Esta guía de ayuda explica cómo corregir un pago en exceso en Workforce. Tenga en cuenta que esta guía solo aplica para suscriptores de Workforce Payroll.
En caso de que un empleado haya recibido un pago en exceso en un talón de pago específico, la función de corrección de pagos en exceso le permitirá revertir el talón de pago original y recuperar el monto pagado de más a través de nóminas futuras.
Antes de Comenzar
El talón de pago que desea corregir debe estar publicado.
No se pueden crear correcciones de pagos en exceso para talones de pago de un trimestre anterior.
No debe haber corridas de nómina en borrador que entren en conflicto con el grupo de nómina del empleado.
Paso 1: Localizar el Talón de Pago
Vaya a Payroll > Pay Runs, luego abra la corrida de nómina publicada que contiene el talón de pago con el pago en exceso. Haga clic en el talón de pago del empleado.
Paso 2: Iniciar la Corrección
En el talón de pago, haga clic en Correct Overpay.
Se le pedirá que confirme: «This will create a new pay run with adjustments to correct the overpayment. Do you want to continue?».
Haga clic en Yes, Correct Overpay para continuar.
Paso 3: Revisar la Corrida de Nómina de Corrección
El sistema creará automáticamente una nueva corrida de nómina de ajuste fuera de ciclo con una copia inversa (negativa) del talón de pago original, lo que resultará en un pago neto de $0.00.
Todos los montos del talón de pago original aparecerán como el negativo de su valor original. Esto incluye:
Líneas de ingresos negativas que revierten los ingresos originales
Líneas de impuestos negativas que revierten las retenciones de impuestos
Líneas de reembolso negativas (si aplica)
Líneas de tiempo libre negativas que revierten las horas de tiempo libre
Líneas de acumulación negativas que revierten las horas de tiempo libre acumuladas, pero únicamente para los tipos de tiempo libre que se acumulan en función de las horas trabajadas. Los tipos de licencia que utilizan otros métodos de acumulación (p. ej., por período de pago) no se ven afectados, ya que esas acumulaciones no están vinculadas a las horas del talón de pago original.
Nota: Las deducciones, contribuciones y embargos de salario no se revierten, ya que estos montos ya han sido remitidos y no pueden revertirse.
Se añadirá una nueva línea de adelanto en efectivo por el monto neto del pago en exceso (ingresos totales + reembolsos - impuestos del empleado). Aquí puede ajustar el monto de deducción por talón de pago en la línea de adelanto en efectivo para controlar cuánto se recupera de cada corrida de nómina futura.
Si varios empleados han recibido pagos en exceso, también puede agregar correcciones de pago en exceso a la nueva corrida de nómina de ajuste navegando al talón de pago correspondiente y haciendo clic en Correct Overpay como se describe en el Paso 2.
Paso 4: Publicar la Corrección
Una vez que haya revisado las correcciones, publique la corrida de nómina como lo haría con cualquier otra. El estado se actualizará a Overpay Adjustment Posted.
Cómo Funciona la Recuperación
Cuando se publica la corrección, el adelanto en efectivo genera una deducción automática que se aplicará a los talones de pago futuros del empleado hasta que el monto pagado en exceso sea recuperado en su totalidad. El monto de deducción por talón de pago determina cuánto se recupera de cada corrida de nómina subsiguiente.
Notas Importantes
No puede agregar nuevas líneas de ingresos, deducciones u otras a un talón de pago de corrección de pago en exceso.
Si varios empleados del mismo grupo de nómina recibieron pagos en exceso, sus correcciones se agruparán en una sola corrida de nómina de ajuste.
Cada grupo de nómina tendrá su propia corrida de nómina de corrección separada.
Las deducciones, contribuciones y embargos de salario que ya han sido pagados no pueden revertirse mediante este proceso.
Solo se revierten las acumulaciones de tiempo libre basadas en horas trabajadas. Los demás métodos de acumulación no se ven afectados.