Qué cubre esta guía
Por qué la nómina controla el saldo
El tiempo libre en Workforce aparece en dos lugares: el perfil del empleado en la gestión de personal y en el talón de pago una vez que se procesa la nómina. Ambos muestran el mismo número, pero solo la nómina lo registra. Cada vez que publicas un proceso de pago, la nómina calcula un nuevo saldo para cada tipo de tiempo libre y envía ese valor de vuelta al perfil.
Esto tiene una consecuencia fundamental:
Editar un saldo en el perfil del empleado no es permanente. Workforce mostrará tu edición hasta que se publique el siguiente proceso de pago. En ese momento, la nómina recalcula desde su propio registro y sobrescribe el saldo del perfil. El cambio que hiciste en el perfil del usuario desaparece. Para hacer un cambio de saldo que sea duradero, hazlo dentro de un proceso de pago (consulta Cómo ajustar un saldo de forma permanente).
Qué hace la nómina con los saldos en cada proceso de pago
Cada proceso de pago ejecuta el mismo cálculo de tres pasos por empleado y por tipo de tiempo libre:
Toma el saldo anterior — lo que la nómina registró al final del proceso de pago previo.
Suma la acumulación del período actual — calculada según el método de acumulación del tipo de tiempo libre.
Resta las horas utilizadas en el período actual — solicitudes de tiempo libre aprobadas que corresponden a este período de pago.
El resultado se convierte en el nuevo saldo, se publica en el talón de pago y se escribe de vuelta en el perfil del empleado. Todo lo que no formó parte de este cálculo, incluida una edición del perfil realizada entre procesos de pago, se descarta.
Cómo se acumula el tiempo libre
Cada tipo de tiempo libre (vacaciones, enfermedad, PTO, personal, etc.) se configura con uno de tres métodos de acumulación, que se define al crear el tipo de tiempo libre.
Según las horas trabajadas
Una cantidad fija de horas de tiempo libre por cada hora de pago regular. Es común para el tiempo libre por enfermedad bajo mandatos estatales (por ejemplo, 1 hora de enfermedad acumulada por cada 30 horas trabajadas, la tasa estándar en California, Nueva York y la mayoría de los estados con licencia de enfermedad pagada). Workforce lee automáticamente las horas regulares del proceso de pago; las horas de tiempo extra, doble tiempo y horas no pagadas no acumulan, a menos que las configures para hacerlo.
A lo largo del año en cada período de pago
Una cantidad fija en cada proceso de pago, independientemente de las horas trabajadas. Un empleado asalariado con "80 horas de vacaciones por año" con un calendario quincenal acumula 3.077 horas por período de pago (80 ÷ 26). Es útil para el personal asalariado y para asignaciones anuales conocidas.
Suma global anual
El monto anual completo se otorga una vez al año en una fecha fija, ya sea al inicio del año calendario o en el aniversario laboral anual del empleado. Se usa para políticas de carga anticipada y varias leyes estatales de licencia por enfermedad (por ejemplo, la opción de suma global de California). Los nuevos empleados pueden recibir un monto prorateado según los días restantes del período.
Niveles por antigüedad (hitos). Además de cualquiera de los tres métodos anteriores, puedes agregar hitos por antigüedad; por ejemplo, 80 horas/año del año 1 al 4, 120 horas/año a partir del año 5 y 160 horas/año a partir del año 10. Workforce utiliza la fecha de contratación del empleado para aplicar el nivel correspondiente en cada período de pago. Los hitos se configuran por tipo de tiempo libre, no como un método de acumulación separado.
Reglas de saldo y permisos de gerentes
Cada tipo de tiempo libre tiene reglas que limitan cuánto puede tomar o transferir un empleado. Hay un detalle importante sobre cómo funcionan esas reglas:
Las reglas de saldo se verifican solo en el momento de la solicitud de tiempo libre, no cuando se procesa la nómina. Una vez aprobada una solicitud, la nómina la honra sin volver a verificar las reglas. Los gerentes que aprueban una solicitud pueden anular cualquier regla, y la anulación es permanente para esa solicitud. Si una regla cambia después de que una solicitud ha sido aprobada, la aprobación existente se paga bajo la regla anterior.
