¿Qué cubre esta guía?
Descripción general
Los talones de pago pueden previsualizarse y enviarse a los empleados en dos etapas del proceso de nómina:
Próximo (Borrador) — Mientras una corrida de nómina aún está en borrador, puedes enviarle a los empleados una vista previa de su talón de pago. Esto les permite ver sus ganancias antes de que se finalice la nómina.
Publicado (Registrado) — Una vez que se registra la corrida de nómina, puedes enviarles a los empleados su talón de pago oficial y finalizado.
Los empleados pueden ver sus talones de pago por correo electrónico (como archivo PDF adjunto) y a través de la aplicación móvil.
Vistas previas de talones de pago próximos
¿Quién puede enviarlas?
Cualquier oficial de nómina o administrador con permiso para editar corridas de nómina.
Cómo enviar correos de vista previa
Debes tener una corrida de nómina en borrador existente. Mientras está en borrador, tienes dos opciones:
Envío masivo: En la página de Corrida de nómina, haz clic en Enviar vistas previas de talones de pago por correo para enviar las vistas previas a todos los empleados de la corrida a la vez.
Envío individual: Abre el talón de pago de un empleado específico dentro de la corrida de nómina y haz clic en Enviar vista previa por correo para enviar solo la vista previa de ese empleado.
Nota: Las vistas previas de talones de pago próximos solo se pueden enviar mientras la corrida de nómina está en borrador. Una vez que se registra la corrida, las vistas previas dejan de estar disponibles — el talón de pago se convierte en un talón de pago publicado y finalizado.
Cómo ven los empleados las vistas previas próximas
Correo electrónico: Los empleados reciben un correo con un enlace para ver su vista previa del talón de pago en formato PDF.
Aplicación móvil: Después de que se envía el correo de vista previa, el talón de pago próximo también queda disponible en la aplicación móvil. Aparece una notificación en la página de Inicio del empleado con un enlace al talón. También pueden encontrarlo en Perfil > Talones de pago.
La vista previa muestra un aviso: "TALÓN DE PAGO EN BORRADOR — SOLO VISTA PREVIA — LOS TOTALES DEL AÑO EN CURSO NO INCLUYEN LOS TALONES DE PAGO EN BORRADOR."
Reenvío de vistas previas
Puedes reenviar los correos de vista previa tantas veces como sea necesario antes de que se registre la corrida de nómina. La aplicación móvil siempre muestra la versión más reciente del talón de pago, pero reenviar el correo sigue siendo útil para notificar al empleado que se realizaron cambios y enviarle un PDF actualizado.
Información que aparece en un talón de pago próximo
Los talones de pago próximos muestran las mismas secciones que un talón de pago finalizado (ver más abajo), con dos diferencias clave:
Se muestra un aviso de borrador que indica claramente que se trata de una vista previa, no de un talón de pago final.
Los totales del año en curso no incluyen los montos de la corrida de nómina en borrador actual — solo reflejan las corridas de nómina registradas anteriormente.
Talones de pago publicados
Cómo enviar talones de pago finalizados
Después de registrar una corrida de nómina, puedes enviar los talones de pago oficiales:
Envío masivo: En la página de la corrida de nómina registrada, haz clic en Enviar talones de pago por correo para enviarlos a todos los empleados. Esta opción solo envía el correo a los empleados que aún no han recibido su talón de pago.
Envío individual: Abre el talón de pago de un empleado y haz clic en Enviar talón de pago por correo para enviar o reenviar ese talón específico.
Los talones de pago publicados pueden reenviarse tantas veces como sea necesario.
Cómo ven los empleados los talones de pago publicados
Correo electrónico: Los empleados reciben un correo con su talón de pago adjunto en formato PDF.
Aplicación móvil: Los talones de pago publicados aparecen en Perfil > Talones de pago una vez que se cumple alguna de estas condiciones:
Ha llegado la fecha de pago, o
Un oficial de nómina ha enviado el talón de pago por correo
Los empleados pueden descargar el PDF desde la aplicación móvil.
Escritorio: Los talones de pago están disponibles en el perfil del usuario, en la pestaña Nómina.
Información que aparece en un talón de pago
Sección | Detalles |
Encabezado | Nombre del empleado, SSN enmascarado, ID de nómina, domicilio del empleado, nombre y domicilio de la empresa, fecha de pago, fechas del período de pago |
Ganancias | Cada tipo de ganancia (Regular, Horas extra, etc.) con tarifa, multiplicador, horas/unidades, monto actual y total del año en curso |
Reembolsos | Motivo y monto del reembolso |
Impuestos del empleado | Impuesto federal sobre la renta, Seguro Social, Medicare, impuesto estatal, impuesto local — cada uno con montos actuales y del año en curso |
Impuestos del empleador | Seguro Social, Medicare y otros impuestos a cargo del empleador — montos actuales y del año en curso |
Embargos | Tipo de embargo (p. ej., manutención de hijos) con montos actuales y del año en curso |
Deducciones | Deducciones antes y después de impuestos (p. ej., seguro médico, aportaciones para el retiro) con montos actuales y del año en curso |
Contribuciones del empleador | Beneficios pagados por el empleador (p. ej., aportación al 401k, seguro médico) con montos actuales y del año en curso |
Saldos de tiempo libre | Tipo de tiempo libre (PTO, enfermedad, etc.) con tiempo acumulado, tomado y saldo actual |
Detalles de pago | Método de pago — Depósito directo (con número de cuenta enmascarado), cheque manual u otro método — y monto neto a pagar |
Nota: Los contratistas no tienen retenciones de impuestos, deducciones, beneficios ni saldos de tiempo libre en sus talones de pago.
Solución de problemas
Los correos electrónicos no se están enviando
Verifica que el empleado tenga una dirección de correo electrónico personal válida en su perfil. Los correos con talones de pago se envían al correo personal del empleado.
El empleado no puede ver su talón de pago próximo en la aplicación móvil
Un oficial de nómina debe haber enviado el correo de vista previa mientras la corrida de nómina aún estaba en borrador. Si la corrida ya fue registrada, la vista previa próxima ya no está disponible — el empleado debe buscar el talón de pago bajo sus talones publicados (lo cual requiere que un oficial de nómina envíe el talón finalizado por correo).
El empleado no puede ver un talón de pago publicado en la aplicación móvil
Los talones de pago publicados aparecen una vez que ha llegado la fecha de pago o que un oficial de nómina ha enviado el talón por correo, lo que ocurra primero. Si ninguna de las dos condiciones se ha cumplido, el talón de pago aún no será visible.