¿Qué cubre esta guía?
Dónde encontrar Importar / Exportar
Abre Nómina, ve a Configuración de nómina y selecciona Importar / Exportar.
La sección de Exportación
La sección de Exportación es una cuadrícula de enlaces. Cada enlace descarga un CSV para un tipo de dato específico. Los enlaces están agrupados bajo los siguientes encabezados:
Información del personal — por ejemplo, direcciones, cuentas bancarias (datos ACH), saldos de tiempo libre, SSN, plantillas de ingresos, plantillas de deducciones, plantillas de contribuciones
Formularios de retenciones del personal — W-4 federales y los certificados de retención estatal compatibles con Workforce
Saldos iniciales de nómina del personal — tasa de ingresos, tipo de deducción, tipo de contribución, tipo de tiempo libre, impuestos y saldos iniciales de contratistas
Configuración del diario contable — cuentas y configuración relacionada del diario
Líneas de talón de pago en borrador — líneas de ingresos, deducciones, contribuciones, reembolsos e impuestos en talones de pago en borrador
Haz clic en cualquier enlace y Workforce descargará ese CSV de inmediato. El archivo que obtienes tiene el mismo formato que el importador espera, por lo que puedes editarlo y volver a cargarlo.
La lista exacta de enlaces que ves puede variar según las jurisdicciones y funciones habilitadas en tu cuenta.
La sección de Importación
La sección de Importación es un formulario breve con dos campos:
Tipo de datos — un menú desplegable con todos los tipos de datos que puedes importar
CSV — un selector de archivos que solo acepta archivos
.csv
Selecciona el tipo de datos, elige el CSV y haz clic en Importar.
Workforce lee el archivo, lo procesa a través del importador correspondiente al tipo de dato y confirma cuántas filas se actualizaron o muestra una lista de errores en la parte superior de la página.
Cómo la importación actualiza los datos existentes
El comportamiento de actualización varía según el tipo de dato:
Las direcciones y los certificados de retención se actualizan con los nuevos datos proporcionados.
Las cuentas bancarias se reemplazan con los datos bancarios que cargues. Puedes incluir tantas filas como desees por empleado. Incluye una fila solo con el nombre e ID (sin otros valores) para eliminar todos los datos bancarios existentes de ese empleado.
Las plantillas de deducciones y de contribuciones se reemplazan al importar: todas las plantillas existentes se eliminan y se vuelven a crear desde tu CSV.
Los saldos de tiempo libre se actualizan según la columna
leave_type. Si encuentras errores aquí, asegúrate de haber creado primero todos tus tipos de tiempo libre.La configuración del diario contable (cuentas) puede crearse o actualizarse, pero no eliminarse. Las filas se emparejan primero por nombre y luego por código.
Para otros tipos de datos, el comportamiento exacto del importador depende del tipo. Revisa el CSV descargado y los resultados de validación antes de volver a cargar archivos de gran tamaño.
Errores y nueva carga de archivos
Si una fila no puede importarse, Workforce muestra los errores de importación en la parte superior de la página Importar / Exportar. Cada error hace referencia al número de fila de tu CSV y al nombre del empleado (cuando corresponde), junto con el motivo — por ejemplo, "Usuario no encontrado" cuando el nombre y el ID del sistema no coinciden con ningún empleado en tu cuenta.
Corrige las filas en tu archivo original y carga el archivo nuevamente. Las filas que se importaron correctamente en un intento anterior no se vuelven a importar como duplicados: el importador identifica los registros existentes y los actualiza en su lugar.
Consejo: Siempre exporta antes de importar. Descargar el CSV actual primero te proporciona el formato exacto de columnas que el importador espera, así como los valores existentes, de modo que tus ediciones se integren con los datos que Workforce ya reconoce.