Workforce Payroll cuenta con un sistema dedicado de embargos de salario que automatiza el cálculo y, en el caso de la manutención de menores, el pago de las deducciones salariales ordenadas por un tribunal. Esta guía le explica el proceso completo: desde la recepción de una orden de embargo, su configuración en el sistema, hasta su gestión hasta la conclusión.
¿Qué cubre esta guía?
Tipos de embargos de salario
Workforce Payroll admite siete tipos de embargos de salario:
Tipo | Descripción |
Manutención de menores | Pagos de manutención de menores ordenados por un tribunal. Se procesan automáticamente mediante ACH — Workforce transfiere los fondos directamente a la agencia estatal correspondiente. |
Gravamen fiscal federal | Gravámenes fiscales federales del IRS |
Gravamen fiscal estatal | Gravámenes fiscales a nivel estatal |
Préstamo estudiantil | Embargos de salario por préstamos estudiantiles |
Préstamo federal | Embargos de salario por préstamos federales |
Embargos por acreedores | Embargos por acreedores generales o sentencias civiles |
Otro | Cualquier tipo de embargo no contemplado en las categorías anteriores |
Manutención de menores vs. todos los demás tipos
Esta es la distinción más importante del sistema:
Los embargos por manutención de menores son pagos automáticos. Al procesar la nómina, Workforce transfiere los fondos retenidos directamente a la agencia estatal de manutención de menores mediante ACH. No es necesario realizar un pago por separado.
Todos los demás tipos son pagos manuales. El monto del embargo se calcula y se retiene del pago del empleado, pero usted es responsable de remitir el pago directamente a la agencia correspondiente (mediante cheque, transferencia electrónica u otro medio).
En el resumen de la corrida de nómina, los embargos por manutención de menores aparecen como "Automático" y todos los demás aparecen como "Manual" en la columna Tipo de pago.
Paso 1. Comprender la orden de embargo
Al recibir una orden de embargo de un tribunal, agencia gubernamental o entidad legal:
Revise los detalles de la orden, incluyendo el tipo de embargo, el monto de la deducción (fijo o porcentual) y la duración.
Tome nota del monto total adeudado si se especifica, el número de caso (para manutención de menores) y la agencia a la que deben enviarse los pagos.
Guarde una copia de la orden de embargo en el perfil de RRHH del empleado, en la sección Notas y archivos.
Paso 2. Notificar al empleado
Proporcione al empleado un aviso por escrito de que se ha recibido una orden de embargo. Comparta los detalles pertinentes de la orden y explíquele cómo aparecerán las deducciones en sus talones de pago.
Paso 3. Agregar el embargo al perfil del empleado
Vaya al Perfil del empleado y seleccione la pestaña Nómina.
Desplácese hasta la sección Embargos de salario.
Haga clic en Agregar.
Complete los detalles del embargo:
Campos requeridos (todos los tipos)
Nombre — Un identificador único para este embargo (p. ej., "Manutención TX - Caso 12345" o "Gravamen fiscal federal del IRS"). Debe ser único por empleado.
Cuenta del libro de nómina — Seleccione la cuenta de nómina adecuada para esta deducción.
Tipo de embargo — Seleccione uno de los siete tipos indicados anteriormente.
Monto por talón de pago ($) — Un monto fijo en dólares a retener cada período de pago. No es obligatorio si se utiliza el porcentaje del salario (consulte "Cómo se calcula el monto" más adelante).
Porcentaje del salario (%) — Un porcentaje del ingreso embargable a retener. No es obligatorio si se utiliza el monto por talón de pago (consulte "Cómo se calcula el monto" más adelante).
Total adeudado por embargo ($) — El monto total adeudado según la orden de embargo. Ingrese $0.00 si el embargo es continuo o indefinido.
Total pagado hacia el embargo ($) — Cualquier monto ya pagado hacia este embargo antes de registrarlo en Workforce (p. ej., deducciones procesadas en un sistema de nómina anterior). Este campo se bloquea una vez que el embargo haya sido pagado a través de Workforce.
Campos adicionales para manutención de menores
Al seleccionar "Manutención de menores" como tipo, aparecen tres campos adicionales:
Agencia de manutención de menores — Seleccione la agencia estatal del menú desplegable. Estas agencias son configuradas por el equipo de Workforce (consulte "¿Qué pasa si el estado de manutención de menores no está disponible?" más adelante).
Número de caso — El número de caso judicial o el número de caso IV-D (máximo 20 caracteres). Es obligatorio para la manutención de menores.
Cobertura médica — Marque esta casilla si el empleado tiene disponible cobertura de seguro médico familiar a través de su empresa. Esta información se reporta a la agencia estatal como parte del pago ACH.
Cómo se calcula el monto
Puede ingresar un monto fijo, un porcentaje o ambos:
Solo monto fijo — Se retiene exactamente ese monto (con un límite máximo igual al ingreso embargable disponible).
Solo porcentaje — Se retiene ese porcentaje del ingreso embargable.
Ambos — Se aplica el menor de los dos valores. Por ejemplo, si ingresa $200 y 50%, y el ingreso embargable del empleado es $500, el sistema retendrá $200 (el menor entre $200 y el 50% de $500 = $250).
Al menos uno de estos valores debe ser mayor que cero.
¿Qué es el ingreso embargable?
El ingreso embargable se calcula de la siguiente manera:
Salario total (sin propinas) − Impuestos del empleado (sin retenciones adicionales)
Las propinas, reembolsos y anticipos en efectivo están excluidos del ingreso embargable.
¿Qué pasa si el estado de manutención de menores no está disponible?
El menú desplegable de Agencia de manutención de menores muestra las agencias estatales que han sido configuradas por el equipo de Workforce. Usted no puede agregar ni editar agencias por su cuenta.
