¿Qué cubre esta guía?
Acerca de la asociación con 401go
401go es el proveedor de planes de jubilación 401(k) con el que Workforce se ha asociado para pequeñas y medianas empresas. Ofrecen un servicio integral de 401(k) que incluye la configuración del plan, el mantenimiento de registros, el cumplimiento normativo, la gestión de inversiones y la educación para los participantes, con un enfoque en una incorporación rápida y una experiencia moderna de autoservicio tanto para empleadores como para empleados.
Si ofreces a tus empleados un 401(k) a través de 401go, no es necesario mantener una conexión separada ni cargar archivos de contribuciones manualmente. Una vez que la asociación esté configurada en tu cuenta, los datos de nómina necesarios para financiar el plan se transfieren automáticamente de Workforce a 401go en cada período de pago.
Lo que ofrece 401go
401go es un proveedor completo de planes 401(k), por lo que el plan en sí reside en su plataforma y no dentro de Workforce. A través de 401go, tu empresa obtiene:
Configuración y administración del plan — diseño del plan (Traditional, Roth, Safe Harbor, Solo 401(k) y similares), seguimiento de elegibilidad y administración continua.
Mantenimiento de registros y cumplimiento normativo — presentaciones anuales, pruebas de no discriminación y seguimiento de los límites del IRS, todo gestionado por 401go.
Gestión de inversiones — las opciones en las que los empleados pueden invertir sus contribuciones.
Experiencia para el empleado — un portal y una aplicación móvil donde los empleados se inscriben, eligen su tasa de diferimiento (antes de impuestos o Roth), seleccionan inversiones y consultan su saldo.
Las actividades del empleador, como modificar el diseño del plan, ajustar las fórmulas del aporte del empleador o generar informes de cumplimiento, se realizan en el portal de 401go, no en Workforce.
Cómo fluyen los datos entre Workforce y 401go
La integración está diseñada para que puedas procesar la nómina como lo harías normalmente y dejar que los aspectos del 401(k) se gestionen solos. Después de cada período de pago, los datos de contribución que necesita 401go — las deducciones de los empleados, el aporte del empleador y las cifras de salario y horas en que se basan — se envían automáticamente.
En la práctica, esto significa:
Cuando un empleado se inscribe o cambia su tasa de diferimiento en el portal de 401go, esa elección se refleja automáticamente para que se retenga el monto correcto en su próximo talón de pago.
Cuando procesas la nómina, la deducción del 401(k) aparece en el talón de pago del empleado como cualquier otra deducción antes de impuestos o Roth, y el aporte del empleador (si tu plan lo contempla) se calcula y registra en el período de pago.
Una vez que se procesa el período de pago, los montos de las contribuciones se transfieren a 401go para que se inviertan en la cuenta de cada empleado.
No es necesario descargar un archivo de contribuciones de Workforce, iniciar sesión en 401go para cargarlo ni conciliar los totales entre los dos sistemas manualmente.
Requisitos estatales de jubilación
Varios estados exigen que los empleadores ofrezcan un plan de jubilación o inscriban a sus empleados en un programa estatal (como CalSavers en California, Illinois Secure Choice y similares). Ofrecer un plan privado que cumpla los requisitos, como un 401(k) de 401go, generalmente satisface el mandato, lo que permite solicitar una exención del programa estatal.
El trámite de la exención se realiza directamente con la agencia estatal correspondiente. Una vez inscrito en 401go, contarás con el plan calificado necesario para solicitarla.
Cómo empezar
Para configurar la asociación con 401go en tu empresa:
Regístrate para obtener un plan con 401go y completa su proceso de incorporación para que el plan quede establecido.
Comunícate con support@workforce.com para informarnos que estás usando 401go. Conectaremos tu cuenta de nómina con 401go para que los datos de contribuciones comiencen a fluir automáticamente.
Invita a tus empleados a inscribirse en 401go. Una vez que elijan una tasa de diferimiento, esta quedará reflejada en su próximo talón de pago.
Consejo: Las preguntas del día a día sobre tasas de diferimiento, opciones de inversión, consolidación de derechos, préstamos y límites de contribución del IRS se responden mejor directamente con 401go — ellos administran el plan y los registros de los participantes. El rol de Workforce es garantizar que las contribuciones de cada período de pago lleguen a 401go a tiempo.