Los reembolsos le permiten pagar a los empleados por gastos de su propio bolsillo, como millaje, planes de teléfono, uniformes o gastos de viaje, directamente a través de la nómina. Puede agregar reembolsos únicos a recibos de nómina individuales o configurar reembolsos recurrentes que se aplican automáticamente en cada período de pago.

Hay dos formas de reembolsar a los empleados a través de la nómina:

En ambos casos, el monto del reembolso se agrega al pago neto del empleado además de sus ganancias regulares.

Los reembolsos no son imponibles. No se incluyen en el salario bruto del empleado y no están sujetos al impuesto federal sobre la renta, al Seguro Social, Medicare ni a los impuestos estatales. Este es el tratamiento correcto para la mayoría de los reembolsos de gastos comerciales bajo un plan responsable (donde el empleado tiene una razón comercial para el gasto).

Si un reembolso no cumple con los requisitos del plan responsable, por ejemplo, un estipendio fijo que no está vinculado a gastos reales, puede necesitar tratarse como ingreso imponible. En ese caso, al empleado se le debe pagar a través de un Tipo de ganancias en lugar de un reembolso.

Los reembolsos recurrentes se configuran en el perfil del empleado. Una vez configurados, se agregan automáticamente a cada ejecución de nómina regular, sin necesidad de ingresos manuales en cada período de pago.

​Pasos

El reembolso se aplicará automáticamente a la próxima ejecución de nómina regular del empleado y a cada ejecución de nómina regular posterior.

Los reembolsos recurrentes se aplican solo a las ejecuciones de nómina regulares. Se omiten automáticamente para las ejecuciones de nómina fuera de ciclo. Dado que estas son para pagos únicos específicos, los reembolsos recurrentes no se incluyen.
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Si necesita incluir un reembolso en una ejecución de nómina fuera de ciclo, agréguelo manualmente al recibo de nómina (ver más abajo).

Puede agregar manualmente un reembolso a cualquier recibo de nómina individual mientras la ejecución de nómina esté en estado Borrador.

Los reembolsos agregados manualmente se etiquetan como Ajuste manual en el recibo de nómina para que pueda distinguirlos de las líneas generadas por plantillas.

Mientras la ejecución de nómina esté en estado Borrador, puede:

Una vez que se publica la ejecución de nómina, las líneas de reembolso ya no se pueden cambiar.

Los reembolsos aparecen en una sección dedicada de Reembolsos en el recibo de nómina, separada de las ganancias, deducciones e impuestos. Cada línea muestra:

El monto del reembolso aumenta el pago neto del empleado sin cambiar las líneas de salario bruto o retención de impuestos.
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Si su organización utiliza formularios de recursos humanos para el reporte de gastos, los reembolsos también pueden crearse automáticamente a partir de las respuestas de formularios enviados. Cuando un empleado envía un formulario de gastos antes de la fecha de cierre del período de pago, el reembolso se agrega a su recibo de nómina con un enlace a la presentación del formulario original para referencia fácil.

Para el procesamiento masivo, los reembolsos se pueden importar a través de la herramienta de importación/exportación de nómina. Navegue a Nómina -> Configuración de nómina -> Importar / Exportar. Puede hacer clic en Líneas de reembolso de recibo de nómina para obtener un archivo de muestra. El archivo de importación debe incluir:

Asegúrese de tener una ejecución de nómina en borrador ya configurada. Luego, en la sección Importar, seleccione Líneas de reembolso de recibo de nómina y suba su archivo. Esos reembolsos se incluirán en su ejecución de nómina en borrador.
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