Umbral de saldo negativo
El comportamiento predeterminado es bloquear las solicitudes que llevarían el saldo por debajo de cero. Puedes permitir que los empleados tengan saldo negativo hasta un límite configurable por tipo de tiempo libre; por ejemplo, "permitir hasta -16 horas de vacaciones". Una vez alcanzado el umbral, las solicitudes adicionales requieren la aprobación de un gerente.
Saldo máximo (tope)
Detiene la acumulación adicional una vez que el saldo alcanza un límite máximo. Es común en políticas de vacaciones de "úsalo o piérdelo" y lo exigen algunos estados (California prohíbe la pérdida de vacaciones acumuladas, pero permite los topes de acumulación).
Período de espera
Un nuevo empleado no puede acumular ni usar el tipo de tiempo libre hasta que haya trabajado durante un número de días configurado (por ejemplo, un período de prueba de 90 días para vacaciones). Las leyes estatales de licencia por enfermedad pagada suelen dictar el período de espera máximo permitido, así que ten cuidado aquí. Se pueden configurar ajustes separados si deseas establecer períodos distintos para la acumulación y para las solicitudes.
Transferencia anual
La mayoría de los tipos de tiempo libre se reinician cada año calendario: las horas acumuladas se transfieren hasta un tope configurable y todo lo que supere ese tope se pierde. Workforce ejecuta la transferencia automáticamente. Hay dos aspectos clave a tener en cuenta.
Qué proceso de pago activa el reinicio
El reinicio se ejecuta en el primer proceso de pago cuya fecha de fin del período de pago cae en el nuevo año calendario, no según la fecha de pago. Esta distinción suele generar confusión:
Período de pago del 22 de dic. al 4 de ene. (el período termina el 4 de ene.), con pago el 30 de dic. → el reinicio se activa, porque la fecha de fin del período de pago está en el nuevo año.
Período de pago del 18 al 31 de dic. (el período termina el 31 de dic.), con pago el 6 de ene. → aún no hay reinicio, porque la fecha de fin del período de pago sigue en el año anterior. El reinicio se activará en el siguiente proceso de pago cuyo período termine en el nuevo año.
El reinicio está basado en el año calendario y funciona igual para todos los clientes; no hay una opción para configurar un mes de inicio de año fiscal distinto.
Qué hace el reinicio
Lee el saldo actual de cada empleado.
Si el saldo es igual o inferior al tope de transferencia, lo mantiene sin cambios.
Si el saldo supera el tope, lo reduce al tope (el exceso se pierde).
Aplica cualquier asignación de suma global anual configurada para el tipo de tiempo libre.
Escribe el nuevo saldo en el talón de pago y lo actualiza en el perfil del empleado.
Cómo ajustar un saldo de forma permanente
Cuando un saldo necesita corrección, ya sea porque un período anterior fue mal calculado, porque un empleado fue contratado con un saldo inicial o por una asignación adicional extraordinaria, realiza el cambio dentro de un proceso de pago. Este es el único ajuste que la nómina tratará como permanente.
Abre el proceso de pago actual y haz clic en el talón de pago del empleado.
En la sección de tiempo libre, agrega una línea de acumulación manual de tiempo libre para el tipo de tiempo libre correspondiente.
Ingresa el ajuste en el campo de horas acumuladas. Usa un número positivo para agregar horas y un número negativo para restarlas.
Guarda. El saldo se recalcula y aparece en el talón de pago.
El ajuste pasa a formar parte de ese proceso de pago, queda registrado en la auditoría y puede revertirse anulando el proceso. A partir del siguiente proceso de pago, la nómina utilizará el saldo corregido como punto de partida.
No intentes corregir un saldo desde el perfil de gestión de personal. Aunque el nuevo valor se mantenga hasta el siguiente proceso de pago, al publicar ese proceso la nómina recalculará desde su propio registro y sobrescribirá tu cambio. La corrección debe hacerse dentro de un proceso de pago.
