¿Qué cubre esta guía?:
Cómo las ubicaciones definen las jurisdicciones fiscales
En Workforce Payroll, las ubicaciones son el puente entre el lugar donde trabaja un empleado y la forma en que se le aplican los impuestos. Cada ubicación tiene su propio conjunto de jurisdicciones fiscales (federal, estatal, condado y ciudad), y la ubicación de reporte del empleado es el campo que determina cuáles de esas jurisdicciones aplican en su talón de pago.
Una ubicación en Workforce representa un sitio de trabajo físico — una tienda, sucursal, almacén, restaurante u oficina — y tiene una dirección. Además de esa dirección, cada ubicación se configura con las jurisdicciones fiscales que aplican a los salarios devengados allí:
Federal — todas las ubicaciones tienen la jurisdicción federal.
Estatal — derivada del estado indicado en la dirección de la ubicación.
Condado y ciudad — se agregan cuando la localidad tiene su propio impuesto sobre la renta (por ejemplo, el impuesto local de servicios de Pensilvania o el impuesto municipal de Ohio).
Cuando la nómina calcula los impuestos estatales y locales de un empleado, no lee la dirección directamente, sino las jurisdicciones fiscales asociadas a esa ubicación. Por eso, configurar correctamente las jurisdicciones de una ubicación es lo que garantiza que sus impuestos funcionen bien. Las jurisdicciones de una ubicación se administran en Configuración de nómina → Jurisdicciones fiscales.
Los tres conceptos de ubicación en un empleado
Workforce registra tres tipos distintos de "ubicación" para cada empleado, y cada uno cumple una función diferente:
Ubicación trabajada — la ubicación asociada a un turno o entrada de hoja de tiempo específica. Un empleado puede trabajar en varias ubicaciones durante un período de pago (algo común en el comercio minorista y la hospitalidad), y cada turno registra dónde ocurrió.
Ubicación de reporte — el lugar de trabajo principal del empleado para efectos de nómina. Se obtiene del departamento de reporte del empleado y es la ubicación que se usa para los impuestos, las retenciones y la generación del W-2.
Ubicación de domicilio — derivada de la dirección particular del empleado. Se usa para los impuestos estatales y locales de residencia cuando el empleado vive en un lugar distinto al que trabaja.
En la mayoría de los casos, la ubicación de reporte y la ubicación de domicilio corresponden al mismo estado, por lo que la distinción no es relevante. La diferencia surge para empleados que trabajan en un estado diferente al de su residencia — por ejemplo, alguien que vive en NJ y trabaja en PA.
Por qué la ubicación de reporte determina la jurisdicción de nómina
De los tres tipos, la ubicación de reporte es el campo más importante para la nómina. Determina:
Retención del impuesto estatal sobre la renta — se aplican las reglas de retención del estado donde se trabaja (sujeto a cualquier elección de reciprocidad).
Impuestos locales sobre la renta — impuestos de condado, ciudad o distrito escolar configurados en la ubicación de reporte.
Seguro estatal de desempleo (SUTA) — los salarios se contabilizan hacia la base salarial estatal de la ubicación de reporte, bajo la cuenta SUTA de ese estado.
Compensación laboral — la aseguradora y las tarifas aplicables, incluidos los programas estatales específicos como Washington L&I.
Programas de licencia pagada o incapacidad — por ejemplo NJ TDI/FLI, NY PFL, WA PFML y otros programas administrados por el estado.
Salario mínimo y reglas de horas extra — reglas estatales y municipales como las horas extra diarias de California o las reglas de comida rápida de Nueva York.
Reporte de nuevos empleados — el estado de la ubicación de reporte es el estado en que Workforce presenta el reporte de nuevo empleado.
La ubicación de domicilio se aplica adicionalmente para las retenciones del estado de residencia cuando difiere del estado de trabajo. Los datos de la ubicación trabajada en un turno se registran para informes y control de costos laborales, pero no reemplazan la ubicación de reporte en el cálculo de impuestos.
Situaciones comunes
Apertura de una nueva ubicación en un nuevo estado
Deberá registrarse ante la agencia tributaria del nuevo estado para el impuesto sobre la renta y el desempleo antes de poder presentar la nómina allí. Agregue la ubicación en Workforce con su dirección, vaya a Configuración de nómina → Jurisdicciones fiscales para confirmar sus jurisdicciones fiscales y complete el Acceso al portal fiscal estatal para el nuevo estado. Luego, asigne a los empleados configurando su departamento de reporte a uno dentro de esa ubicación.
Empleados remotos
Los empleados remotos deben tener una ubicación configurada en el estado donde viven y trabajan, y esa ubicación debe ser su ubicación de reporte. Si asigna a un empleado remoto a la ubicación de otro estado, los impuestos se calcularán para ese estado en lugar del lugar donde vive el empleado.
Empleados que se trasladan
Actualice la ubicación de reporte del empleado (a través del departamento de reporte) y su dirección particular en la fecha de vigencia. Si el estado cambió a mitad de año, los salarios acumulados hasta la fecha permanecen atribuidos al estado anterior y los nuevos salarios comienzan a acumularse en el nuevo.
Empleados que viven en un estado y trabajan en otro
Cuando la ubicación de reporte y la dirección particular están en estados diferentes, ambos estados entran en juego: el estado de trabajo para retenciones y SUTA, y el estado de residencia posiblemente para las retenciones del residente. Si los dos estados tienen un acuerdo de reciprocidad, el empleado puede solicitarlo desde su formulario estatal de retenciones en la aplicación móvil, lo que cambia la retención estatal a su estado de residencia.
Trabajo en múltiples ubicaciones en un mismo período de pago
Los turnos pueden trabajarse en ubicaciones distintas a la ubicación de reporte. Workforce registra la ubicación trabajada de cada turno para informes de costos, pero los impuestos estatales y locales de la nómina siguen calculándose con base en la ubicación de reporte del empleado.
Errores comunes relacionados con ubicaciones
Jurisdicciones fiscales faltantes en una ubicación — la jurisdicción federal o estatal no está configurada en la ubicación. Vaya a Configuración de nómina → Jurisdicciones fiscales, abra la ubicación y agrégalas.
Ubicación de reporte faltante en un empleado — el empleado no tiene un departamento de reporte asignado, por lo que la nómina no puede determinar los impuestos estatales y locales. Asigne un departamento de reporte en el perfil del empleado.
Dirección particular faltante o incompleta — necesaria para los impuestos del estado de residencia y para el reporte de nuevos empleados. Complete la calle, ciudad, estado y código postal en el perfil del empleado.
Estado incorrecto en la dirección de una ubicación — los impuestos se calcularán según el estado indicado en la dirección. Si un sitio se mudó y la dirección no se actualizó, corrija primero la dirección.
Consejo: Si los impuestos estatales de un empleado parecen incorrectos, comience por su ubicación de reporte, luego revise las jurisdicciones fiscales de esa ubicación y después verifique la dirección particular del empleado. En ese orden, esos tres elementos son responsables de casi todos los resultados fiscales estatales y locales en una nómina.