¿Qué cubre esta guía?
¿Qué es el Formulario I-9?
El Formulario I-9 (Verificación de Elegibilidad de Empleo) es un documento federal requerido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS). Todo empleador en los Estados Unidos debe verificar la identidad y la autorización de empleo de cada persona que contrate. El formulario I-9 es el documento donde se registra esa verificación.
El formulario tiene dos secciones principales:
Sección 1 (Empleado): El empleado proporciona información personal y declara su estado de elegibilidad para trabajar (ciudadano de EE. UU., nacional no ciudadano, residente permanente legal o no ciudadano autorizado para trabajar).
Sección 2 (Empleador): El empleador examina los documentos originales de identidad y autorización de trabajo del empleado y registra los detalles en el formulario.
También existe el Suplemento A (Preparador/Traductor) opcional, que se utiliza cuando alguien distinto al empleado ayuda a preparar o traducir la Sección 1.
Requisitos legales y plazos
La ley federal establece que:
La Sección 1 debe ser completada por el empleado a más tardar en su primer día de trabajo (el día real en que comienza a trabajar por remuneración).
La Sección 2 debe ser completada por el empleador dentro de los 3 días hábiles siguientes al primer día de trabajo del empleado. Por ejemplo, si un empleado comienza a trabajar el lunes, la Sección 2 debe completarse antes del jueves.
El empleador debe examinar documentos originales (no fotocopias) presentados por el empleado. Los documentos aceptables se dividen en tres listas:
Lista A: Documentos que acreditan tanto la identidad como la autorización de empleo (p. ej., pasaporte de EE. UU., tarjeta de residente permanente)
Lista B: Documentos que acreditan solo la identidad (p. ej., licencia de conducir, identificación estatal)
Lista C: Documentos que acreditan solo la autorización de empleo (p. ej., tarjeta del Seguro Social, acta de nacimiento)
El empleado debe presentar un documento de la Lista A O un documento de la Lista B Y un documento de la Lista C.
Los formularios I-9 completados deben conservarse durante 3 años a partir de la fecha de contratación o 1 año después de que termine el empleo, lo que ocurra después.
Los empleadores no pueden especificar qué documentos debe presentar el empleado. El empleado elige qué documentos aceptables mostrar.
Para la lista completa de documentos aceptables e instrucciones detalladas, consulte las instrucciones.
El proceso del I-9 en Workforce
Workforce gestiona el proceso del I-9 de forma digital, guiando tanto al empleado como al empleador en cada paso. Así funciona el proceso de principio a fin:
Paso 1: Solicitar el I-9
Un administrador o usuario autorizado inicia el proceso del I-9 para un nuevo empleado.
1. Ve al perfil del empleado
2. Haz clic en la pestaña Documentos Fiscales
3. Haz clic en el botón Solicitar en la fila del I-9
Esto envía una notificación al empleado (por correo electrónico y notificación push a través de la aplicación móvil) pidiéndole que complete la Sección 1.
Nota: Cuando un nuevo empleado W-2 comienza su incorporación y ya han transcurrido más de tres días hábiles desde el inicio de su empleo, Workforce envía automáticamente una alerta a los destinatarios de notificaciones del I-9 configurados, recordándoles su responsabilidad de verificación del I-9.
Paso 2: El empleado completa la Sección 1
El empleado completa la Sección 1 a través de la aplicación móvil de Workforce (o durante su proceso de incorporación). Deberá:
Confirmar su nombre legal, dirección, fecha de nacimiento y SSN
Seleccionar su estado de elegibilidad de empleo:
Ciudadano de EE. UU.
Nacional no ciudadano de EE. UU.
Residente permanente legal (requiere número USCIS/A)
No ciudadano autorizado para trabajar (requiere uno de los siguientes: número USCIS/A, número de admisión I-94, o número de pasaporte extranjero y país)
Indicar opcionalmente si un preparador o traductor le asistió (Suplemento A)
Firmar el formulario electrónicamente
Una vez enviado, el estado del I-9 cambia a Revisión del Empleador y todos los destinatarios de notificaciones configurados reciben un correo electrónico indicándoles que deben revisar el formulario.