Cómo aparece el tiempo libre en el talón de pago
Para cada tipo de tiempo libre, el talón de pago muestra tres cifras:
Acumulado en este período — horas agregadas por el cálculo de acumulación de este proceso.
Utilizado en este período — horas de tiempo libre aprobado tomadas dentro de este período de pago.
Saldo final — el nuevo saldo tras la publicación de este proceso.
El saldo final es lo que la gestión de personal mostrará en el perfil del empleado hasta que se publique el siguiente proceso de pago. Si un empleado pregunta "¿cuál es mi saldo?", el talón de pago más reciente es siempre la fuente de verdad.
Pagos por terminación de empleo
Cuando un empleado es dado de baja, su saldo final se paga como salario, se pierde o se combina de ambas formas, según la ley estatal y la política que hayas documentado. Reglas comunes:
Vacaciones / PTO — muchos estados (California, Colorado, Illinois, Massachusetts, entre otros) exigen que las vacaciones acumuladas se paguen al término del empleo. Algunos estados permiten la pérdida si una política escrita así lo establece. Verifica las leyes de tu estado.
Tiempo libre por enfermedad — por lo general, no es pagadero al término del empleo, con excepciones limitadas.
Tiempo personal / días festivos flotantes — puede ser pagadero o no, según cómo hayas configurado el tipo y la jurisdicción aplicable.
Workforce Payroll actualmente no calcula de forma automática los pagos de tiempo libre por terminación de empleo. Si tu estado exige que el saldo restante sea pagado, agrégalo manualmente al proceso de pago final del empleado como una línea de ingresos adicional. Usa el talón de pago más reciente para obtener el saldo, multiplícalo por la tarifa correspondiente y documenta el cálculo.
Anulaciones y reversiones
Si anulas un proceso de pago, las horas acumuladas y utilizadas durante ese proceso también se revierten: el saldo vuelve a lo que era antes de que se publicara ese proceso. Esto también aplica a los ajustes manuales de acumulación: anular el proceso elimina el ajuste.
Si ya has publicado un proceso de pago posterior que dependía del saldo ahora revertido, es posible que tengas que reprocesarlo. Contacta al soporte si no estás seguro del impacto antes de anular.
Preguntas frecuentes
Edité el saldo de un empleado en su perfil y desapareció después de procesar la nómina. ¿Por qué?
La nómina es la fuente de verdad y sobrescribió tu edición. Esto es por diseño: el saldo proviene del registro de la nómina, y cualquier edición realizada fuera del proceso de pago se considera transitoria. Para hacer un cambio permanente, hazlo dentro de un proceso de pago (consulta Cómo ajustar un saldo de forma permanente).
Un empleado tomó tiempo libre pero su saldo no bajó en el talón de pago. ¿Por qué?
La solicitud de tiempo libre debe estar aprobada y con fecha dentro del período de pago actual para ser considerada. Las solicitudes pendientes no reducen el saldo, y las solicitudes con fecha posterior al fin del período reducirán el saldo del siguiente proceso.
¿El tiempo libre no pagado acumula tiempo libre pagado?
Solo si el tipo usa la acumulación "A lo largo del año en cada período de pago" o "Suma global anual". La acumulación "Según las horas trabajadas" se basa en horas pagadas, por lo que el tiempo no pagado no genera acumulación adicional.
¿Cómo puedo ver cuál era el saldo de un empleado en una fecha específica del pasado?
Consulta el talón de pago del período de pago que contiene esa fecha. El saldo final que se muestra es el saldo después del proceso para ese período.
¿Puede un empleado ver su propio saldo e historial?
Sí, de forma predeterminada. Los empleados ven su saldo actual en cada talón de pago y pueden revisar el historial de acumulaciones y usos a través de su portal de autoservicio. Sin embargo, cada tipo de tiempo libre tiene una opción de "Ocultar el saldo de tiempo libre al empleado". Cuando está activada, el saldo de ese tipo queda oculto para el empleado (útil para licencias no pagadas, duelo u otros tipos en los que no deseas mostrar un total acumulado). Los gerentes y administradores de nómina sí pueden verlo.