Cómo funciona la declaración de impuestos

Cuando procesa la nómina, se retienen impuestos de los salarios de sus empleados y se calculan en su nombre cada período de pago. Estos incluyen:

Impuesto federal sobre la renta: retenido de los salarios de los empleados según su W-4
Seguro Social y Medicare (FICA): retenido de los salarios de los empleados, con una contribución equivalente del empleador
Impuesto federal por desempleo (FUTA): pagado por el empleador
Impuesto estatal sobre la renta: retenido de los salarios de los empleados según el certificado de retenciones estatal correspondiente (donde aplique)
Impuesto estatal por desempleo (SUTA): pagado por el empleador
Otros impuestos estatales: como la Licencia Familiar y Médica Pagada (PFML)
Impuestos locales: retenidos o pagados según corresponda, de acuerdo con las jurisdicciones fiscales configuradas

Las retenciones fiscales se cobran de su cuenta bancaria cuando publica cada ejecución de nómina. Workforce luego presenta las declaraciones de impuestos requeridas y realiza los pagos a las agencias federales, estatales y locales correspondientes en su nombre — usted no necesita presentarlas ni pagarlas por su cuenta.

Para ver sus declaraciones de impuestos, navegue a:

Nómina → Configuración de nómina → Declaraciones de impuestos

Conciliación trimestral

Los impuestos de nómina se concilian trimestralmente siguiendo el calendario del IRS:

Trimestre	Período	Fecha límite de presentación
T1	Enero – Marzo	30 de abril
T2	Abril – Junio	31 de julio
T3	Julio – Septiembre	31 de octubre
T4	Octubre – Diciembre	31 de enero

Al final de cada trimestre, Workforce concilia todos los impuestos retenidos, calculados y depositados.

Los impuestos se presentan y pagan antes del final del primer mes del trimestre siguiente
La obligación tributaria real se compara con los montos recaudados
Las diferencias se cobran o reembolsan automáticamente

Pueden surgir pequeñas discrepancias debido a:

Redondeo entre períodos de pago
Cambios de tasa a mitad de trimestre
Correcciones realizadas durante el trimestre

Nota: No se requiere ninguna acción de su parte. Cualquier ajuste aparecerá en su paquete de declaración de impuestos.

Qué incluye su paquete de declaración de impuestos

Después de cada trimestre, se carga un paquete de declaración de impuestos en su página de Declaraciones de impuestos. Incluye:

Copias de todas las declaraciones de impuestos
(p. ej., Formulario 941, declaraciones estatales de retenciones, declaraciones estatales de desempleo)
Cálculos y conciliaciones fiscales
Desglose de cómo se calculó su obligación tributaria, incluidos los ajustes
Historial de cobros y depósitos
Registro de todos los cobros y pagos de impuestos realizados durante el trimestre

Este paquete sirve como su registro oficial de cumplimiento tributario. Consérvelo para sus archivos.

Cambio de proveedor de nómina a mitad de año

Si cambia a Workforce durante el año:

Los totales acumulados del año permanecen precisos
Los salarios, retenciones y contribuciones previas se transfieren
Los formularios de fin de año están completos
Los W-2 reflejan el año completo, no solo la nómina de Workforce
Las declaraciones trimestrales se mantienen precisas
Incluye datos de ambos proveedores si el cambio ocurrió a mitad de trimestre

Necesitará un resumen de nómina acumulado del año de su proveedor anterior durante el proceso de incorporación.

Cambio de proveedor de nómina a mitad de trimestre

Si realiza el cambio a mitad de trimestre:

Su proveedor anterior habrá recaudado los impuestos trimestrales, pero no habrá presentado las declaraciones
Ese proveedor deberá reembolsarle esos fondos trimestrales
Workforce los cobrará para presentar el trimestre completo

Nota: Esto no es un cobro doble — garantiza una presentación precisa bajo un solo proveedor.

Declaraciones de fin de año

Workforce también gestiona las declaraciones anuales, entre ellas:

Formulario W-2 — reporte de salarios e impuestos de los empleados
Formulario W-3 — resumen de los W-2
Formulario 1099 — ganancias de contratistas
Formulario 940 — declaración federal de desempleo (FUTA)
Declaraciones anuales estatales — donde se requiera

Los paquetes de declaración de fin de año suelen estar disponibles en enero del año siguiente al período fiscal.

Enmiendas y correcciones

Si se identifica un error después de presentar la declaración:

Workforce presenta declaraciones enmendadas ante la agencia correspondiente
Las actualizaciones se reflejan en su página de Declaraciones de impuestos

Si detecta algún problema, comuníquese con el soporte de Workforce para revisarlo y corregirlo.

Las correcciones no están incluidas en su tarifa de suscripción, así que asegúrese de consultar con su contacto de soporte para saber qué enmiendas son necesarias y cuáles son los cargos correspondientes.

Preguntas frecuentes

¿Necesito presentar o pagar impuestos yo mismo?

No. Workforce se encarga de todas las presentaciones y pagos. Solo necesita procesar la nómina y asegurarse de contar con fondos suficientes.

¿Qué sucede si debo impuestos adicionales después de la conciliación?

La diferencia se cobrará automáticamente — no se requiere ninguna acción de su parte.

¿Qué sucede si pagué impuestos de más?

Los pagos en exceso se reembolsan automáticamente durante la conciliación, siempre que no hayan sido enviados a las agencias tributarias. Si ya fueron pagados a las agencias, el crédito se trasladará al siguiente trimestre o la agencia le realizará el reembolso directamente. Comuníquese con su contacto de soporte si tiene preguntas sobre un reembolso o crédito pendiente.

¿Cuándo recibiré mi paquete de declaración de impuestos?

Antes del final del primer mes siguiente al cierre del trimestre.

¿Qué formularios se incluyen en el paquete trimestral?

Generalmente:

Formulario 941
Declaraciones estatales de retenciones
Declaraciones estatales de desempleo
Cálculos de conciliación
Historial de depósitos