¿Qué cubre esta guía?
Contratista vs. empleado: la prueba del IRS
Workforce Payroll admite contratistas 1099 mediante un archivo de nómina 1099 independiente, separado de la nómina W-2 de sus empleados. Los ciclos de nómina para contratistas no retienen ni remiten impuestos; en cambio, usted recaba un W-9, paga el monto bruto en cada período de pago y genera paquetes de 1099-NEC al cierre del año fiscal.
Un contratista independiente 1099 es un trabajador al que usted paga por un servicio y que no es su empleado. El IRS aplica una prueba de derecho consuetudinario que evalúa el control conductual, el control financiero y el tipo de relación. Si el trabajador cumple con los criterios del IRS para ser considerado empleado, debe recibir pago como empleado W-2, no como contratista 1099.
Para consultar la guía completa del IRS, visite ¿Contratista independiente (trabajador por cuenta propia) o empleado? en irs.gov. La clasificación incorrecta conlleva sanciones reales. Workforce no aplica la clasificación; esa decisión es suya. Una vez que haya determinado que alguien es contratista, el resto de este artículo explica cómo pagarle a través de Workforce.
El archivo de nómina 1099
En Workforce, un archivo de empresa de nómina es el contenedor a nivel de empresa que gestiona grupos de pago, ciclos de nómina, perfiles fiscales y datos bancarios. Los contratistas se procesan desde un archivo de empresa 1099 independiente, paralelo a su archivo W-2, no dentro de él.
Para crear un archivo de nómina 1099:
Vaya a Nómina > Configuración.
Haga clic en Agregar archivo de nómina y abra el menú desplegable.
Seleccione Agregar integración 1099 (la opción predeterminada Agregar archivo de nómina crea un archivo W-2).
Una vez creado el archivo 1099, configure al menos un grupo de pago en él. Ese es el calendario con el que se generan los ciclos de nómina para contratistas, de la misma manera en que los ciclos W-2 se generan a partir de los grupos de pago W-2.
Cómo configurar a un contratista
Marcar al trabajador como contratista
En el perfil del trabajador, dentro de la configuración de nómina, márquelo como contratista 1099. Internamente, Workforce registra esto en la configuración de nómina del usuario, y el usuario solo cuenta como contratista mientras esa opción esté activada.
Completar el perfil del contratista
Cada contratista tiene un perfil de contratista con los datos que Workforce necesita para los informes 1099. El perfil es obligatorio e incluye:
Nombre de la entidad: el nombre legal que figura en el W-9 del contratista (su nombre propio si es propietario único, o el nombre comercial en caso contrario).
Tipo de TIN y TIN: SSN, ITIN o EIN. El TIN debe tener exactamente 9 dígitos, y Workforce valida el formato para SSNs e ITINs.
Archivo adjunto del W-9: suba el W-9 firmado del contratista (PDF, JPG o PNG) si desea guardar una copia en papel.
Consentimiento para 1099 electrónico: inscriba al contratista para recibir su 1099-NEC de forma electrónica.
Nota: Hasta que los primeros tres campos (nombre de la entidad, tipo de TIN y TIN, y archivo adjunto del W-9) estén completos, el perfil del contratista aparecerá como incompleto y el ciclo de nómina mostrará la advertencia Perfil de contratista incompleto. Un talón de pago sin TIN bloquea el proceso de publicación con el error TIN de contratista faltante. El consentimiento para el 1099 electrónico es opcional: los contratistas que no hayan dado su consentimiento recibirán un 1099-NEC en papel al cierre del año fiscal.
Cuenta bancaria
Agregue la cuenta bancaria del contratista si desea pagarle mediante depósito directo (ACH). El panel de datos bancarios en el perfil es la única sección de configuración de nómina disponible en el perfil del contratista; las ganancias autopagadas, deducciones, contribuciones del empleador, tiempo libre, exenciones fiscales y embargos no están disponibles para contratistas y no aparecen en su perfil.
Cómo ejecutar un ciclo de nómina para contratistas
Los ciclos de nómina para contratistas se encuentran en Nómina > Ejecutar nómina, al igual que los ciclos W-2. Cada ciclo está vinculado a un único archivo de nómina, por lo que un ciclo para contratistas corresponde al archivo 1099. La lista de ciclos de nómina muestra a qué archivo pertenece cada uno.
Para ejecutar la nómina de contratistas:
Abra el borrador del ciclo de nómina en el archivo de nómina 1099.
Agregue contratistas mediante + Agregar contratista en el ciclo de nómina, o deje que Workforce genere los talones de pago a partir de las hojas de tiempo importadas.
Abra cada talón de pago y revise las líneas de ganancias (tarifa × unidades, más cualquier asignación). No hay líneas de impuestos, deducciones ni contribuciones que revisar, ya que no existen en los talones de pago de contratistas.
