La mayor parte de la información de nómina que un empleado necesita consultar o actualizar se encuentra en la pestaña Mi Perfil de la app móvil de Workforce (la pestaña de la barra inferior con el ícono de persona). Mi Perfil es la misma pantalla durante el proceso de incorporación y después — lo que cambia es qué pestañas están disponibles. Las pestañas relacionadas con nómina que aparecen allí son Datos Personales, Datos de Dirección, Datos Bancarios, Formularios Fiscales, Talones de Pago y, para contratistas independientes, Información de Trabajador 1099. El Formulario I-9 aparece durante la incorporación (o cuando un administrador solicita una nueva presentación).

El autoservicio para empleados activos está controlado por los permisos de Autoservicio del Empleado. Si un empleado no puede ver alguna de estas pestañas en su app, lo más probable es que el equipo o la organización no haya habilitado el Autoservicio del Empleado para ellos — no es un error de la app.

Los talones de pago se encuentran en Mi Perfil > Talones de Pago. La pantalla muestra una lista con cada fila etiquetada con la fecha de pago, el período de pago y el monto del pago neto. Al tocar una fila se abre el PDF del talón de pago, que el empleado puede guardar o compartir usando la función estándar de compartir PDF de su teléfono.

La lista incluye todos los talones de pago publicados del empleado, ordenados por fecha de pago con el más reciente en la parte superior. Si se ha publicado una corrida de nómina pero su fecha de pago aún está en el futuro, el talón de pago próximo aparece en una sección separada en la parte superior de la pantalla — pero solo si el empleador ha elegido enviar la vista previa a los empleados por correo electrónico. De lo contrario, el empleado solo verá los talones de pago anteriores.

Los documentos fiscales de fin de año se encuentran en el mismo lugar donde el empleado completa sus formularios fiscales: Mi Perfil > Formularios Fiscales.

Para empleados con W-2, una vez que el empleador haya finalizado los W-2 del año, aparece una fila de W-2 en la parte inferior de la lista de Formularios Fiscales. Al tocarla se abre el PDF oficial del W-2. La misma fila de W-2 permanece disponible para exempleados en la pantalla de Formularios Fiscales, de modo que un empleado que ya no trabaja en la empresa pueda seguir accediendo a su W-2 desde la app.

Para los empleados configurados como contratistas independientes 1099, el equivalente es Mi Perfil > Información de Trabajador 1099. Desde esa pantalla, el contratista puede optar por recibir el 1099 de forma electrónica, ingresar el nombre de su entidad y cualquier nombre comercial ("doing business as"), elegir el tipo de TIN (SSN o EIN), ingresar el TIN y cargar un Formulario W-9 firmado. Una vez generado el 1099 de fin de año, el contratista que haya optado por la entrega electrónica lo recibirá a través de la app en lugar de por correo postal.

Las cuentas de depósito directo se administran en Mi Perfil > Datos Bancarios. Los empleados pueden agregar varias cuentas ACH y distribuir su pago entre ellas.

Para agregar una cuenta:

Cuando existe más de una cuenta, cada cuenta no primaria puede configurarse con un Monto fijo (un valor en dólares descontado de cada pago), un Porcentaje del pago neto, o el Saldo restante. Solo una cuenta puede ser la cuenta de saldo restante; todo lo que no se destine a las cuentas de monto fijo y porcentaje irá a esta.

Para editar o eliminar una cuenta, abra la fila de la cuenta en la pantalla de Datos Bancarios, toque el ícono de edición, modifique los campos o la distribución de pago y luego toque Actualizar. Eliminar se encuentra en la misma pantalla y elimina la cuenta después de un mensaje de confirmación.

Los certificados de retención se completan desde Mi Perfil > Formularios Fiscales. La pantalla muestra una fila de Configuración de Nómina en la parte superior, luego una fila para el W-4 federal y una fila para cada certificado de retención estatal que aplique al empleado según sus direcciones de trabajo y domicilio. La lista se genera a partir de las jurisdicciones fiscales del empleado, por lo que agregar o cambiar una dirección puede agregar o eliminar filas en esta sección.

Configuración de Nómina es donde el empleado ingresa su Número de Seguro Social (9 dígitos, enmascarado a menos que el campo esté activo) y marca la casilla para optar por la entrega electrónica del W-2. El SSN debe estar registrado antes de poder firmar cualquiera de los certificados de retención. La corrida de nómina también bloquea la emisión de un talón de pago si el SSN sigue sin registrarse 30 días después de la fecha de inicio del empleado.

Para el W-4 federal y cada formulario estatal, el empleado abre la fila, completa los campos del certificado oficial que aparecen para esa jurisdicción (estado civil para efectos fiscales, dependientes, retenciones adicionales, exenciones y cualquier dato específico del estado) y firma el certificado al final. Workforce muestra el conjunto de campos correspondiente a la versión del formulario vigente — el W-4 federal de 2020 en adelante, por ejemplo, ya no solicita el número de exenciones. Para estados con reciprocidad, una sección de retención para no residentes permite al empleado declarar un estado recíproco en lugar de que se le retenga impuesto para el estado donde trabaja.

Si el proceso de selección WOTC (Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo) está habilitado en la cuenta del empleado, también aparece una fila adicional de Formularios de Crédito Fiscal por Oportunidad de Trabajo en Formularios Fiscales, con el aviso de preselección del Formulario 8850 del IRS y el Formulario ETA 9061 de características individuales. Ambos son opcionales para el empleado.

Otras dos pestañas en Mi Perfil son relevantes para nómina, aunque no son pantallas exclusivas de nómina:

Ambas pantallas son de solo lectura de forma predeterminada y cuentan con un ícono de edición en la esquina superior derecha para activar el modo de edición.

La sección del empleado del Formulario I-9 se presenta como una pestaña solo durante la incorporación — aparece en Mi Perfil mientras el empleado está completando su flujo de incorporación y desaparece una vez que la Sección 1 ha sido enviada. Después de eso, es de solo lectura en Workforce; si es necesario volver a completar la Sección 1, un administrador debe solicitar una nueva presentación desde el área administrativa, lo que vuelve a habilitar la pestaña I-9 en la app del empleado.

Algunos campos de nómina no pueden ser editados por el empleado de forma intencional. Estos deben ser modificados por un administrador de la organización o un oficial de nómina: