Los anticipos de nómina le permiten adelantar dinero a un empleado antes de su día de pago regular, con reembolso automático deducido de futuras ejecuciones de nómina. Esto se usa comúnmente en situaciones de emergencia, gastos de viaje u otros casos en que un empleado necesita fondos antes de su próximo cheque de pago programado.
¿Qué cubre esta guía?
Cómo funcionan los anticipos de nómina
Un anticipo de nómina es un préstamo del empleador al empleado. Los puntos clave que debe entender:
El anticipo se registra en el recibo de nómina como una línea separada durante una ejecución de nómina.
El reembolso ocurre automáticamente mediante deducciones en futuros recibos de nómina hasta que el monto total sea reembolsado.
Solo se permite un anticipo de nómina activo por empleado a la vez. No se puede emitir un nuevo anticipo hasta que el anterior esté totalmente reembolsado.
Tratamiento fiscal
Los anticipos de nómina tienen implicaciones fiscales específicas que difieren de las ganancias regulares:
Cuando se emite el anticipo, el monto no está sujeto al impuesto sobre la renta, al Seguro Social, Medicare ni a ningún otro impuesto de nómina. Esto se debe a que un anticipo de nómina es un préstamo, no un ingreso ganado. El empleado aún no ha realizado trabajo para ganar este dinero, se le está adelantando.
Las deducciones de reembolso son post-impuestos. Cuando el anticipo se reembolsa a través de futuros recibos de nómina, la deducción se toma del pago neto del empleado, después de que se hayan calculado todos los impuestos. Esto significa que el reembolso no reduce el salario bruto imponible del empleado en esos futuros recibos de nómina. El empleado paga impuestos sobre sus ganancias brutas totales de manera normal, y la deducción del anticipo de nómina se aplica después.
En resumen: el dinero no se grava cuando se entrega, y el reembolso no reduce los impuestos cuando se devuelve. Las obligaciones fiscales del empleado permanecen igual que si no se hubiera emitido ningún anticipo de nómina.
Emitir un anticipo de nómina
Los anticipos de nómina se agregan directamente al recibo de nómina de un empleado durante una ejecución de nómina.
Requisitos previos
La ejecución de nómina debe estar en estado Borrador.
El empleado no debe tener un anticipo de nómina activo existente que aún esté siendo reembolsado.
Pasos
Navegue a la ejecución de nómina y abra el recibo de nómina del empleado.
Desplácese hasta la sección Anticipos de nómina.
Haga clic en el botón Agregar.
Complete los siguientes campos:
Monto — El monto total del anticipo de nómina a emitir al empleado.
Motivo (opcional) — Una nota que explica por qué se emite el anticipo (p. ej., "Gastos de viaje de emergencia").
Deducción por recibo de nómina — El monto que se deducirá automáticamente de cada futuro recibo de nómina para reembolsar el anticipo. Por ejemplo, si emite un anticipo de $600 y establece esto en $200, el empleado tendrá $200 deducidos de cada uno de sus próximos 3 recibos de nómina.
Cuenta — La cuenta de nómina (cuenta del libro mayor general) donde se registrará el anticipo.
El monto del anticipo de nómina se incluirá en el pago del empleado para esa ejecución de nómina, pero no afectará sus retenciones fiscales.
Cómo funciona el reembolso
Una vez que se publica la ejecución de nómina que contiene el anticipo, el reembolso comienza automáticamente:
Se crea una deducción de "Anticipo de nómina" y se aplica a los futuros recibos de nómina del empleado.
Cada recibo de nómina incluirá una deducción por el monto que especificó en el campo Deducción por recibo de nómina.
El reembolso continúa a través de tantos períodos de pago como sea necesario hasta que se recupere el monto total del anticipo.
Una vez que el total reembolsado sea igual al monto del anticipo original, la deducción se detiene automáticamente.
Ejemplo
Período de pago | Salario bruto | Impuestos | Deducción del anticipo de nómina | Pago neto |
Ejecución de nómina 1 (anticipo emitido) | $2,000 | $400 | +$500 (anticipo pagado) | $2,100 |
Ejecución de nómina 2 | $2,000 | $400 | -$250 (reembolso) | $1,350 |
Ejecución de nómina 3 | $2,000 | $400 | -$250 (reembolso) | $1,350 |
Ejecución de nómina 4 | $2,000 | $400 | $0 (totalmente reembolsado) | $1,600 |
Observe que los impuestos se mantienen en $400 en cada período de pago. El anticipo de nómina no afecta los cálculos fiscales en ningún período, ni cuando se emite ni cuando se reembolsa.
Ajustar o cancelar un anticipo de nómina
Antes de publicar la ejecución de nómina
Si la ejecución de nómina aún está en estado Borrador, puede editar los detalles del anticipo de nómina (monto, deducción por recibo de nómina, motivo o cuenta) o eliminarlo completamente del recibo de nómina.
Después de publicar la ejecución de nómina
Una vez publicada, el anticipo ha sido emitido y el reembolso está en curso. Si necesita cambiar el monto de la deducción por recibo de nómina, puede ajustar la deducción en el perfil de usuario del empleado en Nómina -> Detalles de nómina -> Deducciones. También puede cambiar el monto en futuros recibos de nómina durante la fase de borrador.
Vista del empleado
Los empleados pueden ver sus recibos de nómina a través de la aplicación móvil o el portal del empleado. Durante el reembolso, la deducción del anticipo de nómina aparece en la sección Deducciones de su recibo de nómina, indicada como "Anticipo de nómina" con el monto del reembolso para ese período.
Los empleados no pueden solicitar anticipos de nómina por sí mismos; deben ser creados por un administrador en el recibo de nómina.
Recordatorios importantes
Uno a la vez. Un empleado solo puede tener un anticipo de nómina activo. Debe esperar a que el anticipo actual esté totalmente reembolsado antes de emitir otro.
Deducciones post-impuestos. Las deducciones de reembolso reducen el pago neto del empleado, pero no reducen su ingreso imponible. Asegúrese de que el monto de la deducción por recibo de nómina sea razonable en relación con el pago neto del empleado para evitar problemas.
Sin impacto en los formularios fiscales. Dado que los anticipos de nómina no son ingresos imponibles, no aparecen en el W-2 del empleado ni afectan la declaración de impuestos de fin de año.
Libro mayor general. Los anticipos de nómina se registran en la cuenta de nómina que seleccione al crear el anticipo. Asegúrese de tener la cuenta correcta configurada para el seguimiento de los anticipos pendientes.