¿Qué se incluye en esta guía?:
Descripción general del importador de documentos de RR. HH.
El importador de documentos de RR. HH. te permite cargar un único archivo zip que contiene todos los documentos de RR. HH. de tus empleados, y Workforce ordena y archiva automáticamente cada uno en el perfil del empleado y el tipo de documento correctos, en lugar de que tengas que cargar los archivos uno por uno en cada perfil.
Esto resulta especialmente útil cuando:
Estás migrando desde otro sistema y necesitas traer los documentos históricos
Estás incorporando un gran lote de nuevos empleados que ya tienen su documentación firmada
Has estado guardando archivos de RR. HH. fuera de Workforce y quieres consolidarlos en los perfiles de los empleados
Cómo acceder al importador de documentos de RR. HH.
Para encontrar el importador de documentos de RR. HH.:
Ve a Settings > All Settings > Customise & Extend Workforce > Import & Export > HR Documents.
2. Desde aquí, selecciona Import junto a HR Documents para comenzar a cargar tus archivos.
3. Luego continúa en tu sección existente HR Documents Importer Overview.
Dar formato al archivo
Workforce lee los nombres de las carpetas y los archivos dentro de tu zip para determinar a qué empleado pertenece cada archivo y qué tipo de documento es. Cuanta más estructura agregues, menos tendrás que asignar manualmente durante la importación.
Hay dos formas principales de etiquetar tus archivos para que se emparejen automáticamente:
Opción 1: Coloca los archivos de cada empleado en una carpeta con su nombre. Workforce empareja el nombre de la carpeta con un empleado activo de tu cuenta. Dentro de la carpeta de cada empleado, usa una subcarpeta con el nombre del tipo de documento, y todos los archivos que contenga se archivarán como ese tipo.
Opción 2: Documentos con nombre. Si no tienes carpetas para cada tipo de documento, Workforce también puede emparejar al empleado a partir del propio nombre del archivo (por ejemplo, Employment Agreement Contract - Amber Warner.pdf se reconocería como un contrato de Amber Warner).
Los formatos de archivo admitidos (lo que se puede cargar) incluyen:
PDF
Documentos de Word
Imágenes (JPG, PNG, GIF)
Archivos de texto
Archivos CSV
Correos de Outlook.
Los tipos de documento (a los que se asignan en Workforce) incluyen:
Contratos
Documentos
Advertencias
Evaluaciones de desempeño
Capacitación
Formularios
Notas de archivo
Otros
Importar el archivo
Para cargar tu archivo:
Ve a Settings > All Settings > Import & Export > HR Documents. El importador se desarrolla en cuatro pasos:
Select zip: Carga un único archivo zip (de hasta 1 GB) y elige un valor predeterminado para quién puede ver los archivos (el empleado o su responsable, o ambos). Puedes cambiar esto por archivo en el siguiente paso.
Assign files: Workforce escanea el archivo y muestra cada archivo individual con su empleado asociado, tipo de documento y visibilidad.
Para cualquiera de ellos, elige el empleado y el tipo de documento correctos en los menús desplegables, o marca Don't import para dejar el archivo fuera.
Los archivos que se pueden emparejar correctamente se marcan como Ready; cualquier caso ambiguo se marca como Needs review. Un archivo puede marcarse así si:
Ningún empleado activo coincide con el nombre de la carpeta o del archivo
Más de un empleado activo podría coincidir
Si un archivo no se puede importar en absoluto, se omite en lugar de requerir revisión. Por ejemplo, tipos de archivo no admitidos, archivos zip anidados, archivos de más de 15 MB, accesos directos o enlaces simbólicos, y archivos protegidos con contraseña:
Una vez que cada archivo esté revisado y configurado, desplázate hasta el final y haz clic en Preview Contents:
Preview: Esta página mostrará un resumen de lo que se creará y lo que se omitirá, según tus ediciones. En este punto todavía no se crea nada.
Results: Una vez que importes, Workforce archiva cada documento en el perfil correcto y muestra un recuento final de archivos creados y omitidos, con un desglose línea por línea que puedes buscar.
Ver los archivos importados
Cada archivo importado aparece en la pestaña Notes & Files del empleado, y también aparece en el lugar donde ese tipo de documento se encuentra normalmente en Workforce.
Por ejemplo, un archivo importado como contrato aparece como 'Imported' en Contracts en el perfil del empleado y en la página Sent Contracts.
Notas adicionales
Cada archivo cargado se archiva como un nuevo documento. Workforce no comprueba si ya existe uno coincidente en el perfil. Importar el mismo zip dos veces archivará todo dos veces, así que ejecuta una importación con el mismo archivo una sola vez.
Los archivos de más de 15 MB se omiten.
El propio zip puede tener hasta 1 GB.