Paso 3: El empleador revisa y completa la Sección 2
Un usuario autorizado revisa la información enviada por el empleado y completa la parte correspondiente al empleador:
Ve a la pestaña Documentos Fiscales del empleado
Haz clic en Revisar en la fila del I-9
La página de revisión muestra:
Información del Empleado (solo lectura): los datos que el empleado envió en la Sección 1, junto con su firma y fecha
Revisión del Empleador: donde se completa la Sección 2
Información del Preparador (si corresponde): datos del preparador/traductor del Suplemento A
Agrega los documentos que el empleado presentó físicamente:
Selecciona un documento de la Lista A, o bien un documento de la Lista B y uno de la Lista C
Ingresa el nombre del documento, la autoridad emisora, el número de documento (si aplica) y la fecha de vencimiento (si aplica)
Ingresa tu cargo (p. ej., "Gerente de Recursos Humanos")
Firma el formulario electrónicamente
Haz clic en enviar
Importante: Debes examinar los documentos originales del empleado en persona. El empleador no puede completar la Sección 2 hasta que se hayan agregado los documentos requeridos y los datos de la empresa estén configurados en los ajustes de nómina.
Paso 4: Generación y finalización del formulario
Después de que el empleador firma, Workforce genera el PDF del I-9 completado con ambas firmas. El estado pasa por Finalizando hasta llegar a Completo. Una vez completado, el PDF firmado puede descargarse desde la pestaña Documentos Fiscales del empleado.
Configuración de destinatarios de notificaciones del I-9
De forma predeterminada, las notificaciones de revisión del I-9 se envían al usuario administrador predeterminado configurado en los ajustes de nómina. Puedes personalizar quién recibe estas notificaciones para que las personas correctas sean alertadas cuando un empleado envíe su Sección 1.
Para configurar los destinatarios de notificaciones:
Ve a Nómina > Configuración de Nómina > Configuración de Empresa > Ajustes Generales
Busca el campo Destinatarios de Notificaciones del I-9
Usa el menú desplegable de selección múltiple para elegir qué usuarios deben recibir las notificaciones del I-9
Haz clic en Guardar
Nota: Solo los usuarios con el permiso Editar I-9 habilitado aparecerán en el menú desplegable como destinatarios elegibles. Si no ves a un usuario que debería aparecer, primero deberás actualizar sus permisos (consulta la siguiente sección). Hay un enlace "Gestionar destinatarios elegibles" junto a este campo que te lleva directamente a la página de configuración de permisos.
Si no se seleccionan destinatarios de notificaciones, el sistema recurre a los destinatarios de correo electrónico del administrador predeterminado de la organización.
¿Quién recibe notificaciones y cuándo?
Evento | Quién recibe la notificación |
El empleador solicita el I-9 | El empleado (correo electrónico + notificación push) |
El empleado envía la Sección 1 | Todos los destinatarios de notificaciones del I-9 configurados (o el administrador predeterminado) |
Un nuevo empleado W-2 comienza su incorporación después de su primera fecha de inicio | Todos los destinatarios de notificaciones del I-9 configurados (recordatorio de la responsabilidad del I-9) |
Configuración de permisos de usuario para el I-9
Para ser elegible como destinatario de notificaciones del I-9 o para revisar y firmar formularios I-9, el usuario debe tener habilitado el permiso Editar I-9 en su rol.
Permisos predeterminados por rol:
Rol | Editar I-9 | Alcance |
Administrador de Organización | Habilitado | Todos los empleados |
Oficial de Nómina | Habilitado | Todos los empleados |
Gerente General | Deshabilitado por defecto | Se puede habilitar |
Gerente | Deshabilitado por defecto | Solo empleados a su cargo |
Empleado | No disponible | N/A |
Para habilitar el permiso Editar I-9 para un usuario:
Ve a Configuración > Permisos
Busca el usuario o rol que deseas actualizar
En los permisos del sujeto Usuario, busca Editar I-9
Habilita el permiso
Guarda los cambios
Una vez habilitado, el usuario podrá:
Revisar y firmar formularios I-9 para los empleados a los que tenga acceso
Aparecer en el menú desplegable de Destinatarios de Notificaciones del I-9 en los ajustes de nómina
Ser seleccionado como destinatario de notificaciones
Cargar un I-9 existente
Si ya tienes un formulario I-9 firmado (por ejemplo, de antes de comenzar a usar Workforce, o uno que se completó en papel), puedes cargarlo directamente.
Ve a la pestaña Documentos Fiscales del empleado
En la fila del I-9, haz clic en la flecha del menú desplegable junto al botón principal
Selecciona la opción Cargar
Sube el PDF firmado
El estado del I-9 se establecerá como En Archivo y el documento cargado estará disponible para descarga. Solo se aceptan archivos PDF.
