En casi todos los casos, el cálculo es correcto y la sorpresa surge de cómo funciona realmente la fórmula del IRS. Workforce sigue la Publicación 15-T del IRS al pie de la letra. Puede consultar la publicación completa en https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/p15t.pdf — cada tabla de retenciones por tramos que Workforce utiliza proviene directamente de ese documento.

Algunos aspectos que suelen generar confusión:

Abra el W-4 más reciente del empleado y revíselo campo por campo. Los campos que con mayor frecuencia presentan errores son:

Si el W-4 parece correcto pero el número sigue sin cuadrar, generalmente el problema no es el impuesto federal sobre la renta sino otra cosa: deducciones antes de impuestos que modifican el salario imponible, un saldo de impuesto diferido que se está recuperando (consulte el artículo sobre Diferimiento de Impuestos), o un pago de bono que aplica las reglas de salario suplementario. Abra la sección de impuestos del talón de pago y casi siempre la diferencia será visible línea por línea.

Cada estado tiene sus propias reglas. Algunos aplican una tasa fija, otros son progresivos y varios no tienen impuesto personal sobre la renta. Las retenciones estatales se determinan según el certificado de retención estatal que el empleado firma en la aplicación móvil de Workforce desde su lista de formularios de impuestos.

Algunas jurisdicciones cobran impuestos locales sobre ingresos o salarios que dependen del domicilio del empleado, su lugar de trabajo, o ambos. Workforce los determina a partir de la dirección del empleado y la ubicación del equipo de nómina predeterminado. Si alguno de estos datos es incorrecto, los impuestos locales también lo serán — corrija esos registros primero y el cálculo se actualizará automáticamente.

De forma predeterminada, Workforce retiene impuestos para el estado donde se realiza el trabajo y aplica cualquier declaración de reciprocidad entre estados que el empleado haya presentado. Si ambos estados tienen un acuerdo de reciprocidad, el empleado puede reclamarlo desde la sección de retención para no residentes de su formulario de impuestos del estado de trabajo en la aplicación móvil. Consulte el artículo sobre Reciprocidad del Impuesto Estatal sobre la Renta para ver la lista de acuerdos y su funcionamiento.

Abra el talón de pago. Este muestra los ingresos brutos, las deducciones antes de impuestos, el salario imponible, los impuestos (federales, estatales y locales), las deducciones después de impuestos y el pago neto. Compare línea por línea con el período anterior — la discrepancia casi siempre corresponde a una sola línea que cambió (una deducción de beneficio que entró en vigor, un bono puntual que activó las reglas de salario suplementario, una retención judicial que comenzó).

Las propinas registradas a través de Workforce aparecen como líneas de ingresos independientes. Las propinas en efectivo que el empleado ya recibió en persona se reportan (y se gravan) pero no se pagan a través de la nómina, mientras que las propinas incluidas en el cheque se agregan al pago neto. El comportamiento exacto depende de cómo esté configurado el tipo de ingreso por propinas en su configuración de nómina. Si el pago neto de un empleado con propinas no alcanza a cubrir el impuesto generado, consulte el artículo sobre Diferimiento de Impuestos.

Las retenciones judiciales (órdenes de manutención de hijos, embargos del IRS, embargos de acreedores, embargos administrativos de salarios por préstamos estudiantiles) se configuran como deducciones en el perfil del empleado y las gestiona un administrador, no el empleado. Utilice la orden de la agencia emisora para establecer el monto o porcentaje y cualquier límite máximo de retención, y adjunte una copia de la orden al registro del empleado. Una vez configurada, Workforce aplica la retención judicial automáticamente en cada ciclo de nómina regular, en el orden de prioridad que exigen las reglas federales.

Workforce procesa los depósitos directos a través de ACH, y los créditos ACH se acreditan en la fecha de pago establecida en el ciclo de nómina, no el día en que se publicó la nómina. Para cumplir con esa fecha de pago, el ciclo de nómina debe publicarse antes del límite de tiempo dentro de su ventana de elegibilidad — Workforce bloqueará un ciclo de nómina cuya fecha de pago esté fuera de la ventana o caiga en fin de semana o día festivo bancario federal. El banco receptor luego pone los fondos a disposición del empleado en la fecha de pago, aunque la hora exacta del día depende del banco receptor.

La mayoría de los depósitos "faltantes" se resuelven solos una vez que el banco receptor los acredita más tarde en el día. Antes de escalar el problema:

Si el banco confirma que no se intentó ningún depósito y los datos ACH del empleado en el sistema son correctos, comuníquese con su representante de Workforce.com.

Un retorno ACH sobre el débito de Workforce desde la cuenta de su empresa genera un NSF abierto en el ciclo de nómina afectado. Workforce bloqueará la publicación del siguiente ciclo de nómina hasta que se resuelva el NSF — este aparecerá en el artículo sobre Bloqueos de Nómina como NSF abierto. Resuélvalo desde el ciclo de nómina afectado y podrá volver a procesar la nómina.

Sí — inicie un nuevo ciclo de nómina con el tipo apropiado (por ejemplo, un pago de bono único) y una fecha de pago elegible. Los ciclos fuera de ciclo siguen las mismas reglas de ventana de elegibilidad, días bancarios y límites de publicación que los ciclos regulares. Los bonos pagados de forma independiente generalmente aplican la tasa de salario suplementario del IRS (actualmente un 22% federal fijo), por lo que un talón de pago de bono suele parecer que tiene impuestos más altos en comparación con un cheque regular.

Agregue los ingresos faltantes (pago retroactivo, horas no pagadas, ajuste retroactivo de tarifa) en el siguiente ciclo de nómina regular, o en un ciclo fuera de ciclo si no puede esperar. Los salarios se gravan en el período en que se pagan, no en el período en que se devengaron. No edite retroactivamente un ciclo de nómina ya publicado — recrear un ciclo publicado genera problemas con las declaraciones de impuestos y el historial de pagos.

Siga el proceso de Correcciones por Pago Excesivo para revertir un talón de pago publicado y corregir el registro del empleado.

Antes de la fecha límite del IRS, el 31 de enero. Todos los empleados pueden ver su W-2 electrónicamente en su lista de formularios de impuestos en la aplicación móvil de Workforce una vez que se publique. Los empleados que opten por recibir los documentos en formato electrónico (desde Configuración de Nómina en la aplicación) no recibirán copia en papel.

Comuníquese con support@workforce.com e indique el problema. Es posible que se requiera un W-2c y enmiendas a las declaraciones de impuestos trimestrales.

Porque está configurado en Workforce como contratista independiente y no como empleado. Consulte el artículo sobre Nómina para Contratistas. La clasificación incorrecta puede ser costosa — asegúrese de que la clasificación del trabajador coincida con su relación real con su empresa antes del cierre de año.

Corresponde al impuesto FICA no cobrado de Seguro Social (código A) o Medicare (código B) sobre propinas — el monto que el empleador no pudo recuperar a través de la nómina antes del 31 de diciembre. El artículo sobre Diferimiento de Impuestos explica cómo se acumula el saldo y cómo evitar que aparezca en el W-2.

Comuníquese con support@workforce.com cuando: