¿Qué cubre esta guía?
Verificar la preparación para nómina
El Informe Central de Validación de Pago (Informes -> Cumplimiento -> Informe Central de Validación de Pago) es una herramienta útil para identificar cualquier problema que deba corregirse antes de procesar la nómina. Puede seleccionar Configurar verificaciones para determinar qué validaciones deben bloquear acciones, mostrar solo una advertencia o deshabilitarse por completo.
El Informe Central de Validación de Pago abarca el conjunto completo de validaciones. Si necesita un informe más específico, el Informe Individual de Validación de Pago (Informes -> Cumplimiento -> Informe Individual de Validación de Pago) permite enfocarse en verificaciones específicas. También incluye una opción preconfigurada de Preparación para Nómina de EE. UU. que ya contempla todas las validaciones que pueden impedir la ejecución de la nómina, como la ausencia de W-4 o I-9.
Consulte la guía de ayuda de Informes de Nómina para obtener más información sobre los informes de nómina.
Finalizar hojas de tiempo en Workforce
Al final de cada período de pago, asegúrese de que todas las hojas de tiempo del período estén finalizadas. Esto incluye:
Aprobar las hojas de tiempo
Aprobar o rechazar las solicitudes de tiempo libre
Corregir los errores y advertencias de validación de pago que sean necesarios
Una vez que las hojas de tiempo estén finalizadas, navegue a la pestaña Hojas de tiempo y haga clic en el botón Vista previa de exportación.
Revise los errores o advertencias de exportación, confirme el total de horas y salarios, y haga clic en el botón Crear ejecución de nómina.
Una vez completado, verá una pantalla de confirmación y podrá navegar a Workforce Payroll. Si hay errores, la pantalla indicará qué salió mal o qué debe corregirse.
Publicar una ejecución de nómina
Al hacer clic en el enlace de la ejecución de nómina, verá un resumen borrador que incluye:
Nómina total
Pago neto
Impuestos del empleado
Impuestos del empleador
Monto de retiro
Así como la información individual del talón de pago de cada empleado.
Nota: Antes de publicar la ejecución de nómina, puede consultar el Informe de Comparación entre Hoja de Tiempo y Talón de Pago para verificar que los costos en su hoja de tiempo coincidan con los de la ejecución de nómina. Consulte la guía de ayuda de Informes de Nómina para obtener más información sobre este informe.
Ingrese la fecha de pago correcta. Consulte la guía de ayuda de Fechas y plazos de pago para obtener más información sobre las fechas de pago disponibles.
Revise los detalles de la ejecución de nómina, incluidos ingresos e impuestos
Corrija cualquier error que aparezca (por ejemplo, datos bancarios faltantes)
Si es la primera vez que paga al personal, verifique que toda su información sea correcta
Marque los talones de pago individuales que correspondan a pagos manuales realizados fuera del sistema (consulte la guía de ayuda correspondiente para obtener más información)
Haga clic en el botón Publicar ejecución de nómina una vez que todo esté listo
Nota importante: Los clientes de Kotapay deben descargar y enviar el archivo NACH a Kotapay después de publicar la ejecución de nómina. Consulte la guía de ayuda de Kotapay para obtener más información.
Enviar talones de pago por correo electrónico
Una vez publicada la ejecución de nómina, estará disponible la opción Enviar talones de pago por correo electrónico.
Al hacer clic en este botón, se enviará una copia electrónica del talón de pago del empleado al correo electrónico registrado en su perfil en Workforce.
Una vez enviados los talones de pago, aparecerá un mensaje de confirmación en la parte superior de la ejecución de nómina.
Tenga en cuenta que los talones de pago siempre estarán disponibles en la aplicación móvil del empleado en la fecha de pago, independientemente de si se les enviaron por correo electrónico.