Validación de pago y verificaciones de cumplimiento
Workforce incluye una verificación de validación de pago integrada que marca a los empleados que no tienen un I-9 completado. Cuando procesas la nómina:
El Informe Central de Validación de Pago (ubicado en Informes > Cumplimiento) mostrará una advertencia para cualquier empleado W-2 que no tenga un I-9 completado o en archivo
Puedes configurar si esta verificación bloquea el procesamiento de nómina, aparece como advertencia o está deshabilitada, a través de la opción Configurar Verificaciones en el informe de validación
Esto ayuda a garantizar que no proceses la nómina de empleados que no han completado su verificación de elegibilidad de empleo.
Impacto en la incorporación
Para los nuevos empleados W-2, el I-9 es uno de varios pasos obligatorios de incorporación en la aplicación móvil de Workforce. Hasta que el empleado complete todos los pasos de incorporación (incluido el I-9), verá:
Una franja naranja persistente en la aplicación móvil indicando que la incorporación está incompleta
El botón Completar Incorporación deshabilitado hasta que se completen todos los pasos
Una advertencia de "incorporación incompleta" en cualquier turno para el que esté programado
El empleado puede seguir accediendo a la aplicación móvil, ver su horario y completar otros pasos de incorporación (como el W-4) en cualquier orden. El I-9 no bloquea otros pasos, pero sí impide que la incorporación se marque como completa.
Nota: El paso del I-9 solo aparece durante la incorporación si la fecha de inicio de empleo del empleado está dentro de los últimos 14 días (o si aún no se ha establecido). Si un empleado se agrega a Workforce más de dos semanas después de su fecha de inicio, el sistema asume que su I-9 ya fue completado fuera de la plataforma. En ese caso, el I-9 no bloqueará la incorporación, pero debes asegurarte de que haya un I-9 completado en archivo cargándolo manualmente desde la pestaña Documentos Fiscales.
Referencia de estados del I-9
Estado | Significado |
Pendiente | El I-9 fue creado pero aún no se ha solicitado al empleado |
Solicitado | El empleado fue notificado y necesita completar la Sección 1 |
Revisión del Empleador | El empleado envió la Sección 1; se espera que el empleador complete la Sección 2 |
Finalizando | El empleador firmó; se está generando el PDF |
Completo | El PDF firmado está disponible para descarga |
En Archivo | Se cargó manualmente un I-9 previamente completado |
Volver a solicitar un I-9
Si un empleado necesita volver a completar su I-9 (por ejemplo, debido a un cambio de nombre o un error de ingreso de datos), puedes solicitarlo nuevamente:
Ve a la pestaña Documentos Fiscales del empleado
Haz clic en la flecha del menú desplegable junto al botón de acción del I-9
Selecciona Solicitar
Confirma la acción cuando se te indique
Esto archivará el I-9 existente e iniciará un nuevo proceso. El empleado recibirá una nueva notificación para completar la Sección 1.
Requisitos previos para empleados
Antes de que un empleado pueda completar su I-9 en la aplicación móvil, debe tener la siguiente información registrada:
Nombre legal completo
Dirección de domicilio
Fecha de nacimiento
Correo electrónico
Número de teléfono
Número de Seguro Social (SSN)
Si falta alguno de estos datos, el paso del I-9 aparecerá deshabilitado en el proceso de incorporación del empleado con un mensaje indicando qué información se necesita.
Preguntas frecuentes
¿Pueden los contratistas completar un I-9?
No. El Formulario I-9 solo es obligatorio para los empleados W-2. Los contratistas no están incluidos en el proceso del I-9.
¿Puede el empleado completar el I-9 en la computadora?
La Sección 1 es completada por el empleado a través de la aplicación móvil de Workforce como parte de su proceso de incorporación. La Sección 2 (revisión del empleador) se completa en la plataforma web o de escritorio.
¿Qué pasa si necesito verificar documentos de forma remota?
Las regulaciones federales generalmente requieren la revisión presencial de documentos. Sin embargo, es posible que existan ciertos procedimientos alternativos según las instrucciones actuales del USCIS. El formulario de revisión del empleador incluye un campo de "Procedimiento Alternativo" para documentar cualquier método de verificación remota autorizado que se haya utilizado.
¿Cuánto tiempo debo conservar los I-9 completados?
Conserva el formulario durante 3 años a partir de la fecha de contratación o 1 año después de que termine el empleo, lo que ocurra después. Los PDF del I-9 completados permanecen disponibles para descarga en Workforce.
¿Qué sucede si proceso la nómina sin un I-9 completado?
El informe de validación de pago marcará al empleado. Dependiendo de tu configuración, esto puede aparecer como una advertencia o bloquear la exportación del registro de horas a la nómina.
¿Workforce envía mis I-9 a E-Verify?
Workforce no se integra actualmente con E-Verify, pero está en nuestra hoja de ruta de producto.