¿Qué cubre esta guía?:
Cómo funciona la compensación de trabajadores en Washington
El Departamento de Trabajo e Industrias (L&I) de Washington administra la compensación de trabajadores de manera distinta a la mayoría de los estados: las primas se calculan por hora trabajada usando tarifas específicas por clase de riesgo, y una parte se retiene del salario del empleado. En Workforce, esto se configura creando clasificaciones de riesgo, ingresando las tarifas por hora del empleador y del empleado, y asignando cada clasificación a los equipos correspondientes.
La mayoría de los estados facturan la compensación de trabajadores como un porcentaje de la nómina a través de una aseguradora privada. Washington administra su propio fondo estatal y factura directamente a los empleadores. La prima se calcula así:
Horas trabajadas × la tarifa por hora según la clasificación de riesgo
La tarifa por hora se divide en dos partes:
Porción del empleador — pagada por el empleador.
Porción del empleado — retenida del salario del empleado en cada talón de pago.
L&I de Washington trata ambas porciones como un único impuesto: Workforce retiene la parte del empleado, acumula la parte del empleador y reporta ambas de forma conjunta. L&I publica las tarifas por clase de riesgo cada año y envía a cada empleador un Aviso de Tarifas de Compensación de Trabajadores con las tarifas aplicables a su cuenta.
Antes de comenzar
Necesitará:
Su número de cuenta de L&I de Washington, configurado en su perfil de impuestos de Washington.
Su Aviso de Tarifas de Compensación de Trabajadores más reciente de L&I, que lista cada código de clasificación de riesgo asignado a su empresa y las tarifas por hora del empleador y del empleado para el período vigente.
Crear una clasificación de riesgo
Vaya a Nómina > Configuración de Nómina > Clasificaciones de Riesgo. Haga clic en Agregar en la esquina superior derecha.
En el formulario de Clasificación de Riesgo, complete:
Código de Clase — el código de clase de riesgo de su aviso de tarifas de L&I (por ejemplo, 490600). Workforce acepta el código de clase de cuatro dígitos con o sin el sufijo de subclasificación de dos dígitos.
Descripción — opcional, solo para su referencia.
Guarde la clasificación. Volverá a este formulario para asignar equipos e ingresar las tarifas en los dos pasos siguientes.
Ingresar las tarifas de L&I
Abra la clasificación de riesgo que acaba de crear y expanda la sección Tarifas de Compensación de Trabajadores. Si aún no se han ingresado tarifas, verá el estado vacío Sin Tarifas de L&I con un botón Agregar. Haga clic en él para abrir los campos de tarifa.
Ingrese los datos directamente desde su Aviso de Tarifas de Compensación de Trabajadores de L&I:
Contribución por Hora del Empleador — la tarifa por hora del empleador para este código de clase.
Retención por Hora del Empleado — la tarifa por hora del empleado para este código de clase.
Workforce calcula la Tarifa Total automáticamente como la suma de ambas. Guarde una vez que haya completado los dos campos.
Las tarifas no están precargadas. Provienen de su aviso de tarifas: L&I asigna tarifas por empleador según su industria, historial de reclamaciones y cualquier ajuste por experiencia, por lo que el valor que ingrese aquí es la única fuente de información que utiliza Workforce.
Asignar equipos a la clasificación
Las clasificaciones de riesgo se asignan a equipos, no directamente a empleados. Las horas de un empleado se gravan usando la clasificación del equipo bajo el cual se trabajaron esas horas.
En el formulario de clasificación de riesgo, use el selector de Ubicaciones y Equipos para seleccionar todos los equipos cuyas funciones correspondan a este código de clase. Un equipo solo puede pertenecer a una clasificación de riesgo a la vez, por lo que asignarlo aquí lo moverá de cualquier clasificación anterior.
Guarde. En el índice de Clasificaciones de Riesgo, cada tarjeta muestra una insignia de estado para que pueda ver de un vistazo cuáles clasificaciones están listas:
Tarifas Completas — ambas tarifas ingresadas y al menos un equipo asignado.
Tarifas Faltantes — equipos asignados pero sin tarifas ingresadas.
Tarifas No Requeridas — equipos asignados, pero ninguno de esos equipos pertenece a una jurisdicción de Washington, por lo que L&I no aplica a esta clasificación.
Sin Equipos — la clasificación existe pero no tiene equipos asignados.
Repita los pasos 3 al 5 para cada código de clase de riesgo en su aviso de tarifas de L&I.
Cómo Workforce calcula el impuesto en una nómina
En cada talón de pago de Washington, Workforce agrupa las líneas de ingresos regulares y de horas extra del empleado según el equipo bajo el que se trabajaron, busca la clasificación de riesgo de ese equipo y aplica la tarifa correspondiente:
Retención de L&I del empleado = tarifa del empleado × horas trabajadas, retenida del salario.
Prima de L&I del empleador = tarifa del empleador × horas trabajadas, acumulada como impuesto patronal.
Solo las horas regulares y de horas extra generan L&I. Otros tipos de pago, como tiempo libre pagado (PTO), licencia por enfermedad y días festivos pagados, quedan excluidos del cálculo.
Si un empleado divide sus horas entre varios equipos con distintas clasificaciones de riesgo, Workforce calcula cada porción a su propia tarifa y muestra el desglose por código de clase en el talón de pago. Los montos del empleado y del empleador se consolidan en una sola línea de L&I para fines de reporte.
Errores comunes
Nómina bloqueada: falta clasificación de riesgo — Un empleado de Washington tiene ingresos de un equipo que no tiene asignada una clasificación de riesgo. Vaya a Nómina > Configuración de Nómina > Clasificaciones de Riesgo, busque o cree la clasificación correcta y agréguele el equipo.
Nómina bloqueada: faltan tarifas de compensación de trabajadores — La clasificación de riesgo de un equipo existe pero no tiene tarifas ingresadas. Abra la clasificación y complete tanto la contribución por hora del empleador como las tarifas de retención del empleado.
Nuevas tarifas cada año — L&I emite un nuevo aviso de tarifas cada año calendario. Cuando reciba el suyo, edite cada clasificación de riesgo afectada y actualice las tarifas para que el nuevo período se calcule correctamente.
Los equipos cambian de funciones — Las clasificaciones de riesgo se basan en el tipo de trabajo. Si las tareas de un equipo cambian (por ejemplo, un equipo de trastienda empieza a hacer turnos de atención al cliente), reasígnelo a la clasificación correcta para que se aplique la tarifa adecuada en adelante.
Empleados fuera de Washington — Solo los ingresos de equipos en jurisdicción de Washington generan L&I. Los empleados que trabajan en otros estados no se ven afectados, aunque su empleador tenga clasificaciones de Washington configuradas.