Workforce valida a cada empleado en una nómina, así como la nómina en su totalidad, antes de que pueda publicarse. Cuando falta información o hay un error, la nómina lo muestra como un error (que bloquea la publicación) o una advertencia (que no bloquea, pero vale la pena revisar). Este artículo explica cada error y advertencia que Workforce genera en las nóminas de EE.UU., y cómo resolverlos.

Abra la nómina desde Nómina > Ejecutar nómina. Los errores y advertencias aparecen en la página de la nómina; cada error incluye un enlace a la página donde puede corregirlo.

Hay dos niveles:

Cada uno de los siguientes errores retendrá el talón de pago de un empleado hasta que se resuelva.

Lo que verá: "No se ha proporcionado una fecha de nacimiento para [empleado]."

Cómo corregirlo: Abra el perfil del empleado y agregue la fecha de nacimiento en su información personal.

Lo que verá: "[empleado] no ha proporcionado una dirección de domicilio."

Cómo corregirlo: Agregue una dirección de domicilio en la página de información personal del empleado.

Lo que verá: "[empleado] no ha proporcionado datos de ACH."

Cómo corregirlo: El talón de pago está configurado para depósito directo, pero el empleado no tiene una cuenta bancaria registrada. Puede agregar los datos de ACH al perfil del empleado o cambiar su método de pago para esta nómina.

Lo que verá: "[empleado] no tiene un equipo de nómina predeterminado."

Cómo corregirlo: Workforce usa el equipo de nómina predeterminado del empleado para determinar los impuestos del estado donde trabaja. Asigne el equipo de nómina predeterminado en su información personal.

Lo que verá: "La ubicación de nómina predeterminada de [empleado] no tiene jurisdicciones fiscales configuradas."

Cómo corregirlo: La ubicación vinculada a ese equipo necesita una jurisdicción fiscal federal y una estatal configuradas. Edite la ubicación de nómina y agregue las jurisdicciones faltantes.

Lo que verá: "[empleado] no ha proporcionado un formulario W-4."

Cómo corregirlo: El W-4 federal no se ha completado. El empleado puede enviarlo desde la pantalla de Formularios Fiscales en la aplicación móvil de Workforce, o un administrador puede ingresarlo desde la pestaña de Documentos Fiscales en el perfil del empleado.

Lo que verá: "Las retenciones y otras reducciones de [empleado] superan sus ganancias brutas."

Cómo corregirlo: El total de retenciones, deducciones y otras reducciones supera el salario bruto del empleado en el período. Reduzca o elimine una deducción en el talón de pago de este período, o agregue ingresos para que el pago neto sea al menos cero.

Lo que verá: "[empleado] es contratista y no puede ser pagado en una nómina de empleados." o "[empleado] es un empleado y no puede ser pagado en una nómina de contratistas."

Cómo corregirlo: Corrija la clasificación del usuario (empleado vs. contratista) en su perfil, o muévalo a la nómina correspondiente.

Lo que verá: "[empleado] tiene ganancias de equipos que no tienen clasificaciones de riesgo de compensación laboral." y/o "[empleado] tiene ganancias de equipos que no tienen tasas de compensación laboral."

Cómo corregirlo: Esto aplica a empleados con salarios en Washington. Abra Nómina > Clasificaciones de Riesgo, asegúrese de que cada equipo en el que trabajó el empleado tenga una clasificación de riesgo asignada y que cada clasificación tenga una tasa configurada.

Lo que verá: "[empleado] no tiene un número de seguro social. No puede ser pagado porque han pasado más de 30 días desde su fecha de inicio de empleo."

Cómo corregirlo: Agregue el SSN del empleado en su información personal. Durante los primeros 30 días desde su fecha de inicio, esto es solo una advertencia; una vez que pasan 30 días, se convierte en un error de bloqueo.

Lo que verá: "[contratista] no tiene un número de identificación fiscal (NIF). Los contratistas no pueden ser pagados sin un NIF registrado."

Cómo corregirlo: Solicite un W-9 al contratista y agregue el NIF a su perfil de contratista.

Lo que verá: "Las nóminas que contienen talones de pago para [empleado] están bloqueadas hasta que [empleado] [motivo]."

Cómo corregirlo: Workforce genera este error cuando el SSN de un empleado está duplicado con el de otro usuario en la misma integración de nómina. El empleado no puede ser pagado hasta que se resuelva el duplicado. Busque al otro usuario con el mismo SSN, corrija el registro que tiene el número incorrecto y guarde nuevamente el SSN en el empleado afectado. El bloqueo se elimina en cuanto el SSN sea único.

Lo que verá: "El perfil de pago Branch de [empleado] ha sido desactivado, pero aún tiene una cuenta bancaria Branch registrada."

Cómo corregirlo: El perfil de pago Branch del empleado fue desactivado, pero su nómina sigue enrutando a una cuenta bancaria Branch. Actualice los datos bancarios del empleado para que reciba su pago en una cuenta activa.

Las advertencias aparecen en el talón de pago pero no impiden que la nómina se publique. Revise cada una y decida si actuar antes de publicar.

Lo que verá: Una nota indicando que está pagando a este empleado por primera vez.

Qué hacer: Verifique el cálculo, incluyendo las tasas de pago y cualquier deducción antes de impuestos, antes de publicar.

Lo que verá: "[empleado] debe ser pagado manualmente."

Qué hacer: Los únicos datos de ACH registrados del empleado son provisionales, por lo que debe ser pagado por otro método en este período (por ejemplo, un cheque en papel). Agregue datos de ACH reales para futuras nóminas.

