¿Qué cubre esta guía?
Cómo funciona la retención del impuesto estatal sobre la renta
La mayoría de los estados de EE.UU. aplican un impuesto personal sobre la renta a los salarios y exigen a los empleadores que lo retengan de cada talón de pago. Algunos estados, como Florida y Texas, no gravan los ingresos salariales, por lo que no hay retención del impuesto estatal sobre la renta (SIT) para los empleados que viven y trabajan allí.
En los estados que sí tienen impuesto sobre la renta, dos factores determinan cómo el empleador realiza las retenciones:
El estado de trabajo — el estado donde el empleado realiza físicamente su trabajo. Por defecto, se aplica primero el impuesto sobre la renta del estado de trabajo, ya que los salarios tienen su origen allí.
El estado de residencia — el estado donde vive el empleado. Los estados de residencia generalmente gravan a sus residentes sobre todos sus ingresos, independientemente de dónde se hayan generado, y pueden exigir retenciones al empleador para los empleados residentes.
Cuando un empleado vive y trabaja en el mismo estado, solo interviene un estado y el cálculo es sencillo: el empleador retiene para ese estado. Cuando el estado de residencia y el estado de trabajo son distintos, ambos estados pueden reclamar los salarios, y las reglas descritas a continuación — certificados de retención, reciprocidad y nexo — determinan para qué estado(s) retiene realmente el empleador y en qué monto.
En Workforce, la ubicación de reporte del empleado es lo que indica a la nómina cuál es el estado de trabajo. La dirección del domicilio del empleado es lo que indica a la nómina cuál es el estado de residencia. Los certificados de retención específicos de cada estado (el equivalente estatal del W-4 federal) los completa el empleado desde su aplicación móvil y proporcionan los datos individuales necesarios para el cálculo.
Qué es la reciprocidad del impuesto estatal sobre la renta
Un acuerdo de reciprocidad es un convenio entre dos estados que permite que un empleado que vive en un estado y trabaja en otro esté sujeto a retenciones del impuesto sobre la renta únicamente en su estado de residencia. El estado de trabajo acuerda no gravar los salarios de los no residentes calificados provenientes de una lista específica de estados asociados.
La reciprocidad es opcional para el empleado. Para solicitarla, el empleado presenta ante su empleador un certificado de no residencia para el estado de trabajo — un formulario que indica "vivo en el estado X, por favor no retenga el impuesto estatal Y de mi salario". Una vez archivado, el empleador deja de retener el impuesto sobre la renta del estado de trabajo y, si está registrado para ello, retiene el impuesto del estado de residencia en su lugar. Sin reciprocidad, el empleador retiene para el estado de trabajo y el empleado generalmente solicita un crédito por los impuestos pagados a ese estado en su declaración de impuestos del estado de residencia.
La reciprocidad solo cubre el impuesto estatal sobre la renta. No cubre los impuestos locales sobre la renta, el seguro estatal de desempleo (SUTA), la compensación para trabajadores ni los programas de licencia familiar/médica pagada — estos continúan rigiéndose por las reglas del estado de trabajo.
Cómo un empleado solicita la reciprocidad
El empleado realiza la elección en su certificado de retención estatal a través de la aplicación móvil de Workforce:
Abra Mi perfil y toque Formularios fiscales.
Abra el formulario fiscal del estado de trabajo (por ejemplo, el formulario de Pennsylvania para un empleado cuya ubicación de reporte está en Pennsylvania).
Expanda la sección Retención para no residentes.
Seleccione el estado de residencia de la lista de estados con reciprocidad. Si ninguno de los estados listados aplica, déjelo en No aplica para que continúen las retenciones del estado de trabajo.
Guarde el formulario.
Una vez que se guarda un estado de residencia con reciprocidad en el certificado, las retenciones del impuesto sobre la renta del estado de trabajo se detienen en los períodos de pago futuros. Las retenciones del estado de residencia solo aplican si el empleador también tiene una configuración para ese estado en Workforce (consulte la sección Nexo del empleador a continuación).
Si el estado de residencia del empleado cambia posteriormente, el texto en pantalla del formulario le recuerda que debe notificar a su empleador dentro de los diez días, de acuerdo con las reglas de certificados de no residencia de la mayoría de los estados.
