¿Qué cubre esta guía?
¿Qué es Kotapay?
Kotapay es una división de procesamiento de pagos de First International Bank & Trust, un banco comunitario regulado a nivel federal. Han procesado pagos ACH para empresas en los 50 estados desde 1993.
Cuando procesa su nómina a través de Workforce, los pagos a los empleados se envían por medio de la red ACH (Automated Clearing House).
Para la mayoría de las empresas, Workforce gestiona el procesamiento ACH directamente
Algunas empresas deben procesar los pagos a través de Kotapay debido a regulaciones estatales
Por qué algunas empresas necesitan Kotapay
Cada estado tiene sus propias leyes de transferencia de dinero que regulan cómo se pueden mover los fondos electrónicamente.
En ciertos estados:
Los pagos de nómina deben originarse a través de una institución financiera con licencia o exenta
Los procesadores de terceros por sí solos pueden no ser suficientes
Debido a que Kotapay forma parte de un banco regulado a nivel federal, está exento de estos requisitos.
Las empresas en los estados afectados pueden procesar su nómina de manera conforme enrutando los pagos a través de Kotapay. Durante la incorporación, Workforce determinará si se requiere Kotapay y lo guiará durante la configuración.
Cómo configurar su cuenta de Kotapay
Si es necesario, se creará para usted una cuenta dedicada en Kotapay.
Deberá proporcionar:
Nombre legal de la empresa y DBA (si aplica)
Número de identificación del empleador (EIN)
Dirección comercial
Datos del firmante autorizado (nombre, cargo, información de contacto)
Datos de la cuenta bancaria empresarial (número de ruta y número de cuenta)
Kotapay puede solicitar documentación adicional según su empresa y estado.
Cómo funciona la nómina con Kotapay
El proceso de nómina es en su mayor parte igual al de la nómina estándar de Workforce, con una diferencia clave: debe descargar y enviar un archivo NACHA
¿Qué es un archivo NACHA?
Un archivo NACHA es un archivo ACH estandarizado que contiene:
Datos de pago de los empleados
Montos de pago
Información de cuentas bancarias
Pasos para procesar la nómina con Kotapay
Finalice las hojas de tiempo
Apruebe las hojas de tiempo y resuelva los erroresRevise y publique el ciclo de pago
Confirme la exactitud y haga clic en Publicar ciclo de pagoDescargue el archivo NACHA
Disponible después de publicar en la parte superior de la página del ciclo de pago:
Envíe el archivo NACHA a Kotapay
Cárguelo a través del portal de Kotapay o siga su proceso
Una vez procesados, los pagos se envían a los empleados por medio de ACH.
Fechas de pago y plazos límite
Kotapay, no Workforce, controla los requisitos de plazos.
Su representante de Kotapay le proporcionará:
Fechas límite de envío — cuándo debe cargarse el archivo NACHA
Ventanas de procesamiento — días bancarios requeridos antes del día de pago
Notas importantes
Publique la nómina con suficiente anticipación para cumplir los plazos de Kotapay
Días bancarios = lunes a viernes (excluyendo feriados federales)
Permita tiempo adicional durante los feriados
Consulte Fechas de pago y plazos para ver la ventana de procesamiento completa y el calendario de feriados.
Recaudación de impuestos
Incluso con Kotapay, Workforce sigue gestionando todos los procesos relacionados con impuestos
Los impuestos se recaudan a través del proceso ACH estándar de Workforce
Los impuestos no se procesan a través de Kotapay
Kotapay solo afecta la forma en que se entrega el pago neto de los empleados.
Consulte la guía de ayuda de Declaraciones de impuestos para obtener más información sobre la recaudación de impuestos.
Transferencia de fondos con Kotapay
Si pierde un plazo de envío de NACHA:
Comuníquese con su representante de Kotapay para obtener instrucciones de transferencia bancaria
El proceso de transferencia bancaria estándar de Workforce no aplica
Continúe publicando la nómina en Workforce como de costumbre y luego siga las instrucciones de Kotapay.
Devoluciones ACH con Kotapay
Si un depósito directo falla:
Los fondos se devuelven a su cuenta de Kotapay
Pasos para resolver
Reciba la notificación de Kotapay
Actualice los datos bancarios del empleado en Workforce
Pague al empleado:
En efectivo o con cheque, o bien
Nómina fuera de ciclo en Workforce
Márquela como Reembolso para evitar impuestos duplicados
Consulte la guía de ayuda de Devoluciones de nómina para obtener más detalles.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé si necesito Kotapay?
Workforce lo determina durante la incorporación según las regulaciones estatales.
¿Debo enviar un archivo NACHA en cada nómina?
Sí. Cada ciclo de pago genera un nuevo archivo NACHA que debe enviarse.
¿Qué sucede si olvido enviar el archivo NACHA?
Los empleados no recibirán su pago hasta que se envíe y procese.
Si se omite:
Comuníquese con Kotapay de inmediato
Es posible que se requiera una transferencia bancaria
¿Interactúo directamente con Kotapay?
Sí.
Kotapay: pagos, plazos, cargas, transferencias bancarias, devoluciones
Workforce: impuestos, configuración de nómina, soporte general con la plataforma Workforce
¿Hay un costo adicional por Kotapay?
No, Workforce cubre todos los costos de Kotapay.
¿Dónde envío el archivo NACHA?
A través del portal de Kotapay. Las instrucciones se proporcionan durante la configuración.