¿Qué se cubre en esta guía?
Cuándo ocurre el arrastre de impuestos
El arrastre de impuestos se aplica cuando el salario de depósito directo de un empleado no es suficiente para cubrir los impuestos que Workforce debe retener. La causa más común es un empleado que recibe propinas en efectivo: dado que esas propinas ya fueron entregadas de la caja registradora, el único dinero del que Workforce puede hacer retenciones en el día de pago son los salarios regulares que se procesan por depósito directo. Cuando ese monto no alcanza para cubrir el total de FICA, el impuesto federal sobre la renta y el impuesto estatal sobre la renta que se deben sobre las propinas más los salarios, Workforce difiere la parte no cobrada y la recupera en la siguiente nómina.
En la mayoría de las nóminas, el salario bruto de un empleado es lo suficientemente alto como para que Workforce pueda retener todos los impuestos en su totalidad y aun así pagar un monto neto positivo por depósito directo. El arrastre es la excepción y casi siempre está relacionado con las propinas.
Las propinas en efectivo se consideran salario gravable: están sujetas a la parte del empleado correspondiente al Seguro Social y Medicare (FICA), al impuesto federal sobre la renta y al impuesto estatal sobre la renta. Sin embargo, el efectivo en sí nunca pasa por la nómina: el empleado ya lo recibió la noche del turno. Por eso, en el día de pago, Workforce debe calcular el impuesto sobre (salarios regulares + propinas en efectivo reportadas), pero solo puede hacer retenciones sobre la porción de salarios regulares. Si las propinas reportadas son altas en relación con los salarios regulares, el cálculo se queda sin fondos antes de que se cobre todo el impuesto.
Un ejemplo sencillo: un empleado trabaja una semana corta, gana $100 en salarios regulares y reporta $900 en propinas en efectivo. Solo el FICA equivale al 7.65% de $1,000 = $76.50, más el impuesto federal y estatal sobre la renta. Lo máximo que Workforce puede deducir del cheque de depósito directo de $100 es $100, por lo que el resto se arrastra.
Las reglas del IRS detrás del proceso
El IRS espera que los empleadores hagan un esfuerzo de buena fe para cobrar el impuesto completo sobre los salarios con propinas. Dos reglas definen cómo Workforce maneja el arrastre:
Cobro adicional dentro del año. Si el salario de depósito directo de un empleado no puede cubrir todo el FICA adeudado sobre sus propinas en efectivo en un período de pago determinado, se espera que el empleador recupere el faltante del salario del empleado en nóminas posteriores del mismo año calendario.
Reporte en el W-2 a fin de año. Cualquier FICA que el empleador no haya podido cobrar antes del 31 de diciembre debe reportarse en el W-2 del empleado en la Casilla 12 — código A para el impuesto del Seguro Social no cobrado sobre propinas, código B para el impuesto de Medicare no cobrado sobre propinas. El empleado luego paga el monto no cobrado con su declaración personal de impuestos.
Workforce implementa ambas reglas. El registro de arrastre genera las retenciones adicionales a lo largo del año, y cualquier saldo pendiente cuando se produzcan los W-2 se traslada automáticamente a la Casilla 12 con el código correcto.
Cómo Workforce rastrea y recupera el arrastre
El arrastre es automático. Cada vez que se calcula un talón de pago, Workforce ejecuta la siguiente secuencia por tipo de impuesto y por empleado:
Calcula el impuesto total adeudado sobre los salarios del período (pago regular + propinas reportadas + cualquier otro ingreso gravable).
Retiene lo máximo que el pago neto disponible permite.
Si queda algo sin cobrar, lo difiere a un saldo de arrastre por empleado y por tipo de impuesto. El saldo corresponde al año fiscal en curso y se rastrea por separado para el impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta de cada estado que aplique al empleado, el Seguro Social del empleado y Medicare del empleado.
En la siguiente nómina del empleado, antes de calcular las nuevas retenciones, Workforce verifica si existe algún saldo de arrastre abierto para ese impuesto. Si el salario de esa nómina es suficiente, retiene el impuesto regular del período más el monto adicional de recuperación, hasta lo que el pago neto permita. Si aún no alcanza, el saldo restante se traslada a la nómina siguiente.
Algunos detalles importantes a tener en cuenta:
Cada tipo de impuesto se arrastra de forma independiente. Un faltante en el impuesto federal sobre la renta y un faltante en Medicare generan dos saldos de arrastre separados y se recuperan en sus propios plazos.
Solo se arrastran los impuestos del empleado. El FICA del empleador, el FUTA y el SUTA los financia la empresa y no dependen del pago neto, por lo que nunca generan arrastre.
Los plazos varían según el tipo de impuesto. Los saldos de impuesto sobre la renta (federal y estatal) tienen como plazo el fin de año: pueden recuperarse en cualquier nómina hasta el 31 de diciembre. Los saldos de FICA (Seguro Social y Medicare) tienen un plazo más corto: el día 10 del mes siguiente a la fecha de pago de la nómina en que se originó el arrastre. Cualquier saldo pendiente después de su plazo ya no se ofrece para recuperación y se refleja en el W-2 (ver más abajo).
