¿Qué cubre esta guía?:
Por qué es importante la coordinación
Cambiar de proveedor de nómina es uno de los momentos más propensos a errores en el ciclo fiscal de una empresa. Tener dos proveedores activos al mismo tiempo, o que ninguno asuma la responsabilidad, puede resultar en declaraciones duplicadas, W-2 faltantes, multas por pagos tardíos o pérdida de acceso a los portales que puede tardar semanas en recuperarse.
La mayoría de estos problemas se pueden evitar con una conversación clara con su proveedor anterior. Esta guía explica qué comunicarles, en qué orden, y qué aspectos vigilar después del cambio.
Declaraciones de impuestos trimestrales — quién presenta qué
Workforce presenta las declaraciones de impuestos trimestrales según la fecha de pago de cada período de pago, no las fechas del período de pago en sí. El proveedor que procesó las fechas de pago correspondientes a un trimestre determinado es el responsable de presentar las declaraciones de ese trimestre.
Ejemplo: la última ejecución de nómina con su proveedor anterior tiene una fecha de pago del 28 de marzo, y la primera ejecución de nómina con Workforce tiene una fecha de pago del 5 de abril.
Su proveedor anterior es responsable de presentar todas las declaraciones del primer trimestre (Q1) (Formulario 941, retenciones estatales, desempleo estatal), ya que todas las fechas de pago del Q1 se procesaron a través de su sistema.
Workforce es responsable de presentar las declaraciones del Q2 en adelante, a partir de la fecha de pago del 5 de abril.
Importante: Confirme por escrito que su proveedor anterior sí presentará las declaraciones del último trimestre en el que procesó fechas de pago, incluso si ya ha cancelado su servicio, y que no presentará ningún trimestre en el que Workforce esté procesando las fechas de pago. Las declaraciones trimestrales duplicadas generan declaraciones enmendadas y trabajo de conciliación que usted, como cliente, es responsable de resolver con la agencia correspondiente.
W-2 y formularios de fin de año
La misma regla de fechas de pago aplica a los W-2, W-3, 940 y 1099. El proveedor que procesó las fechas de pago durante un año fiscal es quien presenta los formularios de fin de año para ese año.
Si la primera ejecución de nómina de Workforce tiene una fecha de pago en el mismo año calendario que la última ejecución de nómina de su proveedor anterior, Workforce generará los W-2 que incluirán tanto los totales acumulados del año de su proveedor anterior (cargados como saldos iniciales durante la incorporación) como los salarios procesados a través de Workforce. Confirme con su proveedor anterior que ellos no presentarán también W-2 para ese año.
Que dos proveedores presenten W-2 para el mismo empleado en el mismo año es una de las causas más comunes — y más problemáticas — de avisos fiscales después del cambio de proveedor.
Acceso a los portales de impuestos estatales
Para que Workforce pueda presentar y pagar sus impuestos estatales, necesitamos acceso de administrador externo (TPA) al portal de cada agencia estatal. Algunos portales estatales solo permiten un proveedor de nómina activo en una cuenta a la vez.
No elimine el acceso de su proveedor anterior hasta que haya presentado todas las declaraciones de las que es responsable. Si lo elimina demasiado pronto, es posible que no pueda presentar las declaraciones y usted tendrá que volver a otorgarle acceso manualmente, lo cual puede tardar días o semanas dependiendo del estado.
Una secuencia recomendada:
Otorgue acceso a Workforce en cada portal estatal durante la incorporación con su consultor de implementación. Consulte Configurar perfiles fiscales para conocer los pasos de configuración del producto.
Mantenga el acceso de su proveedor anterior hasta que haya presentado todas las declaraciones de su último trimestre (y los formularios de fin de año que le correspondan).
Una vez confirmadas las declaraciones finales, elimine el acceso de su proveedor anterior.
Conservación de registros y documentación
Una vez que finalice el contrato con su proveedor anterior, es posible que pierda acceso a su portal, a veces de inmediato y otras entre 30 y 90 días después. Antes de que eso ocurra, descargue y guarde todo lo que pueda necesitar:
Resumen de nómina acumulado del año (por empleado)
Copias de todas las declaraciones trimestrales (Formulario 941, retenciones estatales, desempleo estatal)
Copias de todas las declaraciones anuales (W-2, W-3, 940, 1099)
Historial de depósitos de impuestos
Historiales de ingresos y talones de pago de los empleados
Órdenes de embargo de salario e historiales de remesas
Historiales de deducciones de beneficios
Workforce utiliza el resumen de nómina acumulado del año para cargar los saldos iniciales. Los demás documentos son su respaldo en caso de que una agencia fiscal cuestione alguna declaración correspondiente a un período anterior a su incorporación a Workforce.
Cambio de proveedor a mitad de trimestre
Si su primera ejecución de nómina con Workforce ocurre a mitad de un trimestre, es probable que su proveedor anterior ya haya recaudado, pero aún no pagado ni declarado, los impuestos de la primera parte de ese trimestre. Para presentar el trimestre completo correctamente bajo un solo proveedor:
Su proveedor anterior le reembolsa los fondos fiscales recaudados pero no pagados.
Workforce recauda esos fondos de usted como parte de la primera conciliación trimestral.
Workforce presenta el trimestre completo, incluidos los salarios procesados por su proveedor anterior en la primera parte del trimestre.
Nota: Esto no representa un cobro doble: usted recibe el reembolso de su proveedor anterior antes de que Workforce realice el cobro. Este proceso existe para que un solo proveedor sea responsable de una sola declaración trimestral.
Consulte Declaraciones fiscales para obtener más información sobre cómo Workforce presenta y concilia cada trimestre.
Lista de verificación de comunicación
Al comunicarse con su proveedor anterior, confirme por escrito:
La fecha de pago exacta de la última ejecución de nómina que procesarán.
Los trimestres y el año fiscal que sí presentarán (y los trimestres y el año que no presentarán).
Si reembolsarán los fondos fiscales recaudados pero no pagados, y cuándo.
Cuándo se desactivará su acceso al portal y por cuánto tiempo podrá descargarse el historial de datos.
Una persona de contacto para avisos fiscales o enmiendas posteriores al cambio.
Si no está seguro de cómo comunicar esto a su proveedor anterior, su consultor de implementación de Workforce puede proporcionarle un correo electrónico de ejemplo para la transferencia.