¿Qué cubre esta guía?:
Por qué es importante otorgar acceso
Workforce presenta las retenciones estatales e impuestos de desempleo en su nombre, pero la mayoría de los estados requieren que usted autorice a Workforce en el portal de impuestos del estado primero. Su consultor de implementación lo guiará en este proceso para cada estado donde tenga empleados. Este artículo explica por qué es importante y qué puede esperar.
Para que Workforce deposite impuestos estatales y presente declaraciones estatales en su nombre, cada agencia estatal debe reconocer a Workforce como una parte autorizada en su cuenta. Esta autorización se conoce comúnmente como acceso de Administrador de Terceros (TPA, por sus siglas en inglés), aunque los estados utilizan distintos nombres: Agente de Reportes, Poder Notarial, Proveedor de Servicios o Representante Autorizado.
Sin la autorización correspondiente, la agencia estatal rechazará los depósitos y declaraciones presentados en su nombre, generalmente con un error de "no autorizado" o "agente no registrado". Esto puede ocasionar:
Multas por depósito tardío e intereses del Departamento de Ingresos del estado o de la agencia de desempleo
Rechazo de declaraciones que deberán volver a presentarse una vez que se otorgue el acceso
Avisos enviados directamente a usted en lugar de a Workforce, lo que retrasa la resolución del problema
Otorgar acceso con anticipación —antes de su primera nómina que afecte a cada estado— garantiza que las presentaciones de impuestos sean correctas desde el primer día.
Cómo operan los distintos estados
No existe un estándar nacional único para otorgar acceso a terceros. Cada estado administra su propio sistema de retenciones a través de un Departamento de Ingresos (o su equivalente) y su propio programa de seguro de desempleo a través de un Departamento de Trabajo o agencia laboral. La mayoría de los estados requieren una autorización separada para cada uno. Algunos estados, como Washington, también requieren una autorización adicional para la compensación laboral a través del Departamento de Trabajo e Industrias (L&I).
En los 50 estados y el Distrito de Columbia, la autorización generalmente sigue uno de estos esquemas:
Autorización a través del portal en línea. Usted inicia sesión en el portal de impuestos patronales del estado, busca la sección para administrar terceros o usuarios autorizados, y agrega a Workforce utilizando un número de identificación TPA, número de cuenta o código de proveedor de servicios que le proporcionará su consultor de implementación. Este es el esquema más común.
Aceptación recíproca — Workforce inicia, usted confirma. En algunos estados, Workforce envía una solicitud a través de su propio portal de agentes y usted recibe una notificación en su cuenta patronal para aprobar la conexión.
Poder Notarial en papel o PDF. Algunos estados requieren un formulario de Poder Notarial firmado, enviado por correo, fax o cargado a la agencia. El formulario identifica a un agente de presentación específico y los tipos de impuestos cubiertos. El procesamiento puede tardar varias semanas.
Estados con proveedor único. Algunos estados solo permiten un presentador externo a la vez por cuenta. Si está cambiando desde otro proveedor de nómina, el acceso del proveedor anterior debe eliminarse antes de que Workforce pueda ser agregado.
Estados sin impuesto sobre la renta estatal. Los estados que no tienen impuesto sobre los salarios (como Texas, Florida, Tennessee y otros) igualmente requieren autorización para el seguro de desempleo y, en algunos casos, autorizaciones adicionales para compensación laboral o licencia familiar pagada.
Los pasos específicos, nombres de formularios y tiempos de procesamiento varían según el estado. Su consultor de implementación le proporcionará las instrucciones detalladas, los identificadores TPA de Workforce y cualquier formulario que deba firmar.
Formulario 8655 y autorización federal de agente de reportes
A nivel federal, el IRS utiliza el Formulario 8655 (Autorización de Agente de Reportes). Al firmar el Formulario 8655, usted autoriza a Workforce a presentar declaraciones federales de impuestos laborales (Formulario 941, Formulario 940, Formulario 944) y realizar depósitos de impuestos federales en su nombre. Este es un formulario de uso único que cubre únicamente los impuestos federales y no otorga acceso a nivel estatal. El Formulario 8655 se completa como parte de Configurar Perfiles de Impuestos durante la incorporación.
Varios estados cuentan con su propio equivalente al Formulario 8655: un formulario estatal de Agente de Reportes o Poder Notarial que debe firmarse y presentarse junto con cualquier autorización en el portal en línea. Cuando corresponda, su consultor de implementación se lo enviará para su firma.
Cómo se lleva a cabo la configuración durante la incorporación
El acceso al portal estatal se configura de manera conjunta con su consultor de implementación durante la incorporación. El proceso general es el siguiente:
Confirmar los estados en los que presentará declaraciones. Su consultor utiliza las ubicaciones de trabajo de sus empleados para determinar qué cuentas de retenciones y seguro de desempleo estatales requieren autorización.
Recibir las instrucciones específicas de cada estado. Para cada estado, su consultor le enviará los pasos a seguir, el número de identificación TPA o código de agente de Workforce, y cualquier formulario que deba firmarse.
Completar la autorización. Usted inicia sesión en el portal de cada estado (o firma y devuelve el formulario correspondiente) y otorga el acceso. Las autorizaciones en línea suelen procesarse en 1 a 3 días hábiles; los formularios en papel pueden tardar de 2 a 3 semanas.
Verificación. Su consultor confirma la conexión del lado de Workforce antes de su primera nómina que afecte a ese estado.
Consejo: Inicie el proceso de acceso al portal estatal con anticipación durante la incorporación, no la semana antes de su primera nómina. Las autorizaciones en línea suelen ser rápidas, pero los formularios enviados por correo y las transiciones de proveedor único pueden tardar varias semanas. Su consultor de implementación le indicará si algún estado tiene un tiempo de espera prolongado.