Lo que verá: Un mensaje indicando que falta un formulario de retenciones estatal específico (por ejemplo, el DE-4 de California o el IT-2104 de Nueva York).

Qué hacer: La nómina se publica de todas formas. Workforce aplicará las reglas de retenciones predeterminadas del estado hasta que se presente el formulario. Solicite al empleado que lo complete cuando pueda.

Lo que verá: "[contratista] no ha completado sus datos del W-9. Esto debe completarse para las declaraciones 1099 de fin de año."

Qué hacer: El contratista puede seguir siendo pagado, pero su perfil debe completarse antes de la presentación del formulario 1099 de fin de año.

Lo que verá: Una nota indicando que la fecha de fin de empleo del empleado cae dentro del período de pago.

Qué hacer: Confirme que el cálculo refleje solo los días que el empleado trabajó, y que los elementos del pago final (liquidación de vacaciones, etc.) sean correctos.

Lo que verá: "[empleado] no tiene un número de seguro social. Debe agregarse dentro de los 30 días posteriores a su fecha de inicio, de lo contrario no podrá ser pagado."

Qué hacer: Agregue el SSN del empleado en su información personal. Durante los primeros 30 días desde su fecha de inicio, esto es solo una advertencia; una vez que pasan 30 días, se convierte en un error de bloqueo.

Lo que verá: "No hay fondos suficientes para retener todos los impuestos del empleado correspondientes a [empleado]. Algunos montos de impuestos se transferirán al siguiente período de pago."

Qué hacer: Haga clic en la sección Impuestos del Empleado del talón de pago para ver qué montos de impuestos se están transfiriendo. Workforce intentará retenerlos en un talón de pago futuro.

Lo que verá: Uno de los siguientes mensajes, según el origen de la dirección:

Qué hacer: El empleado está siendo pagado con cheque en papel a través de Checkeeper, pero Workforce no puede resolver una dirección de envío. Proporcione la dirección en el origen que indica la advertencia: el perfil del empleado, la ubicación del equipo o la Configuración de Empresa.

Estos aplican a toda la nómina, no a un solo empleado.

Lo que verá: "Debe proporcionar los datos bancarios de su empresa."

Cómo corregirlo: Abra Configuración de Nómina y agregue los datos bancarios de la empresa que Workforce usa para financiar las nóminas por ACH.

Lo que verá: "Debe completar su perfil fiscal de [jurisdicción]."

Cómo corregirlo: Uno de sus perfiles fiscales federales o estatales no está completamente configurado. Abra el perfil fiscal de la jurisdicción indicada en la configuración de nómina y complete los campos pendientes.

Lo que verá: "Tiene un NSF de [tipo] pendiente en la nómina [id]."

Cómo corregirlo: Una nómina anterior tuvo una devolución por fondos insuficientes (NSF) que no se ha resuelto. Use el enlace del error para abrir la nómina afectada y resolver el NSF antes de procesar otra nómina.

Lo que verá: "La publicación ha sido deshabilitada. Comuníquese con su representante de Workforce.com."

Cómo corregirlo: Esto es configurado por Workforce de forma centralizada y no puede ser resuelto por el cliente. Comuníquese con support@workforce.com.

Lo que verá: "El total de esta nómina supera su límite de exposición. Comuníquese con su representante de Workforce.com."

Cómo corregirlo: Cada cuenta tiene un límite de exposición ACH establecido por Workforce. Si una nómina es lo suficientemente grande como para superarlo, la publicación queda bloqueada. Comuníquese con support@workforce.com para revisar el límite.

Lo que verá: "Esta fecha de pago está fuera del período de elegibilidad de su empresa. Si es urgente, puede designar esta nómina como transferencia bancaria en 'Acciones'. Tanto la nómina como la transferencia bancaria deben publicarse antes de la 1 p.m. CT de la fecha de pago."

Cómo corregirlo: Cambie la fecha de pago a la siguiente fecha elegible, o, si es urgente, use el menú Acciones en la nómina para designarla como transferencia bancaria, y publique tanto la nómina como la transferencia antes de la 1 p.m. CT de la fecha de pago.

Lo que verá: "Esta fecha de pago cae en fin de semana o en un día feriado federal."

Cómo corregirlo: Cambie la fecha de pago a un día hábil bancario.

Lo que verá: "Debe firmar el Formulario 8655 (Autorización de Agente de Reporte) antes de procesar la nómina."

Cómo corregirlo: Abra el perfil fiscal federal en la configuración de nómina y configure su perfil fiscal federal y complete el Formulario 8655. Workforce no puede presentar impuestos federales en su nombre sin él.

Lo que verá: "Su cuenta no tiene la información de registro requerida para procesar la nómina. La nómina está bloqueada hasta que se resuelvan los problemas. Comuníquese con soporte para obtener más información."

Cómo corregirlo: Comuníquese con el soporte de Workforce; le indicarán qué datos de registro faltan. Mientras la fecha límite del bloqueo por registro esté en el futuro, esto aparecerá como advertencia en lugar de error de bloqueo.

Después de actualizar los datos, regrese a la nómina; los recálculos actualizan la lista de errores. Una vez que se eliminen todos los errores, la nómina estará lista para publicarse.

Si un bloqueo hace referencia a algo que no puede cambiar usted mismo (por ejemplo, Nómina suspendida, Límite de exposición, NSF pendiente o Registro faltante), comuníquese con support@workforce.com; esos bloqueos existen del lado de Workforce y requieren que nuestro equipo actúe.