Lo que ven los administradores
El campo del estado con reciprocidad lo edita el empleado desde la aplicación móvil — los administradores no pueden cambiar la elección directamente. En la vista de escritorio de los documentos fiscales de un empleado, cuando el empleado ha seleccionado un estado de residencia con reciprocidad, la tarjeta del certificado de retención del estado de trabajo muestra la etiqueta Reciprocidad: [estado de residencia] para que la elección sea visible de un vistazo.
Si es necesario modificar una elección de reciprocidad, solicite al empleado que la actualice desde la aplicación móvil. Una vez que guarden los cambios, la etiqueta de la tarjeta y las retenciones del período de pago se actualizarán en el siguiente período de pago.
Nexo del empleador y dónde puede retener Workforce
La reciprocidad determina para qué estado debe retener el empleador. El nexo del empleador determina para qué estados el empleador está realmente configurado para retener y remitir. Ambos factores interactúan cuando un empleado trabaja en un estado diferente al de su residencia.
Un empleador tiene nexo en la jurisdicción fiscal de un estado en Workforce cuando se cumple una de dos condiciones:
El empleador tiene al menos una ubicación cuyas jurisdicciones fiscales incluyen ese estado — por ejemplo, una tienda en Pennsylvania crea nexo de retención en Pennsylvania.
El empleador tiene un perfil fiscal jurisdiccional registrado para ese estado — generalmente porque se registró ante el departamento de recaudación de ese estado para declarar y remitir, aunque no tenga presencia física allí.
Sin nexo en un estado, Workforce no está registrado para declarar ni depositar el impuesto sobre la renta de ese estado para el empleador, por lo que no puede ejecutar retenciones para ese estado. Las implicaciones prácticas son:
Si el estado de residencia del empleado no tiene nexo del empleador, la reciprocidad detiene las retenciones del estado de trabajo pero no las reemplaza. Cuando el empleado elige la reciprocidad, Workforce deja de retener el impuesto del estado de trabajo. Si el empleador no está registrado en el estado de residencia, tampoco se retiene el impuesto de ese estado — el empleado deberá gestionar la obligación fiscal del estado de residencia por su cuenta (generalmente mediante pagos estimados y su declaración personal).
Para retener el impuesto del estado de residencia del empleado, el empleador debe registrarse en ese estado. Esto implica configurar el estado de residencia en las jurisdicciones fiscales de una ubicación o registrar un perfil fiscal ante la agencia de recaudación de ese estado, y luego completar el acceso de administrador tercero (TPA) para que Workforce pueda declarar y remitir allí.
SUTA, impuestos locales, compensación para trabajadores y licencia pagada siguen las reglas del estado de trabajo. Estos están vinculados al nexo del empleador en el estado de trabajo y no se ven afectados por la elección de reciprocidad del empleado.
Nota: Si está contratando empleados en otro estado por primera vez, decida desde el inicio si desea registrarse en ese nuevo estado para retener impuestos a los residentes allí. De lo contrario, los empleados que soliciten reciprocidad no tendrán retenciones del impuesto estatal sobre la renta a través de Workforce y deberán planificar en consecuencia en su declaración personal.
Aspectos importantes a tener en cuenta
La reciprocidad solo cubre el impuesto estatal sobre la renta. Los impuestos locales sobre la renta, el desempleo estatal, la compensación para trabajadores y la licencia familiar/médica pagada continúan rigiéndose por el estado de trabajo.
El estado de trabajo debe tener reciprocidad. Si el estado de trabajo no aparece en la lista, la sección de Retención para no residentes no mostrará un estado de residencia asociado — no hay nada que seleccionar.
La elección determina las retenciones, no su expediente de cumplimiento. Conserve cualquier certificado de no residencia específico del estado firmado por el empleado como constancia de por qué se detuvieron las retenciones del estado de trabajo.
Verifique el nexo en el estado de residencia antes de garantizar que no habrá una factura fiscal inesperada. Si no se ha registrado allí, el empleado no tendrá retenciones del impuesto del estado de residencia aunque haya elegido la reciprocidad.
Consejo: Si un empleado que trabaja en otro estado cree que debería estar exento de las retenciones del estado de trabajo pero la deducción sigue apareciendo en su talón de pago, lo primero que debe verificar es su formulario de retención estatal en la aplicación móvil: ¿ha seleccionado realmente un estado de residencia con reciprocidad en la sección de Retención para no residentes, o sigue en No aplica?