¿Qué cubre esta guía?:
Qué es el reporte de nuevos empleados
La ley federal exige que todos los empleadores reporten a los empleados nuevos y recontratados al estado donde trabajan, generalmente dentro de los 20 días posteriores a su fecha de inicio. Workforce Payroll realiza este trámite de forma automática — no es necesario subir archivos, enviar correos ni hacer clic en nada. Este artículo explica en qué consiste el reporte de nuevos empleados, cuándo Workforce envía un reporte y qué información del empleado debe estar registrada para que sea incluido.
El reporte de nuevos empleados es un requisito federal y estatal mediante el cual los empleadores deben informar a cada empleado recién contratado o recontratado al estado donde trabaja. Cada estado administra un Directorio de Nuevos Empleados, y los datos se transfieren al Directorio Nacional Federal de Nuevos Empleados. Esta información se utiliza principalmente para hacer cumplir las órdenes de manutención de menores y para detectar fraudes en el seguro de desempleo y la compensación laboral.
El reporte estándar incluye:
El nombre legal del empleado, su domicilio, número de Seguro Social y fecha de contratación
El nombre del empleador, su dirección y el Número de Identificación Federal del Empleador (FEIN)
La ley federal establece un plazo de 20 días a partir de la fecha de contratación; algunos estados exigen un plazo menor.
Cómo lo gestiona Workforce
Workforce presenta automáticamente los reportes de nuevos empleados en su nombre como parte del servicio de nómina. No es necesario subir ningún archivo, realizar ninguna configuración ni iniciar el trámite manualmente.
Cuándo se incluye a un nuevo empleado
Para que un empleado sea considerado en el reporte de nuevos empleados, se deben cumplir todos los siguientes requisitos:
Su fecha de inicio está registrada y corresponde al último mes.
Su nombre legal completo está registrado.
Su número de Seguro Social está registrado.
Su domicilio está registrado.
No ha sido reportado anteriormente.
Si falta alguno de estos datos, el empleado queda pendiente y se incluye una vez que se agrega la información, siempre que esto ocurra antes de que venza el período de revisión. La razón más frecuente por la que se retiene a un empleado es la falta del SSN o del domicilio.
En el perfil del empleado no hay ningún campo etiquetado como "reporte de nuevos empleados". Si su información personal (nombre, domicilio, SSN, fecha de contratación) está completa en Workforce, el reporte se envía automáticamente. Estos mismos campos son necesarios para completar el W-4 y para incluir al empleado en una nómina, por lo que en la práctica, un empleado listo para recibir pago también está listo para ser reportado.
Preguntas frecuentes
¿Necesito hacer algo? No. Siempre que la información personal del empleado esté completa en Workforce, el reporte se presentará automáticamente en la próxima ejecución semanal.
¿Se reportan los contratistas? La ley federal exige el reporte de empleados con W-2. Algunos estados también requieren el reporte de contratistas independientes que superen un umbral de pago; Workforce incluye a los contratistas en los reportes de esos estados cuando tienen un TIN y el resto de su información personal registrada.
¿Workforce confirmará el envío del reporte? Workforce registra internamente la fecha de presentación de cada empleado. En este momento no se envía una confirmación al cliente cuando se presenta el reporte.
¿Qué sucede si mi empleado comienza en un estado pero vive en otro? El reporte sigue al estado donde trabaja el empleado, no donde reside.
Consejo: La forma más sencilla de mantenerse dentro del plazo federal de 20 días es asegurarse de que el nombre, el domicilio y el SSN de cada nuevo empleado estén ingresados en Workforce antes de su primer día o el mismo día. Una vez que estos campos estén completos, la próxima ejecución semanal se encargará del resto.