¿Qué cubre esta guía?
¿Qué es una devolución NSF?
Una devolución NSF (Non-Sufficient Funds, fondos insuficientes) ocurre cuando su banco rechaza un débito ACH iniciado por Workforce Payroll, ya sea para el financiamiento de la nómina o para la retención de impuestos, porque la transacción no pudo completarse.
Esto significa que los fondos que Workforce intentó cobrar de su cuenta no se transfirieron correctamente. Este es un asunto serio y constituye un incumplimiento de contrato.
Por qué ocurren las devoluciones NSF
Las devoluciones NSF no siempre significan que le falten fondos en su cuenta. Las causas más comunes incluyen:
Fondos insuficientes — El saldo de su cuenta era demasiado bajo para cubrir el débito en el momento en que se procesó
Bloqueo o filtro ACH — Su banco requiere la preautorización de los originadores ACH. Si el socio bancario de Workforce no está aprobado, la transacción es rechazada automáticamente
Aprobación manual de ACH requerida — Algunos bancos requieren aprobación manual para cada débito. Si no se aprueba a tiempo, la transacción es devuelta
Restricciones en la cuenta — Retenciones, congelamientos u otras limitaciones pueden impedir los débitos salientes
Importante: Si su banco utiliza bloqueos o filtros ACH, debe agregar al socio bancario de Workforce como originador autorizado. Comuníquese con su representante de Workforce para obtener más detalles.
Qué sucede cuando recibe un NSF
Cuando se recibe una devolución NSF, un representante de Workforce se comunicará con usted para notificarle de la devolución. Lo siguiente aplica de inmediato:
La publicación de nómina queda suspendida — No podrá publicar nuevos ciclos de pago hasta que se resuelva
Las declaraciones y pagos de impuestos quedan pausados — Workforce no presentará ni remitirá impuestos mientras haya devoluciones NSF pendientes
Se requiere transferencia bancaria inmediata — Los fondos deben transferirse de inmediato (no se acepta ACH)
Es posible que se le asigne una ventana de procesamiento más larga — Para prevenir futuros NSF, es posible que se le obligue a publicar con una ventana de tres o cuatro días a partir de ese momento. Consulte la guía de ayuda de Fechas de pago y plazos para obtener más información.
Cargos por NSF
Cada devolución NSF genera un cargo de $100 por día, hasta un máximo de $300 por ocurrencia.
Los cargos comienzan a acumularse el día en que se recibe la devolución NSF y continúan diariamente hasta que los fondos sean transferidos y confirmados.
Tabla de cargos
Día | Cargo por NSF |
Día 1 | $100 |
Día 2 | $200 (acumulado) |
Día 3 en adelante | $300 (máximo) |
Cómo resolver un NSF
Paso 1 — Comuníquese con su representante de Workforce
Obtenga las instrucciones para la transferencia bancaria y confirme el monto total adeudado.
Paso 2 — Transfiera los fondos de inmediato
Envíe una transferencia bancaria por el monto total. La transferencia debe ser recibida (no solo iniciada) lo antes posible.
Paso 3 — Resuelva la causa subyacente
Antes de su próxima nómina:
Agregue al socio bancario de Workforce a su lista de ACH aprobados (si es necesario)
Asegure las aprobaciones manuales oportunas (si es necesario)
Mantenga un saldo suficiente en su cuenta
Paso 4 — Confirme la resolución
Una vez recibida la transferencia y resueltos los problemas, Workforce restaurará su cuenta y reactivará la nómina.
Impacto en las declaraciones de impuestos
Mientras haya un NSF pendiente, Workforce no presentará ni pagará impuestos en su nombre, incluyendo:
Impuesto federal sobre la renta
Seguro Social y Medicare
FUTA
Impuestos estatales y locales
Los pagos atrasados pueden resultar en multas e intereses, que son responsabilidad del empleador.
Impacto en los pagos a empleados
Un NSF de nómina significa que los fondos para el pago de los empleados no fueron cobrados correctamente.
Es posible que los empleados no reciban su pago a tiempo o en absoluto hasta que se resuelva
Los empleadores siguen estando legalmente obligados a pagar a los empleados
Los pagos tardíos pueden resultar en sanciones según las leyes laborales
Consulte Devoluciones de nómina y avisos de cambio para conocer las opciones de pago a los empleados.
Cómo prevenir las devoluciones NSF
Mantenga fondos suficientes — Asegúrese de que su cuenta esté financiada antes de la nómina
Autorice los débitos ACH — Confirme que el socio bancario de Workforce esté aprobado
Monitoree su cuenta — Esté atento a los débitos ACH pendientes después del envío de la nómina
Mantenga su información de contacto actualizada — Asegúrese de que Workforce pueda comunicarse con usted rápidamente
Preguntas frecuentes
¿Puedo resolver un NSF con una transferencia ACH en lugar de una transferencia bancaria?
No. La resolución de un NSF requiere una transferencia bancaria. No se acepta ACH debido a los tiempos de procesamiento.
¿Es seguro que los empleados no recibirán su pago si hay un NSF de nómina?
Una devolución puede ocurrir después de que los empleados ya hayan sido pagados, pero un NSF también puede impedir que la nómina se procese hacia los empleados si es posible.
¿Qué sucede si mi banco devolvió los fondos por error?
De todas formas debe transferir los fondos de inmediato y trabajar con su banco para prevenir problemas futuros.
¿Los cargos por NSF se cobran por ciclo de pago o por débito?
Los cargos se cobran por ocurrencia de NSF. Los múltiples débitos devueltos se tratan por separado.