo
La incorporación por autoservicio ahorra tiempo y garantiza que los empleados ingresen su propia información confidencial de manera directa. Para más detalles sobre lo que los empleados pueden ver y actualizar, consulte Autoservicio para empleados en nómina.
Certificados de retención de empleados
Cada empleado debe tener certificados de retención en archivo para los impuestos federales (W-4) y para cada estado donde trabaje.
Federal (W-4): Los empleados seleccionan su estado civil para efectos de declaración, declaran dependientes e indican cualquier retención adicional o exención.
Certificados estatales: Cada estado tiene su propio formulario de retención con requisitos diferentes. Algunos ejemplos:
California — DE-4
Nueva York — IT-2104
Illinois — IL-W-4
Algunos estados no requieren un certificado de retención estatal por separado.
Para detalles completos sobre los certificados de retención por estado, consulte Certificados de retención.
Paso 4 — Configuración de nómina
Reglas de ganancias
Las reglas de ganancias definen cómo se paga a sus empleados. Configure reglas para:
Pago regular — tarifas por hora o montos de salario
Horas extras — tarifas con multiplicador (p. ej., 1.5x, 2x)
Bonificaciones, comisiones, propinas — tipos de ganancias adicionales
Reembolsos — pagos no gravables
A cada regla de ganancias se le puede asignar una cuenta del libro mayor para llevar asientos contables precisos. Para instrucciones detalladas de configuración, consulte Tarifas de ganancias.
Beneficios, deducciones y contribuciones
Las deducciones de empleados son montos retenidos de sus talones de pago, como:
Primas de seguro médico
Contribuciones al 401(k) / jubilación
Contribuciones a HSA / FSA
Embargos de salario
Las contribuciones del empleador son montos que la empresa paga en nombre de los empleados, como:
Aportación patronal al 401(k)
Porción del empleador en el seguro médico
Seguro de vida
A cada tipo de beneficio, deducción y contribución se le pueden asignar las cuentas del libro mayor correspondientes. Para instrucciones detalladas de configuración, consulte Beneficios y deducciones.
Reglas de tiempo libre
Configure sus políticas de tiempo libre, que incluyen:
Tipos de licencia — tiempo libre pagado (PTO), licencia por enfermedad, vacaciones, días personales, etc.
Reglas de acumulación — cómo se acumulan los saldos (por período de pago, por hora trabajada, anualmente, etc.)
Límites de traspaso — saldos máximos que se transfieren de un año al siguiente
Pago al terminar la relación laboral — si los saldos no utilizados se pagan cuando un empleado se va
A cada tipo de licencia se le pueden asignar cuentas del libro mayor para el seguimiento de gastos y el pasivo por acumulación. Para instrucciones detalladas de configuración, consulte Tipos de tiempo libre y Tiempo libre en nómina.
Saldos de tiempo libre
Si sus empleados tienen saldos de tiempo libre existentes de un proveedor anterior o del inicio del año, ingrese esos saldos para que las acumulaciones continúen correctamente desde el primer día.
Paso 5 — Saldos iniciales
Si está cambiando de proveedor de nómina a mitad de año, los totales acumulados en el año (YTD) de cada empleado deben importarse a Workforce. Esto garantiza que los W-2 y las declaraciones fiscales sean precisos al cierre del año.
Los saldos iniciales incluyen:
Ganancias YTD — salario bruto por tipo de ganancia
Impuestos YTD — impuestos federales, estatales y locales retenidos (tanto la parte del empleado como la del empleador)
Deducciones YTD — contribuciones para la jubilación, primas de seguro, etc.
Contribuciones del empleador YTD — montos de aportación patronal, seguros, etc.
Workforce se encarga de la importación: usted proporcionará sus registros de nómina acumulados en el año y su especialista en implementación trabajará con usted para cargarlos. Tendrá la oportunidad de revisar y ajustar los saldos iniciales nuevamente después de su ejecución de nómina en paralelo (Paso 6).
Para más detalles sobre lo que implica este proceso, consulte Transición del historial de nómina a Workforce.
Paso 6 — Ejecución de nómina en paralelo
Antes de la puesta en marcha, ejecute una nómina en paralelo junto con su proveedor actual. Esto significa:
Procesar un período de pago tanto en Workforce como con su proveedor actual
Comparar los resultados: el pago neto, las retenciones fiscales, las deducciones y las contribuciones deben coincidir
Identificar y resolver cualquier discrepancia
La ejecución de nómina en paralelo es la verificación final antes del traspaso. Tras resolver cualquier diferencia, puede actualizar sus saldos iniciales una última vez para tener en cuenta el período en paralelo.
Paso 7 — Puesta en marcha
Una vez verificada su ejecución de nómina en paralelo y finalizados todos los saldos iniciales:
Confirme su fecha de puesta en marcha con su especialista en implementación
Coordine el traspaso con su proveedor anterior — consulte Cómo cancelar su proveedor de nómina anterior al comenzar con Workforce para orientación sobre tiempos, declaraciones fiscales trimestrales, W-2 y acceso a portales estatales
Ejecute su primera nómina en vivo en Workforce
Su especialista en implementación estará disponible para apoyarle durante sus primeras ejecuciones de nómina.