¿Qué cubre esta guía?
Descripción general
La configuración Vincular a la nómina en las plantillas de formularios de RR. HH. le permite conectar las respuestas numéricas de los formularios enviados por los empleados directamente a la nómina. Cuando se envía el formulario, la respuesta aparece como una línea en el próximo talón de pago del empleado, sin necesidad de ingresar la información dos veces. Esta función está disponible para las organizaciones que han habilitado Workforce HR y utilizan Workforce Payroll.
Puede vincular una pregunta del formulario a uno de tres tipos de elementos de nómina:
Reembolso — pagos de gastos no sujetos a impuestos (millaje, capacitación, compras en nombre de la empresa). La pregunta debe ser del tipo de respuesta Moneda.
Asignación — agrega unidades a una tarifa de ganancias (por ejemplo, una asignación por turno). La pregunta debe ser del tipo de respuesta Número, y deberá seleccionar la tarifa de ganancias correspondiente.
Deducción — deducciones después de impuestos vinculadas a un tipo de deducción. La pregunta debe ser del tipo de respuesta Moneda, y deberá seleccionar el tipo de deducción correspondiente.
Crear un formulario vinculado a la nómina
Para crear un formulario vinculado a la nómina:
Vaya a RR. HH. > Formularios > Plantillas de formularios > + Crear nueva plantilla de formulario.
Asigne un nombre al formulario y seleccione una categoría.
Haga clic en Crear.
Agregue una nueva pregunta:
Escriba su Pregunta (por ejemplo, "Monto a reembolsar").
Establezca el Tipo de respuesta:
Moneda para reembolsos y deducciones
Número para asignaciones
Marque Vincular a la nómina.
Seleccione el Tipo de elemento de nómina: Reembolso, Asignación o Deducción.
Si eligió Asignación, seleccione la tarifa de ganancias a la que debe vincularse la respuesta.
Si eligió Deducción, seleccione el tipo de deducción al que debe vincularse la respuesta.
Haga clic en Guardar pregunta.
Consejo: Para cumplir con los requisitos de cumplimiento, agregue una pregunta de firma y máquela como Obligatoria. Esto registra el reconocimiento del empleado sobre lo que está enviando.
Asignar un formulario vinculado a la nómina
Para asignar un formulario vinculado a la nómina:
Vaya a RR. HH. > Formularios > Plantillas de formularios.
Haga clic en Asignar junto al formulario correspondiente.
Seleccione un empleado del menú desplegable.
Haga clic en Asignar.
El empleado recibe una notificación para completar el formulario.
Completar un formulario vinculado a la nómina
El empleado puede:
Ir a RR. HH. > Formularios > Mis formularios > Completar.
Ingresar el monto (o la cantidad de unidades, en el caso de una asignación) y cualquier otro detalle requerido.
Cargar recibos o archivos de respaldo si se solicitan.
Proporcionar una firma si se requiere.
Enviar el formulario.
Administrar formularios vinculados a la nómina
Vaya a RR. HH. > Formularios > Todos los formularios.
Realice un seguimiento del estado de los envíos (por ejemplo, Enviado).
Verifique el estado de exportación a la nómina en la columna Talón de pago de nómina.
El estado se actualiza una vez que se procese la próxima ejecución de nómina.
Verificar los registros de nómina
Para confirmar que la línea fue procesada correctamente:
Abra una Ejecución de nómina en borrador para el período de pago correspondiente y vea la línea vinculada en el talón de pago del empleado, o bien
Abra el envío del formulario y siga el enlace a la línea del talón de pago resultante.
Exportar a la nómina
Envío pendiente — El formulario fue asignado a un empleado pero aún no lo ha enviado. Una vez que el empleado envíe el formulario (o sea aprobado, si se requieren aprobaciones), el estado cambia a Exportación pendiente.
Los formularios aparecen como Exportación pendiente si:
Fueron enviados (sin flujo de aprobación), o
Fueron aprobados (si se requieren aprobaciones).
Una vez que la próxima ejecución de nómina incluya la línea:
El estado se actualiza a Exportado.
Aparece un enlace al talón de pago correspondiente.
Puede hacer seguimiento de todo a través del Registro de formularios y la vista del talón de pago.
Nota: También puede agregar manualmente una línea de reembolso, asignación o deducción a un talón de pago en borrador, independientemente de cualquier formulario de RR. HH.
Actualizar o eliminar elementos vinculados
Si edita una pregunta del formulario para desmarcar Vincular a la nómina, se eliminará el vínculo para los envíos futuros.
Si se elimina un talón de pago o una ejecución de nómina en borrador:
Se elimina la línea vinculada.
Se vuelve a vincular en la próxima ejecución de nómina si el envío del formulario sigue siendo válido y está pendiente de exportación.
Eliminar un envío de formulario borra el vínculo con la nómina.
Solución de problemas
¿El formulario no se exporta?
Asegúrese de que el envío esté completado (y aprobado, si se requieren aprobaciones).
¿La nómina no se actualiza?
Confirme que la pregunta esté marcada como Vinculada y que el Tipo de elemento de nómina correcto esté configurado.
Para asignaciones, confirme que el tipo de respuesta de la pregunta sea Número y que se haya seleccionado una tarifa de ganancias.
Para deducciones, confirme que el tipo de respuesta de la pregunta sea Moneda y que se haya seleccionado un tipo de deducción.
¿Se eliminó una entrada?
Vuelva a exportar para restablecer las líneas válidas.
O agregue manualmente una línea a un talón de pago en borrador.