Workforce se asocia con Checkeeper para pagar a los empleados con cheque. Tenga en cuenta que esta guía solo aplica para los suscriptores de Workforce Payroll.
¿Qué cubre esta guía?
¿Qué es Checkeeper?
Checkeeper es un servicio en línea de impresión y envío de cheques que se encarga de crearlos, imprimirlos y enviarlos por correo en su nombre, sin necesidad de chequeras preimpresas. Después de importar o ingresar la información de pago, Checkeeper formatea el cheque automáticamente, imprime los datos en un cheque con la marca de la empresa y lo envía directamente a la dirección indicada. Esto facilita la gestión de pagos con cheque de forma digital, mientras se siguen emitiendo cheques físicos a través de su cuenta bancaria.
Paso 1: Configuración
Para exportar los cheques de los empleados a Checkeeper, primero deberá habilitar Checkeeper y seleccionar la dirección a la que desea que se envíen los cheques. Para hacerlo, vaya a Nómina > Configuración de nómina > Configuración de empresa y seleccione la pestaña Configuración general.
En esta pestaña, verá la casilla para habilitar las exportaciones de Checkeeper. Al marcarla, aparecerán las siguientes opciones:
Actualmente se admiten tres opciones de dirección para las exportaciones de Checkeeper:
Dirección del departamento del empleado
Establece la dirección del cheque de cada empleado según la ubicación del departamento al que reporta.
Dirección particular del empleado
Establece la dirección del cheque de cada empleado según su dirección particular, tal como está configurada en su perfil de usuario.
Dirección personalizada
Aquí puede especificar una dirección personalizada a la que se enviarán todos los cheques de Checkeeper.
Puede buscar y seleccionar una dirección mediante la barra de búsqueda de Google Maps:
O ingresarla manualmente:
Paso 2: Marcar los talones de pago como pagos de Checkeeper
Una vez que haya habilitado las exportaciones de Checkeeper y seleccionado a dónde desea enviar los cheques, ya puede comenzar a marcar los talones de pago como pagos de Checkeeper listos para exportar.
Después de exportar sus hojas de tiempo a su borrador de nómina, ubique el talón de pago que desea pagar a través de Checkeeper. Seleccione el menú desplegable Acciones en la parte superior derecha de la página y elija Marcar como pago de Checkeeper.
Nota: Si no ve esta opción, verifique que las exportaciones de Checkeeper estén habilitadas según se describe en el Paso 1, y que el talón de pago no esté configurado ya como pago manual.
Haga clic en Confirmar en la ventana emergente para finalizar la actualización del método de pago.
Una vez confirmado, verá la etiqueta de estado con el texto Pago de Checkeeper - No se pagó automáticamente.
Ahora puede continuar publicando esa nómina como lo haría normalmente. Si hay más empleados que desea pagar a través de Checkeeper, puede repetir este paso para cada empleado en el borrador de nómina.
Paso 3: Descargar el archivo CSV de Checkeeper
Una vez publicada la nómina, puede descargar el archivo CSV de Checkeeper directamente desde la página de la nómina publicada, a través del menú desplegable Acciones, seleccionando Descargar archivo de Checkeeper.
Esto descargará un archivo CSV con el siguiente formato:
Número de cheque | Beneficiario | Dirección | Ciudad | Estado | Código postal | Monto | Nota |
654321 | Woz Workforce | 150 North Michigan Avenue | Chicago | IL | 60601 | 1477.81 | Período de pago 23 feb - 01 mar |
Desde aquí, puede seguir la guía de Checkeeper sobre cómo cargar un archivo CSV a la plataforma de Checkeeper.