¿Qué cubre esta guía?
¿Qué es una nómina fuera de ciclo?
Una nómina fuera de ciclo le permite pagar a los empleados fuera de su calendario de nómina regular. Los casos de uso más comunes incluyen:
Pago retroactivo por hojas de tiempo omitidas o corregidas
Pagos de bonificaciones
Pago por terminación de empleo
Correcciones de pagos en exceso
Las nóminas fuera de ciclo funcionan de manera diferente a las nóminas regulares — varios elementos que normalmente se completan de forma automática deben agregarse manualmente. Revise la sección Diferencias clave a continuación antes de publicar.
Cómo crear una nómina fuera de ciclo
Hay dos formas de crear una:
Desde la página de nóminas
1. Vaya a Nómina > Nóminas y haga clic en +NUEVA.
2. Seleccione el grupo de nómina correspondiente.
3. Elija las fechas del período de pago.
4. Agregue los empleados que deben incluirse.
5. Haga clic en el nombre de cada empleado para actualizar su talón de pago con las ganancias,
deducciones y demás conceptos correspondientes.
6. Siga los procedimientos estándar para publicar y finalizar.
Desde una hoja de tiempo (pago retroactivo)
Consulte la guía de ayuda Pago retroactivo y corrección de otros pagos omitidos para obtener más información.
1. Abra la hoja de tiempo individual que necesita pagarse.
2. En la barra de herramientas de la hoja de tiempo, seleccione Crear nómina fuera de ciclo (en lugar de "Agregar a la próxima nómina").
3. El sistema creará un nuevo borrador fuera de ciclo o agregará la hoja de tiempo a un borrador fuera de ciclo existente para el mismo grupo de nómina.
Nota: Las correcciones de pagos en exceso siempre se crean automáticamente como nóminas fuera de ciclo. Consulte la guía de ayuda Corrección de pago en exceso para obtener más información.
Diferencias clave con las nóminas regulares
Las nóminas fuera de ciclo son intencionalmente simplificadas — no completan automáticamente muchos de los elementos que sí incluyen las nóminas regulares. Esto evita cobrar o acumular beneficios de forma duplicada.
Ganancias
Las ganancias de pago automático no se completan. Debe agregar manualmente todas las líneas de ganancias en cada talón de pago.
Las hojas de tiempo no se vinculan automáticamente a los talones de pago fuera de ciclo como ocurre en las nóminas regulares.
Deducciones
Las deducciones de monto fijo se omiten (por ejemplo, primas de seguro médico de importe fijo). Las deducciones basadas en porcentaje sí aplican.
Los anticipos en efectivo son la excepción — estos se incluyen incluso en las nóminas fuera de ciclo.
Las retenciones por orden judicial no se incluyen. Si se debe aplicar una retención de este tipo, agréguela manualmente.
Contribuciones
Las contribuciones del empleador de monto fijo se omiten. Las contribuciones basadas en porcentaje sí aplican.
Reembolsos
Los reembolsos no se incluyen. Si un empleado tiene un reembolso pendiente, agréguelo manualmente.
Acumulación de tiempo libre
La acumulación de tiempo libre por aniversario laboral no se activa en las nóminas fuera de ciclo.
La acumulación de tiempo libre por año calendario no se activa — las nóminas fuera de ciclo no se consideran al determinar la primera nómina del año.
La acumulación de tiempo libre por horas fijas por período se omite para evitar acumular tiempo libre que ya fue acreditado en la nómina regular.
Manejo de fechas
Las nóminas fuera de ciclo utilizan las fechas exactas de la hoja de tiempo o de su selección, en lugar de seguir el próximo período de pago programado.
El sistema reutiliza un único borrador fuera de ciclo por grupo de nómina — si crea varias hojas de tiempo de pago retroactivo, es posible que se agrupen en la misma nómina fuera de ciclo.
Antes de publicar: Lista de verificación
Revise cada talón de pago para confirmar:
Se han agregado manualmente todas las ganancias requeridas
Se han agregado manualmente las deducciones de monto fijo necesarias
Se han agregado manualmente las retenciones por orden judicial necesarias
Se han agregado manualmente los reembolsos necesarios
Se han agregado manualmente las contribuciones de monto fijo necesarias
Las fechas del período de pago son correctas
Reportes
Los reportes de detalle de actividad le permiten filtrar por estado dentro del ciclo o fuera de ciclo, para que pueda aislar los pagos fuera de ciclo en sus reportes.