Si el estado que necesita no aparece en el menú desplegable:
Comuníquese con el soporte de Workforce y solicite que se agregue ese estado. El equipo de Workforce configurará los datos bancarios de la SDU (Unidad de Desembolso Estatal) para que se puedan procesar los pagos ACH automáticos. Esté preparado para proporcionar el nombre completo del empleado y el número de caso del embargo.
Si necesita comenzar a retener fondos de inmediato antes de que el estado esté disponible, seleccione "Otro" como tipo de embargo en lugar de "Manutención de menores." Esto hará lo siguiente:
Calculará y retendrá el monto correcto del pago del empleado cada período.
Tratará el pago como manual, lo que significa que usted deberá remitir los fondos a la agencia estatal por su cuenta hasta que se agregue el estado.
Una vez que el equipo de Workforce agregue el estado, edite el embargo: cambie el tipo a "Manutención de menores", seleccione la agencia recién disponible e ingrese el número de caso. A partir de ese momento, los pagos se procesarán automáticamente mediante ACH.
NOTA IMPORTANTE PARA CLIENTES DE KOTAPAY: Si configura un embargo automático de manutención de menores, debe solicitar a Kotapay que habilite la manutención de menores en su cuenta. Envíe un correo electrónico a support@kotapay.com para iniciar este proceso.
Paso 4. Cómo se procesan los embargos durante las corridas de nómina
Cuando se calcula una corrida de nómina:
Los embargos por manutención de menores se procesan primero, independientemente de cuándo fueron creados. Esto garantiza el cumplimiento de las reglas federales de prioridad.
Todos los demás embargos se procesan en orden de fecha de creación (del más antiguo al más reciente).
Cada embargo reduce el ingreso embargable disponible para los embargos posteriores.
El total de todos los embargos no puede superar el ingreso embargable del empleado.
Los embargos no se aplican en corridas de nómina fuera de ciclo o de ajuste — solo aplican a las corridas de nómina regulares.
Si el total pagado de un embargo ha alcanzado o superado el total adeudado, el embargo se marca automáticamente como saldado y no se realizan más deducciones.
Revisión de embargos en una corrida de nómina
En la página de resumen de la corrida de nómina, la sección Embargos de salario muestra:
Columna | Descripción |
Empleado | Nombre (con enlace a su talón de pago) |
Tipo de pago | "Automático" (manutención de menores) o "Manual" (todos los demás tipos) |
Identificador del embargo | El nombre del embargo |
Monto | El monto deducido en este período de pago |
Ajustes manuales
En los talones de pago individuales, los montos de las líneas de embargo pueden ajustarse manualmente. Los ajustes manuales se conservan cuando el talón de pago se recalcula y no serán reemplazados por el cálculo automático.
Paso 5: Administrar embargos en curso
Actualizar un embargo
Vaya al Perfil > Nómina > Embargos de salario del empleado y haga clic en el nombre del embargo para editarlo. Los cambios en el monto, porcentaje, tipo o total adeudado activarán automáticamente el recálculo de cualquier talón de pago en borrador de ese empleado.
Seguimiento del progreso
La tabla de embargos en el perfil del empleado muestra:
Columna | Descripción |
Nombre | Identificador del embargo (haga clic para editar) |
Tipo | El tipo de embargo |
Monto por talón de pago | El monto fijo y/o porcentaje configurado |
Total adeudado | El total según la orden judicial (o "—" si es indefinido) |
Total pagado | Total acumulado de todas las deducciones realizadas |
Cuando el total pagado alcanza o supera el total adeudado, el embargo se considera saldado y no se realizan más deducciones.
Eliminar un embargo
Haga clic en Eliminar junto al embargo en el perfil del empleado. Se le pedirá que confirme la acción.
Paso 6: Mantener registros y cumplimiento normativo
Guarde la orden de embargo en el perfil de RRHH del empleado, en la sección Notas y archivos. Archive cualquier enmienda o modificación junto con la orden original.
Para tipos de pago manual (todo excepto manutención de menores): prepare y envíe los pagos a la agencia de embargo por su cuenta, basándose en los montos indicados en cada corrida de nómina. Siga las instrucciones de pago específicas de la orden de embargo (cheque, transferencia electrónica, etc.). Conserve comprobantes de todos los pagos.
Para manutención de menores: Workforce gestiona el pago ACH de forma automática, pero de todas formas debe conservar copias de la orden, verificar los montos en cada corrida de nómina y mantener comunicación con la agencia estatal.
Todos los cambios en los embargos quedan registrados en un historial de versiones con fines de auditoría y cumplimiento normativo.
Preguntas frecuentes
¿Dónde agrego un embargo de salario?
Perfil del empleado > pestaña Nómina > sección Embargos de salario
¿Quién administra las agencias de manutención de menores?
El equipo de Workforce — comuníquese con el soporte para agregar un nuevo estado
¿Los pagos de manutención de menores se envían automáticamente?
Sí, mediante ACH a la agencia estatal
¿Los demás embargos se pagan automáticamente?
No, usted debe remitir esos pagos por su cuenta
¿Qué pasa si mi estado de manutención de menores no está disponible?
Comuníquese con el soporte con el nombre completo del empleado y el número de caso del embargo; use el tipo "Otro" en el interim
¿Qué embargos se deducen primero?
La manutención de menores siempre tiene prioridad
¿Los embargos aplican a las corridas de nómina fuera de ciclo?
No
¿Qué pasa cuando un embargo queda saldado?
Las deducciones se detienen automáticamente cuando el total pagado es mayor o igual al total adeudado
¿Puedo ingresar tanto un monto fijo como un porcentaje?
Sí — se utilizará el menor de los dos valores