Qué verás en el talón de pago
Cuando un talón de pago tiene actividad de arrastre, Workforce muestra una tabla de Arrastre de Impuestos del Empleado en la sección de impuestos del talón. Cada fila corresponde a un tipo de impuesto con saldo abierto o en recuperación, y las columnas son:
Diferido — impuesto que se añadió al saldo de arrastre en esta nómina porque el pago neto no fue suficiente para cubrirlo.
Retenido — impuesto adicional cobrado en esta nómina para reducir un saldo diferido anteriormente.
Saldo (o Saldo anterior en un talón de pago en borrador) — lo que queda pendiente para ese tipo de impuesto después de esta nómina.
Cierre del período — el plazo para recuperar este saldo a través de la nómina. Para las líneas de impuesto sobre la renta, es el 31 de diciembre; para las líneas de FICA (Seguro Social y Medicare), es el día 10 del mes siguiente a la fecha de pago en que se originó el saldo.
En un talón de pago en borrador, la tabla también muestra un mensaje informativo indicando que el saldo mostrado no incluye la nómina en borrador actual; el saldo se actualiza una vez que se publica la nómina.
Cómo anular la retención adicional
De forma predeterminada, Workforce retendrá la mayor cantidad posible de un saldo de arrastre de impuesto sobre la renta pendiente que el pago neto de la nómina actual permita — este es el comportamiento estándar y alineado con el IRS. Sin embargo, hay situaciones en las que se desea retener menos del máximo en una nómina en particular (por ejemplo, el empleado ha solicitado distribuir el cobro adicional en más períodos de pago, o la retención adicional dejaría al empleado con un cheque demasiado pequeño). Para las líneas de arrastre de impuesto sobre la renta federal y estatal, puedes anular el monto que Workforce retiene en un talón de pago en borrador.
La anulación solo está disponible para las líneas de arrastre del impuesto sobre la renta personal (federal y estatal). El arrastre de FICA (Seguro Social y Medicare) no puede anularse — el FICA no cobrado se refleja en la Casilla 12 del W-2 si no se recupera a través de la nómina.
Para anular la retención adicional:
Abre la nómina en borrador y haz clic en el talón de pago del empleado.
Desplázate hasta la sección Arrastre de Impuestos del Empleado.
En la fila de la línea de impuesto sobre la renta que deseas ajustar, abre el menú de acciones de la fila (el ícono de puntos al final de la fila) y selecciona Anular.
En el cuadro de diálogo Anular retención de arrastre de impuestos, ingresa el monto en dólares que deseas que Workforce retenga en esta nómina en el campo Monto de anulación. Déjalo en blanco para volver a retener el máximo.
Marca la casilla de verificación de confirmación en la que aceptas que reducir la retención adicional podría no cumplir con las pautas de la autoridad fiscal.
Haz clic en Anular retención.
El talón de pago se recalcula de inmediato. La fila de arrastre muestra un ícono de alerta junto al monto retenido para que puedas ver de un vistazo que esta línea ha sido anulada. Para eliminar la anulación y volver al monto de recuperación predeterminado, vuelve a abrir el cuadro de diálogo y haz clic en Restablecer retención.
Algunas restricciones importantes a tener en cuenta:
La anulación solo está disponible en un talón de pago en borrador dentro de una nómina regular en borrador. Una vez publicada la nómina, la anulación queda bloqueada y el saldo diferido refleja lo que realmente se retuvo.
El monto de anulación debe estar entre $0 y el máximo que la nómina puede soportar — Workforce no permite retener más de lo que el pago neto disponible permite.
Cualquier monto que decidas no recuperar en esta nómina permanece en el saldo de arrastre y se ofrecerá nuevamente en la siguiente nómina.
Fin de año y el W-2
El período de recuperación depende del tipo de impuesto. Los saldos de impuesto sobre la renta (federal y estatal) cierran el 31 de diciembre y pueden recuperarse en cualquier nómina hasta fin de año. Los saldos de FICA (Seguro Social y Medicare) tienen un plazo más corto: el día 10 del mes siguiente a la fecha de pago en que se originaron. Por ejemplo, un faltante de FICA de una nómina de noviembre debe recuperarse antes del 10 de diciembre; de lo contrario, ya no se ofrecerá para cobro adicional.
Si todos los saldos se han recuperado antes de su plazo, el W-2 simplemente muestra la retención correcta del año completo. El arrastre no deja ningún rastro en el W-2.
Si el FICA (Seguro Social o Medicare) sigue pendiente al vencer su plazo, Workforce reporta el monto no cobrado en el W-2 del empleado en la Casilla 12 — código A para el Seguro Social, código B para Medicare. El empleado salda el monto con su declaración personal de impuestos.
Un arrastre de impuesto sobre la renta pendiente a fin de año indica que el empleado tuvo retenciones insuficientes durante el año. El empleado lo conciliará en su declaración personal; Workforce reporta la retención real en el W-2 de manera normal.
Consejo: Dado que los saldos de FICA cierran el día 10 de cada mes siguiente, no esperes hasta fin de año para resolverlos. Si puedes ver un saldo de FICA abierto en un talón de pago, planifica una recuperación en la siguiente nómina antes de que cierre el período. Para el arrastre de impuesto sobre la renta, tienes hasta el 31 de diciembre, pero resolverlo antes de la última nómina del año evita sorpresas de último momento.