Resuelva los errores señalados en el ciclo de nómina (por ejemplo, TIN de contratista faltante).
Publique el ciclo de nómina.
A los contratistas se les puede pagar mediante depósito directo (ACH), cheque o como pago manual, igual que a los empleados.
Nota: Workforce no permite mezclar tipos de trabajadores en un mismo ciclo de nómina. Agregar un empleado W-2 a un ciclo de nómina de contratistas genera el error Empleado en ciclo de nómina de contratistas; agregar un contratista a un ciclo W-2 genera el error Contratista en ciclo de nómina de empleados. Mueva a la persona al ciclo correcto o corrija su clasificación en su perfil.
Diferencias respecto a un ciclo de nómina W-2
Un ciclo de nómina para contratistas es similar en apariencia, pero omite la mayor parte de lo que hace un ciclo W-2. En concreto:
Sin retención de impuestos: no se retienen el impuesto federal sobre la renta, FICA (Seguro Social y Medicare) ni los impuestos estatales y locales sobre la renta de los pagos a contratistas.
Sin impuestos del empleador: no hay contribución FICA del empleador, ni FUTA, ni SUTA sobre los salarios de contratistas.
Sin declaraciones fiscales: Workforce no presenta el formulario 941, 940, retenciones estatales ni declaraciones de desempleo por salarios de contratistas.
Sin W-4: los contratistas no completan un W-4 federal ni ningún certificado de retención estatal. Los bloqueos por formularios de retención no aplican a los contratistas.
Solo ganancias: el talón de pago de un contratista incluye únicamente líneas de ganancias. No tiene deducciones, contribuciones del empleador, reembolsos, acumulaciones de tiempo libre, embargos ni líneas fiscales.
Sin configuración de perfil fiscal: el archivo de nómina 1099 no tiene perfiles fiscales federales ni estatales, por lo que los bloqueos de "Perfil fiscal faltante" a nivel de empresa no aplican.
Formulario de fin de año: los contratistas reciben un 1099-NEC, no un W-2.
1099-NEC de fin de año
Al cierre del año calendario, Workforce genera un 1099-NEC para cada contratista en el archivo de nómina 1099, basándose en sus ganancias acumuladas en el año como contratista.
Los documentos 1099-NEC se gestionan en Nómina > Declaraciones fiscales > Paquetes fiscales, en el archivo de nómina 1099. Desde allí puede:
Crear un paquete fiscal para el año y adjuntar los formularios generados.
Registrar ajustes según sea necesario.
Distribuirlos electrónicamente a los contratistas que tengan activada la opción de Consentimiento para 1099 electrónico en su perfil, o imprimirlos y enviarlos por correo a quienes no lo hayan hecho.
Umbral de declaración de $600
De forma predeterminada, Workforce aplica el umbral de declaración del IRS: los contratistas que hayan ganado menos de $600 durante el año calendario quedan excluidos de la generación del 1099-NEC. Esto corresponde a la regla estándar del IRS para la compensación a no empleados.
Si su organización necesita generar formularios 1099-NEC para contratistas que hayan ganado menos de $600, un administrador puede desactivar el umbral:
Vaya a Nómina > Configuración en el archivo de nómina 1099.
Abra Configuración avanzada.
En Configuración de 1099-NEC, desmarque Aplicar umbral de declaración 1099-NEC.
Guarde. A partir de ahora, Workforce incluirá a todos los contratistas en los informes 1099-NEC independientemente del monto de sus ganancias.
Sugerencia: Asegúrese de que cada contratista tenga un perfil completo (W-9, TIN, tipo de TIN, nombre de la entidad) antes del cierre del año. Detectar un TIN faltante o inválido al final del año implica correcciones al 1099 y posibles sanciones del IRS.
Pagar a la misma persona como W-2 y como 1099
Workforce trata el estado W-2 y el estado 1099 como una propiedad de un único registro de usuario. Una vez que a un trabajador se le haya pagado como contratista, no podrá recibir pago también como empleado en el mismo registro, y viceversa.
Si alguien genuinamente necesita recibir pago de ambas formas (por ejemplo, un empleado que también opera un negocio independiente y le factura por servicios distintos), cree un perfil de usuario separado para la segunda relación y establezca su clasificación correspondiente:
Un perfil W-2 en su archivo de nómina W-2, con ganancias normales, impuestos e informe W-2.
Un perfil 1099 en su archivo de nómina 1099, con perfil de contratista, W-9 e informe 1099-NEC.
Asegúrese de que las funciones de cada parte sean genuinamente separables. Los criterios del IRS mencionados anteriormente siguen aplicando; no puede reclasificar una relación laboral regular como trabajo 1099 simplemente creando un segundo perfil.