¿Qué cubre esta guía?
Cuando los empleados reciben su pago mediante depósito directo, los pagos se envían a través de la red bancaria ACH. En algunos casos, un banco puede notificar a Workforce Payroll sobre un problema con una transacción.
Como administrador empleador, puede encontrar dos tipos de notificaciones:
Devoluciones ACH – el banco del empleado rechazó el pago
Avisos de Cambio (NOC) – el banco aceptó el pago pero requiere información de cuenta corregida para pagos futuros
Entender cómo funcionan estas notificaciones, y qué acciones se requieren, ayudará a garantizar que los empleados reciban su pago lo más pronto posible.
¿Qué es una devolución ACH?
Una devolución ACH ocurre cuando el banco del empleado rechaza un depósito directo después de que fue enviado.
Las razones más comunes para las devoluciones incluyen:
Número de cuenta bancaria inválido
Cuenta bancaria cerrada
Número de ruta incorrecto
Cuenta que no puede recibir depósitos
Cuando ocurre una devolución, el pago regresa a través de la red bancaria a Workforce Payroll. Si usted es miembro de Kotapay, los fondos serán devueltos a su cuenta bancaria.
Cronograma de devoluciones ACH
Las devoluciones ACH no son inmediatas y generalmente ocurren dentro de los dos días hábiles posteriores al pago original.
Cronograma típico:
Se procesa la nómina y el pago se envía al banco del empleado.
El banco intenta depositar los fondos.
Si la información de la cuenta es inválida, el banco rechaza el pago.
Los fondos se devuelven a través de la red ACH a Workforce (o a su cuenta vinculada a Kotapay).
El administrador empleador recibe una notificación por correo electrónico una vez que se recibe la devolución.
Qué deben hacer los administradores (Kotapay)
Si no es cliente de Kotapay (o no sabe qué es Kotapay), pase a la siguiente sección.
Si recibe una notificación de devolución:
Paso 1 — Confirme la información bancaria correcta
Trabaje con el empleado para confirmar que los datos de su cuenta bancaria han sido corregidos en Workforce.
Paso 2 — Pague al empleado nuevamente
El empleado deberá ser pagado nuevamente. Puede pagarle al empleado de forma manual en efectivo o con cheque, o puede hacerlo a través de Workforce. Si lo paga a través de Workforce, realice el pago mediante una corrida de nómina fuera de ciclo, y asegúrese de que el monto sea un Reembolso por el importe del pago devuelto. Si utiliza otro tipo de ingreso, duplicará incorrectamente la obligación tributaria.
Qué deben hacer los administradores (No Kotapay)
Si no sabe qué es Kotapay, debe seguir las instrucciones a continuación:
Si recibe una notificación de devolución:
Paso 1 — Confirme la información bancaria correcta
Trabaje con el empleado para confirmar que los datos de su cuenta bancaria han sido corregidos en Workforce.
Paso 2 — Pague al empleado nuevamente
Si notifica a Workforce que la cuenta bancaria ha sido corregida dentro de las 48 horas posteriores a haber recibido la notificación de devolución, reprocesaremos el pago sin costo adicional. Si pierde la ventana de 48 horas, Workforce devolverá los fondos a su cuenta bancaria y usted será responsable de volver a pagar al empleado:
Puede pagarle al empleado de forma manual en efectivo o con cheque, o puede hacerlo a través de Workforce. Si lo paga a través de Workforce, realice el pago mediante una corrida de nómina fuera de ciclo, y asegúrese de que el monto sea un Reembolso por el importe del pago devuelto. Si utiliza otro tipo de ingreso, duplicará incorrectamente la obligación tributaria.
Avisos de Cambio
Un Aviso de Cambio (NOC) ocurre cuando el banco del empleado acepta un pago pero notifica a Workforce que los datos de la cuenta bancaria deben corregirse para pagos futuros.
Esto puede suceder si:
El número de ruta ha cambiado
El banco requiere una corrección de formato
La información de la cuenta necesita actualizarse
Qué deben hacer los administradores:
Revise la notificación.
Actualice la información de la cuenta bancaria del empleado en Workforce.
Asegúrese de realizar el cambio antes de la siguiente corrida de nómina.
Si no se realiza la actualización, los futuros depósitos directos pueden fallar y generar una devolución ACH.
Buenas prácticas para evitar devoluciones
Para reducir interrupciones en la nómina:
Pida a los empleados que verifiquen cuidadosamente su información bancaria al ingresarla
Anime a los empleados a verificar dos veces los números de ruta y de cuenta
Actualice cualquier Aviso de Cambio antes de la siguiente corrida de nómina
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si un empleado ingresa datos bancarios incorrectos?
Si se ingresan datos bancarios incorrectos y el banco rechaza el pago, ocurrirá una devolución ACH y se aplicará el proceso descrito anteriormente.
¿Qué pasa si un empleado dice que sus datos bancarios eran incorrectos pero no hubo devolución?
Si el pago fue entregado exitosamente a la cuenta bancaria proporcionada, los fondos no pueden recuperarse automáticamente.
En esta situación:
Workforce no puede recuperar el pago a través del proceso normal de devolución.
El administrador puede solicitar a Workforce que intente una reversión bancaria por fraude.
Sin embargo, las reversiones solo son posibles en casos de fraude comprobado. Ejemplos de fraude incluyen:
La cuenta bancaria del empleado fue comprometida o hackeada
Los datos bancarios fueron cambiados maliciosamente sin el conocimiento del empleado
Ejemplos que no se consideran fraude incluyen:
Un empleado que accidentalmente escribe el número de cuenta incorrecto
Un empleado que proporciona información bancaria incorrecta
Si los fondos fueron depositados en una cuenta incorrecta debido a un error del usuario, es posible que el empleado deba trabajar directamente con su banco para intentar recuperarlos. Puede solicitar un número de rastreo que proporcionaremos para que el banco del empleado pueda localizar la transacción.